試論項目檔案規范化管理為中小企業公共服務的問題及辦法

摘 要：項目檔案規范化管理是網絡時代下做好中小企業公共服務平臺網絡建設工作的必然趨勢，要求各中小企業能夠加強對公共服務平臺網絡建設項目檔案規范化管理的重視。但是就當前我國項目檔案規范化管理在中小企業公共服務中的應用情況來看，其中還存在不少的問題，需要引起相關人員的重視。本文先就中小企業公共服務平臺網絡建設項目檔案規范化管理的內容進行探析，然后就當前項目檔案規范化管理在中小企業公共服務的問題及辦法進行具體的探討。

關鍵詞：項目檔案規范化管理；中小企業；公共服務

0 引言

隨著信息時代的到來，信息技術和網絡技術在檔案管理中發揮著越來越重要的作用，要求各企業在公共服務平臺網絡建設中能夠加強對項目檔案規范化管理的重視，切實提高項目檔案規范化管理的水平和質量。但是就目前實際情況來看，不少企業對項目檔案規范化管理的重視程度依然不足，導致項目檔案規范化管理出現了不少的問題，嚴重影響了中小企業公共服務的長遠發展[1]。因此要求有關人員能夠對此進行具體的研究，并采取有效的措施進行應對。以下本文就項目檔案規范化管理為中小企業公共服務的問題和對策進行了簡單的探討。

1 公共服務項目檔案規范化管理探析

加強中小企業公共服務平臺網絡建設要求政府能夠從企業的實際情況進行考慮，以省級服務為領導，信息技術為技術支撐進行服務憑條網絡項目建設，并加強服務設施、服務信息以及服務資源等的全面建設，以便獲得良好服務效果[2]。中小企業公共服務平臺網絡建設項目包含了多種技術信息和文件數據資料，其形成的檔案全面而真實地反映了整個中小企業公共服務平臺網絡建設項目的內容，做好中小企業公共服務平臺網絡建設工作可以實現全省范圍內以及全國范圍信息資源的共享，為政府的各項決策提供必要的科學依據。因此必須要求能夠加強對中小企業公共服務平臺網絡建設項目的檔案規范化管理，為其他各項活動奠定有效的資源和信息基礎。

2 中小企業公共服務平臺網絡建設項目檔案管理現狀及問題

2.1 重視程度不足

要做好中小企業公共服務平臺網絡建設項目檔案規范化管理工作必須要求相關領導人員能夠加強對項目檔案規范化管理的認識，了解明白項目檔案規范化管理的重要意義，并對中小企業公共服務平臺網絡建設項目各個階段和環節的各項數據、資料、文件等進行搜集，只有將資料收集完全，才能算是做好了檔案管理工作[3]。但是就當前我國中小企業公共服務平臺網絡建設項目檔案規范化管理的實際情況來看，檔案管理人員由于對項目檔案規范化管理工作的重視性認識不足，因此經常出現項目檔案信息收集不全面、時效性等的問題，導致項目檔案的服務功能和利用效率大大降低。

2.2 基礎投入不足

中小企業公共服務平臺網絡建設項目檔案規范化管理不僅要求建立健全的檔案管理制度，還要求具備一定的基礎設施建設水平，如必要的硬件和軟件設施建設，這就要求加大對中小企業公共服務平臺網絡建設項目檔案規范化管理的技術和資金投入。但是就目前來看，這方面的資金和技術投入均較為不足，導致雖然對中小企業公共服務平臺網絡建設項目進行了檔案管理，但是網絡信息技術水平較低，無法保證檔案管理的規范性，軟件系統的可操作性和水平也不強，嚴重影響了中小企業公共服務平臺網絡建設項目檔案規范化管理的發展。

2.3 檔案管理人員的專業素質有待提高

項目檔案規范化管理要求檔案管理人員必須要具有較強的專業素質，包括精通的業務能力以及熟練的計算機操作技能等。雖然我國中小企業公共服務平臺網絡建設項目檔案規范化管理人員大部分均在學校學習相關的專業知識，但是他們平時接受的培訓并不多，導致與時代脫軌現象嚴重，對于目前檔案管理的相關知識和內容了解不夠清晰，計算機操作能力更加有待提高，因此很大程度上限制了中小企業公共服務平臺網絡建設項目檔案規范化管理的效率和水平，需要引起重視。

