信息化視角下的廣電檔案管理

馬春霞

摘 要：針對(duì)廣電系統(tǒng)檔案管的現(xiàn)狀，結(jié)合計(jì)算機(jī)與現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展?fàn)顩r，分析認(rèn)為要積極利用現(xiàn)代信息技術(shù)有效促進(jìn)廣電系統(tǒng)檔案管理的必要性，探究從管理手段、內(nèi)容、理念、檔案應(yīng)用方法及信息獲取方式等方面作為切入點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化與信息化。

關(guān)鍵詞：檔案；信息技術(shù)；計(jì)算機(jī)；內(nèi)容

隨著廣電事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，廣電事業(yè)的重要性愈加顯現(xiàn)。作為廣電事業(yè)的重要組成部分，廣電系統(tǒng)檔案也要適應(yīng)廣電事業(yè)的發(fā)展需要，與時(shí)俱進(jìn)，采用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)管理質(zhì)的飛躍。

1 廣電檔案管理的重要性

毋庸諱言，廣電檔案作為廣電系統(tǒng)一個(gè)不可少的組成部分，對(duì)于廣電事業(yè)的發(fā)展有著舉足輕重的作用。需要說(shuō)明的是，隨時(shí)計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速普及和廣泛利用，廣電系統(tǒng)邁入了一個(gè)快速發(fā)展的軌道。可以說(shuō)，傳統(tǒng)意義上的廣電系統(tǒng)檔案管理方式，效率低、保密性差，這對(duì)于隨時(shí)產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)的檔案部門，對(duì)于檔案需要隨時(shí)查找、更新和維護(hù)帶來(lái)了不少的困難，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足廣電事業(yè)發(fā)展的需求。作為計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用的一部分，使用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)廣電檔案信息進(jìn)行管理，具有著傳統(tǒng)管理所無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn)----檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等。

眾所周知，廣電系統(tǒng)不同于其他行業(yè)，檔案產(chǎn)生量大，形式多樣化，不僅包括普通的文本文件，還包括大量的圖表、聲像等多媒體文件，載體存在壽命低、操作復(fù)雜。在此情形下，這就需要廣電系統(tǒng)檔案部門要采用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)技術(shù)與檢索手段的多樣化，實(shí)現(xiàn)有效保存和充分利用，最大限度發(fā)揮檔案信息的傳承與查閱功能。

2 檔案管理方式變革的必要性

現(xiàn)代信息技術(shù)的普及和運(yùn)用，為廣電系統(tǒng)檔案部門摒棄原有的管理方式、實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)提供了可行性：

1、原有方式效率低下 傳統(tǒng)管理模式依賴管理人員的經(jīng)驗(yàn)，大量檔案信息零散，系統(tǒng)化程度低；手工操作導(dǎo)致檔案整理、歸檔中產(chǎn)生一定差錯(cuò)，修正困難，造成檔案管理低效率。

2、易損毀、遺失 需要說(shuō)明的是，傳統(tǒng)檔案多以紙質(zhì)形式存在，而紙質(zhì)文本存在缺陷，對(duì)保存溫度、溫度、空間大小要求高，一旦環(huán)境發(fā)生變化如自然災(zāi)害或者人為疏忽，有可能造成原始材料的損毀或遺失，損失無(wú)法挽回。

3、利用率不高 基于人工管理的傳統(tǒng)檔案管理即使是借助于計(jì)算機(jī)管理，也只是基于單機(jī)管理模式。用戶即使想要查詢使用信息，也必須通過(guò)檔案管理人員手工查閱，需要?jiǎng)佑么罅康娜肆?、物力，效率極低，檔案的循環(huán)利用低顯而易見(jiàn)。

3 信息化視角下的廣電檔案管理

基于以上所述，廣電系統(tǒng)檔案部門要充分認(rèn)識(shí)信息技術(shù)在檔案管理中的重要性，采用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)智能化管理模式，提升檔案循環(huán)使用價(jià)值，助力廣電事業(yè)快速發(fā)展。

