關于人力資源管理和經濟效益的相關性探析

常謙

摘 要：檔案管理能為組織的發展帶來很大助益，使運營和擴張都更加規范化和制度化。在如今的社會，市場經濟競爭越發激烈，要在這樣的局勢下獲得主動權就必須進行高效有序的檔案管理，它是保證組織正常運行的先決條件，能為組織經濟效益的提高產生直接作用。因此，本文對檔案管理和經濟效益之間的相關性進行分析，并對通過檔案管理提高經濟效益的策略進行研究。

關鍵詞：檔案管理 經濟效益 相關性 探析

中圖分類號：F202 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2017）01（c）-145-02

檔案管理雖然是保障組織持續化發展的基礎條件，但還是被部分管理人員所忽視，這些管理人員將經濟效益放在第一位，并沒有重視檔案管理和經濟效益之間的直接作用，繼而影響了經濟效益的提高。所以，正確衡量檔案管理和經濟效益的相關性是管理高層必須具備的意識。

1 檔案管理和經濟效益的相關性

1.1 通過開發檔案信息資源來提高經濟效益

要對檔案管理的經濟效益進行分析，首先需要對檔案管理經濟效益的意義有正確理解，對其實質問題加以把握，這是經濟效益提高的先決條件。檔案管理具有幾個顯著特點，可傳遞性、本源性、可再生性、可擴散性等，都需要在信息環境下進行。同時，將自身的實際情況、發展方向和目的與這些特點進行綜合分析，能夠讓檔案信息產生新的特點，為提高經濟效益打下基礎。首先需要正確了解檔案和經濟效益產生的關系，檔案信息不會因為經濟效益的產生而有所損失，不僅如此，提升經濟效益還能將檔案信息進一步傳播和擴大，與其他物質資源相比，信息資源越利用會越豐富和成熟的。經濟效益是隨著經濟的發展不定期或定期產生的，其經營活動并不僅有一次。檔案的科學性和合理性必須通過先進的經營管理理念，以及實際性的決策方案來不斷優化，將技術、成本和資產等相關因素和檔案信息進行有效的結合，共同發生作用，因為經濟效益雖然會因為檔案管理產生直接作用，但是經濟效益并不會因為檔案管理而直接實現。

其次，檔案信息也屬于商品中的一部分，其經濟效益是在進入市場后產生的。所以，整理檔案收益一般不會進行特殊財務處理，其可以通過他方式來進行，如科技成果推廣、非資產性技術轉讓等，因為經濟效益必須通過商品的檔案信息才能獲得，使記賬更加方便。但其中也存在一些問題，因為檔案管理所產生的經濟效益不能準確地進行估算。

1.2 對潛在效益進行有效評估

通常情況下，各方面成果如生產、管理和銷售等都會被嚴格記錄到檔案信息中，能真實地反映出發展狀況和經濟成本等，還能通過自身的科學管理和技術等信息促進經濟發展。檔案管理要發揮自己的作用，為產品的生產、技術轉讓和咨詢等環節提供參考作用，就必須對社會市場需求進行了解，并對自身的實際發展情況做出判斷。同時，將人力、資產和生產等相關因素和檔案管理進行有機結合，能夠為經濟效益的產生提供更加有力的作用。

檔案管理的形式主要有表格、圖紙、數據、報告、論文等，是一種現代化知識性產品。檔案管理的科學性和知識性能有效整理和歸納各種資源和信息，將其作為促進經濟效益的主要支撐。

檔案管理的類型有人事檔案、科技檔案、會計檔案等。其中，人事檔案主要是對員工的個人情況、工作經歷和政治面貌等信息進行記錄，通過它能有利于正確分配員工工作職能，是現代化組織發展中必不可少的人力資源信息。同時，人事檔案還能有利于對員工的人情關懷，并將員工的潛能最大化的進行挖掘。科技檔案主要是對組織的生產和技術成果，以及技術人員的智慧進行記錄，能在招投標工作中發揮有力價值。會計檔案能夠真實地反映出組織的生產效益和資金狀況，其屬于經濟發展的積累，通過對會計檔案的利用，能夠為經營管理模式的創新、經濟紛爭和決策方案等提供絕對性的參考。總之，要將管理工作更透徹地進行，管理者可以通過檔案管理來獲取各種信息。所以，組織的發展和經濟效益的提升離不開檔案管理，其能夠對潛在效益進行科學評估，并提供可靠的數據和信息。

1.3 通過獨特的屬性為組織獲取經濟效益

檔案管理除了具備知識性和信息性的特點，其還具有相應的客觀性。所以，檔案管理的價值還發揮在其他領域，比如處理法律事務和政治事物上。要在競爭激烈的市場環境中適應并站穩腳跟，就必須對自己的勞務關系不斷進行調整，其中會不可避免地涉及到一些勞務和經濟糾紛。檔案管理能夠提供權威性和客觀性的證據資料，為這些問題的解決梳理出正確的處理方式，避免組織遭遇一系列的負面影響。

