信息化管理技術在人事檔案管理中的應用

馬樹生

【摘 要】科學技術作為社會經濟發展的推動力，在我國的長期發展和建設中發揮著重要的作用，近幾年科學技術迅猛的發展，在推動經濟發展的同時，還在無形中改變人們的生活方式，而且已經成為人們日常生活中必不可少的。尤其是計算機技術的發展，已經全面的普及到了我們的日常生活中，使我們的日常生活發生了翻天覆地的變化，使我們的生活變得更加的方便快捷，而且計算機技術已經可以可衡量經濟發展、社會進步的一個重要標志。計算機在我國的一些企業單位中更是發揮著重大的作用，利用計算機技術可以強化企業對人員檔案的管理，加強企業的經營，本文重點在研究計算機信息化技術在人事檔案管理中的應用。

【關鍵詞】人事檔案管理；信息化建設；應用

計算機技術的成熟與發展，已經將我們帶入到了計算機信息化時代，這對政治、經濟、文化等行業的發展來說，是一個很好的機遇，同時也是一個巨大的挑戰。在信息化時代的背景下，徹底的改變了我國人事檔案人工管理的方式，逐漸的朝著計算機信息化管理的方向發展，使我國人事檔案的發展進入一個新的方向，提高了人事檔案的管理的質量，避免了人工檔案管理的漏洞。但是計算機信息化技術管理發展的時間不長，而且缺乏一定的經驗，在人事檔案管理的過程中存在很大的問題，甚至還是影響人事檔案管理的安全性與保密性，針對這一問題，本文進行深入的研究，希望可以解決當前人事檔案管理中的一些問題，使我國人事檔案的管理進入一個安全健康的發展階段。

一、構建信息化人事檔案管理的作用

（一）隨著社會發展的步伐，實現人事檔案管理的現代化

近幾年隨著計算機信息技術的快速發展，我國的信息資源逐步的增加，信息的價值也顯得格外的重要。信息資源的共享化，推動了我國社會的進一步發展，在這發展的過程中，我們必須加強多人事檔案信息的管理，由傳統的人工化管理轉變為信息化管理的方向發展，適應時代發展的潮流，在提高人事檔案管理的同時還能提升檔案管理的質量。

（二）人事檔案的信息化管理可以使信息資源的共享化

在當前的信息化時代，信息資源已經企業發展的一種重要的戰略物資，而且在社會的發展與進步中更是發揮著重要的作用，加強人事檔案的管理不僅僅是對信息資源的科學化管理而且還能實信息資源的共享化，促進現代化信息建設的進一步發展，有利于我國社會經濟穩定的發展。

二、當前人事檔案信息化管理中存在的漏洞

（一）人事檔案信息化管理的設備不健全

當前我國企業在人事信息檔案管理方面有很大的欠缺，要想實現人事檔案管理的科學化，就必須健全基礎設備，例如在人事信息檔案管理中需要計算機、掃描儀、以及一些硬件設備，只有健全基礎的設備，才能確保人事檔案信息的傳送和貢獻。經過調查就會發現，我國很多企業人事信息檔案管理的硬件設施并不是很健全，這就給企業人事檔案信息管理帶來了不便，嚴重影響企業人事管理的質量，并在一定程度上制約企業的經營與發展。

（二）沒有完整的人事檔案信息管理標準

企業單位人事檔案管理必須要嚴格的管理標準作為支撐，在此基礎上才能確保企業單位人事管理的質量。但是從我國當前企業單位人事檔案的管理來看，在人事檔案管理的過程中并沒有嚴格地管理標準作為支撐，幾乎都是從自身的利益出發。只是形成了人事檔案信息管理的內部通暢，沒有實現信息資源的共享化，這就降低了人事檔案管理的意義，人事檔案管理的重要性在企業沒有得到充分的體現。

（三）人事信息檔案管理人員的素質普遍較低

人事檔案信息管理人員的素質也是影響檔案管理質量的重要因素。因為在檔案管理的過程中，人還是檔案管理的主體，只是采取了不同的管理手段，所以認識檔案管理的質量很大一步取決于檔案管理人員的自身素質。當前我國很多企業單位人事檔案管理人員的技術以及自身的素質普遍的較低，很難勝任檔案管理這一工作，這就為人事檔案管理埋下了安全隱患，甚至會有一些管理人員惡意操作，這都將嚴重影響我國人事信息檔案管理的質量。

三、信息化人事檔案管理的措施

（一）完善管理的基礎設施

完善人事檔案信息管理的設施，這是人事檔案管理的前提，是實現信息資源共享化的基礎。因此在企業單位人事檔案管理的過程中，管理人員一定要意識到檔案管理的重要性，加大投資，購買先進的人事檔案管理設備，同時還要對管理的技術進行革新，強化管理的基礎設施。

（二）做到資源的共享化

在信息化的時代，檔案的管理存在紙質材料的管理以及電子文件的管理，所以檔案管理管理部門要對這這兩者進行收集和共享，要將信息的儲存以及再一次開發利用作為檔案管理的重點。并且在管理的過程中要制定嚴格的管理標準，構件按大型的管理數據庫，將管理的范圍拓展到全國，實現人事資源管理的共享化。

（三）加強對人事檔案管理人員的培訓

人事檔案管理人員的素質將直接絕決定檔案管理的質量，因此在一些大型企業都要對檔案管理人員進行培訓，提升檔案管理人員的素質，使其意識到檔案管理的重要的，同時還要加強檔案管理人員內部的練習和溝通，避免管理人員之間矛盾的產生，確保人事檔案信息管理的有效性以及實用性。

四、總結

總而言之，在信息化時代的背景下，化檔案管理必須適應時代發展的潮流，信息化檔案管理已經成為發展的必然趨勢，做好檔案的管理，實現檔案管理資源的共享化，是企業長期發展經營發展的基礎，同時也是我國社會進步發展的強大推動力。