1、管理理念變化 實(shí)現(xiàn)廣電系統(tǒng)檔案信息管理的變革，不單單是管理手段、內(nèi)容的信息革命，更重要的在于是檔案管理人員的管理理念的變革。傳統(tǒng)管理觀念認(rèn)為，檔案只是作為一種記錄手段，很難發(fā)揮其應(yīng)有的效益功能，不少檔案產(chǎn)生部門對(duì)檔案中的內(nèi)容知之甚少，甚至是一無(wú)所知，因此，檔案對(duì)檔案所涉及部門人員的發(fā)展和促進(jìn)作用也就發(fā)揮有限。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，可以讓廣電系統(tǒng)各個(gè)部門自已參與檔案的管理，檔案管理人員充當(dāng)守門人的角色，既減輕了管理人員的工作量，也有效的發(fā)揮了其他部門的參與積極性，使得他們?cè)诠芾碜约簷n案的過(guò)程中，不斷的進(jìn)行反思，不斷的提高自己；而廣電系統(tǒng)檔案管理人員在實(shí)施守門人角色時(shí)，也擔(dān)負(fù)著非常重要的職責(zé)，要對(duì)檔案信息的真實(shí)性進(jìn)行把關(guān)、建立檔案的索引機(jī)制，因此，需要檔案管理人員精通檔案管理專業(yè)知識(shí)，熟悉計(jì)算機(jī)、數(shù)字信息技術(shù)。

2、管理內(nèi)容變革 原有的檔案管理方式下的檔案管理內(nèi)容形式單一，對(duì)真實(shí)性驗(yàn)證存在一定困難，甚至可能存在造假行為，管理人員必須具備相當(dāng)?shù)呢?zé)任心與專業(yè)能力，能夠鑒別與剔除虛假信息；信息技術(shù)的運(yùn)用，使檔案管理采用數(shù)字化處理，數(shù)字存儲(chǔ)技術(shù)，由紙質(zhì)媒體為主向多媒體方向發(fā)展，促進(jìn)了檔案信息管理內(nèi)容的豐富與完善，使檔案內(nèi)容更加能夠全面的反映與展示被管理人員的信息，使得檔案信息不光是被管理人工作過(guò)程的記錄，也成為他們事業(yè)發(fā)展的有效的添加劑，使他們?cè)陂喿x信息時(shí)不斷促進(jìn)自身的反思，更加全面的發(fā)展。

3、應(yīng)用方式變革 原有的檔案管理下的檔案應(yīng)用率低，這主要是由人工管理的特點(diǎn)決定的。人工管理下的檔案查閱，用戶需要直接接觸有關(guān)的原始文件，一旦原始文件被惡意篡改，其損失無(wú)法挽回，為了保證檔案文件的原始性，檔案部門只能對(duì)檔案信息的查閱進(jìn)行嚴(yán)格的限制，使得普通用戶無(wú)法接觸，檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)價(jià)值大打折扣。 應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)管理后，由于檔案信息中存在的只是原始信息的數(shù)字化形式，對(duì)于計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)可通過(guò)多種方式進(jìn)行保護(hù)，確保了信息的完整性、原始性與真實(shí)性；而信息技術(shù)可以根據(jù)各類不同人群設(shè)置不同的查詢權(quán)限，使得用戶只能在自己規(guī)定的權(quán)限內(nèi)查閱到相關(guān)檔案信息，從而保護(hù)了檔案信息的機(jī)密性。

4、獲取方式變革 運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化處理，使得檔案信息的獲取方式發(fā)生了變化，由紙質(zhì)信息向各種媒體信息發(fā)展。紙質(zhì)信息可以通過(guò)掃描、拍照等形式進(jìn)行數(shù)字化處理；接收檔案時(shí)可以要求檔案提供者直接提供電子版信息，并與原始的紙質(zhì)版信息進(jìn)行比對(duì)，確保真實(shí)性；為防止電子信息被惡意篡改，通過(guò)諸如數(shù)字水印、數(shù)字加密等方式對(duì)多媒體信息進(jìn)行數(shù)據(jù)加密。

廣電事業(yè)的發(fā)展對(duì)廣電檔案管理提出了更高要求，檔案管理部門要積極適應(yīng)新形勢(shì)，與時(shí)俱進(jìn)，采用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，提升信息管理理念，革新檔案管理內(nèi)容，變革管理形勢(shì)，真正實(shí)現(xiàn)管理質(zhì)的飛躍。

參考文獻(xiàn)

[1] 靖江市市長(zhǎng)趙葉調(diào)研史志檔案工作. 夏藝萍[J]；檔案與建設(shè)；2011年06期