3 中小企業公共服務平臺網絡建設項目檔案規范化管理對策探析

3.1 轉變思想觀念

目前大部分人員對于中小企業公共服務平臺網絡建設項目檔案規范化管理的認識仍然不夠清晰，因此導致中小企業公共服務平臺網絡建設項目檔案規范化管理的效率不高，檔案管理人員的工作積極性也嚴重不足。因此，要提高中小企業公共服務平臺網絡建設項目檔案規范化管理水平必須要求能夠轉變人們的思想觀念，使相關人員認識到項目檔案管理規范化的重要性。項目檔案規范化管理首先要求工作人員能夠根據實際的工作情況，將項目檔案進行合理的分裂，然后進行有步驟、有計劃的規范[4]。歸檔環節是加強項目檔案規范化管理的重要環節，檔案收集人員不僅要在項目前初步羅列檔案歸檔內容，在項目完成后還要進行仔細的檢查，并且要保證檔案收集的時效性、準確性和全面性，這樣才能夠保證項目檔案管理的規范化。收集完項目檔案后，檔案管理人員需要將收集的資料全部輸入電腦，以便實現項目檔案的網絡共享。

3.2 完善基礎設施建設

加強項目檔案規范化管理要求有關單位能夠完善基礎設施建設。基礎設施建設的完善主要集中在兩個方面：首先，從硬件上來說，要求單位能夠配置相應的計算機和電腦設備，并配置好相關的安全輔助設備如消防設備、防水設備等；其次，從軟件上來說，要求單位能夠開發更加先進的檔案管理軟件，提高項目檔案管理的科學性和規范性。

3.3 提高人員的專業素質

時代在不斷發展，要實現項目檔案規范化管理必須要求管理人員能夠跟隨時代發展的步伐，學習更多新的知識和技能，如新的項目檔案規范化管理方法以及計算機操作能力等，因此，要求加強對單位內部檔案管理人員的專業培訓，以便提高檔案管理人員的專業素質，提高項目檔案規范化管理的水平和效率[5]。檔案管理人員不僅需要掌握必要的業務能力，還要具備較強的計算機操作能力。而在業務能力的培訓時，培訓人員需要重視管理人員創新思維的培養，鼓勵管理人員能夠跟上時代發展的步伐，不斷進行管理方法和形式方面的創新。計算機操作能力的培養則要求能夠加強管理人員的實踐上機操作，保證管理人員能夠熟練地進行計算機系統的操作。

4 結語

綜上所述，中小企業公共服務平臺網絡建設項目檔案規范化管理工作對于提高中小企業公共服務平臺網絡建設項目檔案的利用率、實現資源共享等有著重要的作用和意義，要求能夠提高項目檔案規范化管理的水平，為社會做出更多的貢獻。但是就當前實際情況來看，由于管理人員的規范化管理意識較為薄弱以及基礎設施建設不足，加上人員專業素質有待提高，導致項目檔案規范化管理的效率較低。基于此，各相關人員需要轉變當前的思想觀念，加強對規范化管理的重視，并通過提高管理人員的專業素質以及加大基礎建設等方式提高管理的效率和提高。

參考文獻

[1]何繼先. 項目檔案規范化管理為中小企業公共服務的問題及辦法[J]. 蘭臺內外，2014，（03）：77.

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[3] 李葉，崔艷梅，黃華平，李勤奮. 修購專項儀器設備檔案規范化管理實踐探析[J]. 農業科研經濟管理，2014，（02）：13-15+19.

[4]何繼先. 強化項目檔案信息化建設提升為中小企業服務功能之我見[J]. 勞動保障世界（理論版），2013，（12）：114.

[5]尹立蘋，李彥啟，楊美榮. 加強高校采購檔案規范化管理的探索[J]. 實驗室研究與探索，2013，（04）：224-226.

作者簡介

趙紅（1974-），重慶，中盟科技有限公司。