1.4 幫助組織實現標準化管理

科學和真實是檔案信息的基礎建立條件。所以，在長期的經營管理中，需要不斷完善檔案信息，通過管理人員和相關人員的共同協作，確保檔案的完善和真實，將其嚴格進行編寫和歸納。同時，檔案管理的整個過程是十分嚴密的，并具有很嚴格的檔案建立標準，這對檔案管理人員的職業技能和個人素質都有較高要求，并需要傾注大量的時間和精力來確保這些工作的完成。較強的規范性是組織檔案管理工作的主要核心，在工作過程中，檔案管理人員需要不斷積累工作經驗，有效整理檔案資料，并在工作中不斷加強自身的業務技術能力和工作效率。另外，檔案管理的建設也需要不斷加強，實現檔案的信息化和規范化，為經濟的發展和經濟效益的提高產生作用。

2 檔案管理提高經濟效益的策略

2.1 加強檔案管理人員的工作技能和個人素質

要充分發揮出檔案管理的作用，離不開專業性的檔案管理人員，所以應當對這些管理人員定期進行職業培訓和工作指導，保障管理人員的檔案管理水平和業務技術素質，并能獨立、準確地處理系統中的相關事宜。要進行有效的培訓，可以聘請專業檔案管理培訓專家來對大家進行檔案管理流程和設計思路的講解，通過圖表、案例和語言等直觀的演示，讓管理人員能夠熟練掌握這些應用技巧，加強對檔案管理的應用和維護。同時，檔案管理人員還應當學會、折疊檔案圖紙、檔案的制作、檔案材料存放保管等。不僅如此，還可以提供一個供檔案管理人員交流和分享經驗的平臺，促進檔案管理為組織產生更大的經濟效益。

2.2 完善相關管理制度

要將檔案管理工作更好地落實，首先需要進一步完善各種規章制度，特別是檔案的記錄、利用和保密等，必須根據相關法律規定來嚴格實施。同時，仔細劃分檔案管理人員的工作職責和責任，及時完成入庫和文件歸檔工作。完整地記錄和歸類各種檔案文件，利于隨時進行使用。總之，要有效統一和利用檔案管理，必須采取相應的策略來進行，如通過主管部門審批才能外借相關檔案，而只有檔案管理能夠規范化和統一化，才能為經濟效益的提供產生作用。

2.3 加強檔案的管理和保密

如果要維護自身的技術機密和資金信息，就必須加強對檔案的管理和保密工作，確保知識產權不受影響。同時，對所涉及到的一些重要檔案信息，如科技機密、重要人事檔案、商業機密、技術研發等進行特殊存放，保證信息的絕對安全。在實踐過程中，檔案管理工作人員必須增強保密意識，嚴格按照保密制度執行，如必須經過檔案人員的同意，才能使用相關資料；在借閱檔案資料時，必須辦理相應的手續，確定使用的時間，并按時將資料返回；在對各種研究成果、技術資料、專利資料等進行查閱時，必須嚴格完成相關手續的審批，以保證檔案不外泄，從而保障其使用價值，對于實現其相關經濟效益有著極大作用。

2.4 利用信息化技術管理檔案

在信息技術快速發展和推廣的新形勢下，組織的基本信息資源都被收錄在電子檔案中，因此，要有效開發信息資源并加以利用，將檔案通過信息化方式來管理，能夠更加方便快捷。與此同時，在建設自動化辦公系統的時候，有效結合辦公軟件和檔案信息，能夠提高檔案管理工作效率。例如，office辦公軟件的應用、ERP管理系統的應用，在檔案管理工作中已經得到推廣，不僅能減少工作量，還便于查詢、整理等。另外，檔案管理信息化發展，需要一定的技術和資金投入，以統一進行檔案管理。所以，有效結合檔案信息化和組織信息化，將檔案管理工作進一步完善，才能為運營發展奠定基礎，最終促進經濟效益不斷提高。

2.5 通過大數據提供檔案管理的擴展性

檔案的數據通過社會的發展和經濟運營情況不斷發生變化，傳統檔案工作模式必須通過動態化擴展來提高操作效率。通過大數據和云計算的相互作用，能夠實現動態擴展和資源儲存，并能合理分配資源，確保資源的實際使用率有效上升，為檔案管理系統的擴展性帶來極大作用。所以，檔案管理的框架可以通過云計算進行設計，將資源的提升和資源增長速度的存儲通過動態方式來管理，將經濟效益從側面進行有效提升。大數據技術的發展離不開數據和儲存，并能實現統一化管理檔案資源。為了檔案管理的安全性得到保障，對檔案進行備份是必不可少的。目前辦公軟件中的備份方式普遍采取電子檔案備份，要實現資源共享，首先需要建立一個檔案備案中心，其次需要通過技術支持實現。經濟效益的不斷提升，也會帶動檔案信息容量不斷提升，而云計算能夠滿足對檔案的系統化管理，實現檔案管理系統的可拓展性。同時，該技術良好的應用能夠降低后期的維護和管理，減少在系統投資上的成本，收獲更大的經濟效益。

3 結語

總之，隨著社會經濟的快速發展，檔案管理發揮的重要作用更加凸顯了其在組織發展中的重要性，同時也體現了檔案管理和經濟效益的提高具有直接關系。組織要更好地發展就必須明確檔案管理和經濟效益之間的相關性，并通過一系列有效措施來提高檔案管理的有效性，甚至將其作為發展中的主要管理任務，才能真正推動組織進一步發展。

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