淺談如何做好新時期水利工程檔案管理工作

摘 要：水利工程檔案是新時期水利工程建設與管理工作的重要組成部分，人類在各種社會活動中，必然要對這些有利用價值的資料進行查找、研究、并加以開發利用。做好水利工程檔案管理工作，以科學、規范的文字、圖表、聲像等形式準確記錄施工過程中具有保存價值的資料，逐步實現網絡化的檔案管理，為水利工程提供真實豐富的信息資源，成為水利工程建設及管理中一個不可或缺的重要環節。我們必須提高重視，加大投入，促進水利工程檔案管理的建設，從而更好的服務于水利事業的發展。結合多年來水利工程檔案管理的實踐，就如何做好新時期水利工程檔案管理工作談幾點思考和體會。

關鍵詞：水利工程；檔案管理；重要性

1 新時期水利工程檔案的主要特點

水利工程檔案是指在工程建設全過程中，包括水利工程項目提出、立項、審批、勘測設計、施工、監理、竣工驗收等各建設階段過程中，所產生的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

在水利工程建設過程中，涉及到多個領域，如建筑、電力、機械、水文、農業、工業、交通、市政、生態環境等，因此水利工程檔案種類繁多，可分為水利工程建設檔案、文書檔案、財務檔案、聲像檔案、設備檔案等。根據水利工程建設過程所走程序，一個工程的檔案資料可以包括工程項目建設前期的規劃、可行性研究報告、設計方案、決策、招投標資料，建設過程中所做的施工評定資料、相關材料質檢報告、施工日志、工程簽證單、部分地下或隱蔽工程的檢測驗收，竣工后監理檢驗資料、竣工驗收資料、試運行等。其中可行性研究階段的文件材料主要由設計單位提供給管理單位（水利局、水利站等）歸檔，工程投入運行管理階段的文件材料由管理單位（水利局、水利站等）歸檔，施工建設階段涉及的文件材料比較多，有設計文件、施工變更資料、建設管理資料、監理管理資料、施工資料、設備資料等。

水利工程檔案除了與其他檔案一樣具有科學性、完整性、服務性等特點外，由于水利工程建設綜合性強的特點，水利工程在建設過程中涉及面廣泛、內容繁雜，不僅牽涉到農業、工業、 交通、生態環境等，而且與電力、機械設備、建筑等多個專業也有著緊密的聯系，導致了水利工程檔案內容相當豐富，是以水利為中心的多學科、多專業的信息綜合，從而形成了水利工程檔案特具的多元性和綜合性等特點。

根據工程效益的不同、環境因素的變換、水文地質條件的差異、河床演變，以及其他因素所確定的水利工程建設，其周期長短懸殊較大。一般的江河護坡工程、小型閘站新建及改建、鎮村組河道疏浚、拆壩建橋（涵）等工程，從施工建設到投入使用通常只要幾個月就可以實現。而大型的河道工程、水庫、閘壩建設，以及面廣量大的高標準農田水利建設項目，則需要數年或更長的時間才能完成。由此水利工程檔案受到建設項目工程規模大小、工程施工周期長短的制約，導致相應工程檔案的形成周期差異較大。

另外，水利工程實施的是科研、規劃、設計、施工、管理一體化的運行機制，因此形成的業務性文書與科技檔案聯系緊密，甚至相互滲透、相互交叉。許多文書不僅是檔案的前期活動記錄，而且明顯具有文書檔案與科技檔案一體化的趨向。

2 新時期水利工程檔案的重要性

水利工程檔案是水利工程建設與管理工作中的一個重要組成部分，它真實的反映了工程建設質量及工程的最終成果。水利工程檔案與其他檔案一樣具有服務性和參考性。它是控制檢驗水利工程質量的重要依據和環節；是提高水利工程質量的重要手段；是水利工程建設質量的體現；是未來水利建設重要的信息資源；是水利管理工作決策的重要依據。

水利工程檔案在對水利單位日常工作查考中能起到參考作用。如ISO內部審核或ISO外審中，通過對水利工程檔案的查閱可以了解到水利單位工作的程序及建設產品是否合格，而水利單位也可借助檔案，在擬訂計劃、總結工作、水利工程設計等方面作查考憑據。

汛期遇到緊急突發狀況時，通過水利工程檔案可以便捷的查詢到歷年來的水情、雨情、災情及水利工程的狀況，為領導決策提供參考。在險情為發生時，通過歷年檔案整理整合也可以做好預測及防備措施。

完整的水利工程檔案是一筆寶貴的財富。在學術研究方面，通過查閱檔案，參考豐富、準確、可靠的歷史資料，及時汲取到工程建設經驗的同時，減少了外借查閱資料的開支，可以更好、更快、更經濟地取得研究成果。

水利工程檔案在建設時期可以用來全面鑒定工程質量；在投入運行過程中，若出現故障或事故，也方便為查明原因、追究事故責任提供依據；在后期規劃改革中，為后人在工程使用、管理、運行、養護、維修、改建、重建、擴建等工作中提供必不可少的依據。

3 新時期水利工程檔案管理存在的主要問題

3.1 水利工程檔案的質量普遍不高

水利工程檔案的質量主要包括以下兩個方面：即檔案內容的質量和案卷整理的質量。檔案的內容質量是指檔案的內在質量，包括數據及內容的真實性、完整性、準確性；案卷的質量則體現在檔案的外在形式，包括文件材料的齊全度、系統性與材料的規范性等等。

導致工程檔案質量不高原因主要有以下幾個方面：一是由于一些工程建設工期較長，稍有疏忽，就會發生遺漏情況；二是施工人員的組成比較復雜，一般都是臨時組成的團隊，往往在工程任務完成后馬上解散，檔案材料也隨之消失；三是水利工程建設形成的文件材料涉及面廣、牽連部門較多，也導致了單個水利單位所收集到的檔案資料不齊全。

3.2 對工程檔案管理工作不夠重視

在水利工程建設過程中，部分單位只重視施工工作，而忽視了檔案管理工作，沒有認真貫徹相關法規政策，也沒有建立有效的檔案組織管理制度。一是檔案工作人員配備不到位，檔案人員的分工職責不明確；二是檔案資料管理系統不健全，導致人走檔案走，人走檔案沒人做的現象時有發生，影響了檔案管理工作的質量。三是對水利工程檔案管理工作發生的變化缺少主觀能動性。

3.3 水利工程檔案管理水平普遍較差

水利工程檔案管理工作水平普遍較差，遠沒有達到制度化、標準化、規范化的管理要求。國家對建設管理體制改革正逐步推進，檔案的內容、形式、規定、制度及各種檔案載體都發生了變化，而各種檔案管理制度、法規沒有跟上現實發展速度，未及時做出相應調整及修改，工程檔案還沒有納入新的管理機制。施工企業、管理單位都沒有健全的制度管理體制，也沒有形成有效的管理監督體制。

3.4 檔案專業人才的缺乏

隨著水利事業的快速發展和現代化進程，相對應的檔案專業人才缺乏。一般單位從事檔案工作的同志都是兼管，沒有專門針對從事該工作，沒有接受過檔案專業知識的學習，對檔案管理工作了解的不夠全面，專業性較差，無法對項目資料進行整理和檢查，直接導致案卷質量差、不規范等問題。

參考文獻

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作者簡介

余軼（1982-），云南省宣威市，云南省水利水電工程有限公司。