淺談疾控檔案信息化管理和發展的重要性

許檬珺

摘要：為進一步加強疾病預防控制機構檔案信息化建設，不斷適應檔案工作的新局面。只有堅持與時俱進，才能在新形勢下開創檔案管理工作的新局面。做好檔案管理工作，不斷增強檔案科技創新能力和實力，推動檔案工作和信息網絡深度融合，實現檔案工作向數字化時代的轉型升級。對公共衛生機構的科學決策和長遠發展具有重要意義。

關鍵詞：疾控機構；檔案；信息化管理

檔案是在各項工作中形成的，各種形式和載體的歷史紀要，是對工作查考的憑證，也是科學研究和基礎設施、設備建設的可靠資料。檔案工作具有總結、借鑒、指導的作用，是機關事業單位的一項重要工作。而相對于地級市公共衛生機構也需要不斷提升疾病預防控制工作能力和服務水平，穩步推進信息化建設以及公共衛生機構檔案管理。作為大數據時代下信息資源管理系統中重要的一環，根據公共衛生機構的職能特點，大力發展檔案管理信息化建設，對于推動檔案管理具有深遠意義。本文將著重指出如何更好的適應新形勢，將其引入到傳統檔案管理模式中.使檔案與信息得到更好的管理與利用，及推動檔案管理過程中存在的問題進行探討。

一、疾控檔案管理的歷史

長久以來，人們認為疾控中心的主要工作是疾病預防與控制，忽略了檔案的建設與管理工作。隨著疾病預防控制體系建設的深入開展，疾控中心的業務工作得到極大拓展，檔案資源發揮越來越重要的作用，而原先的手工管理紙質檔案已經難以滿足現代化的檔案管理需求。檔案信息化管理的出現，使得檔案管理不斷的升級進步，由原來傳統的手工檔案管理逐步走向信息化管理的道路。如何抓住疾控檔案管理信息化建設的機遇，及時妥善保管處理各部門形成的大量工作、基建、科教文件和數碼照片、儀器設備等檔案材料，變得迫在眉睫。

二、疾控檔案管理的現狀

（一）管理模式落后，意識薄弱

事業單位的發展不僅要與時俱進，還要利用有效的信息化設備。傳統的檔案管理模式已經不能適用當前信息快速獲取的需求。檔案材料是極其重要的歷史資料，也是不可多得的學習、研究素材，既往的檔案管理人員在收集檔案資料進行整理編排時，多采用手工的方式，這種工作方式需要很多時間和精力，效率低下。檔案信息化建設改變了傳統檔案管理方式，它是對傳統管理模式與思維領域的一種大的突破，但之前有較多檔案管理人員對此缺乏正確的認識，未認識到信息技術對檔案管理的影響，阻礙了檔案管理的變革，影響了檔案管理的效率。如何對檔案材料進行更加專業、有序、快速的歸檔應引起管理者的深思。

（二）檔案利用局限化、功能單一化

通過對大量的紙質化檔案進行信息化存儲和管理后，能夠利用大數據對疾病預防控制中心的管理發展情況、當地的疾病情況等進行分析與預測。但是檔案管理的落后，使得大數據系統無法完善建立，疾控檔案室保存著各類檔案資料，卻不能充分發揮檔案資源的作用，檔案資源的利用變得局限化。目前檔案室除了單純的檔案整理與保存外并沒有其他功能，遠遠不能滿足公共衛生專業技術人員對檔案資源的需求，需要從檔案管理信息化著手，真正發揮檔案資源的作用。檔案管理信息網絡化屬于起步階段，相關檔案管理軟件比較缺乏，全國大部分疾控中心尚未實現信息資源的有效共享，因此我單位也迫切需要改善檔案室功能單一化的格局。

三、實現檔案信息化的措施

（一）規范檔案信息管理制度

由于檔案的網絡化應用處于起步階段，整個疾控檔案管理系統根據人員的權限，設定了密級界定來確保檔案的安全保密工作。根據各部門的分工條線，整個檔案管理系統分為兩大類，疾控業務資料和中心檔案室。各部門檔案管理員在各自的全宗卷中進行材料錄入，充分保障了檔案信息的完整歸檔，在做好文書檔案工作的同時，還注重了科教檔案、影音資料等電子文件檔案的收集整理，從源頭上確保檔案資料在載體和門類上的齊全完整。同時在依據充分的前提下提出相關經費的預算申請，配備完善的信息化硬件設施，如掃描儀、高拍儀、檔案柜等，提高檔案管理的效率，促進檔案管理水平全面提升。

（二）強化檔案信息管理意識

進一步強化檔案管理意識，在圍繞中心上統籌謀劃，在服務大局中盡責有為，使之成為每一個部門、每一位檔案工作者的政治自覺和政治使命。疾病預防控制中心的領導已經對疾控檔案管理的重要性有了一定的認識，但在制度和管理層面仍需進一步加強重視。通過加強對檔案管理工作自上而下的組織領導，采取講座、培訓、會議等多種形式，加大對檔案管理重要性的宣傳。通過有效的機構網絡保障檔案工作的高效運轉，構建齊抓共管、人人重視的工作格局。

（三）加強檔案管理人員隊伍建設

培養亟需的高層次、高技能人才，充分發揮他們的核心和骨干作用。疾控檔案的專業性較強，以信息化角度而言對檔案進行科學的歸納與管理的專業性也較強。目前，各級疾控機構的檔案管理員大多不是檔案專業畢業，缺乏系統的檔案管理知識和技能。我單位為適應不斷發展的檔案工作，檔案管理工作人員除了采用自學的方式，還參加各類專業培訓班、繼續教育項目、參加高校的檔案管理研修班。通過多種形式全面提高檔案管理人員信息知識、信息意識和信息道德等，力爭掌握更先進的信息技術，加大培養大量既懂檔案業務、科教業務又熟知公共衛生專業知識的復合型人才。

（四）創建星級檔案工作單位

2015年，以市檔案局做好創建五星級檔案工作單位為契機，我單位開發了檔案信息管理系統，著重針對2003年以來至2015年形成的檔案進行全面清理整改，實現以檔案實體保管為重點向網絡信息模式管理的轉變，使中心檔案的管理進一步規范化、科學化。單位領導將業務檔案管理列入領導班子議事日程，建立起有效的檔案管理網絡，制定了一系列管理機制和措施，并對各部門提出明確要求：每個部門都有分管檔案工作負責人和兼職檔案管理員，具體負責所在部門的檔案收集、整理、掃描、網上信息錄入、編目、立卷、移交等工作。

四、未來新技術下檔案發展新局面

檔案文件“掌”中開放式管理。“掌”指的是各種移動設備，即通過開發智能客戶端擴大檔案主動利用及管理途徑。由第三方開發人員基于接口信息開發任何創新型的手機客戶端軟件供公眾使用。用戶只需要去安卓或者蘋果應用商店下載安裝特定的疾控檔案應用手機客戶端軟件，便可感受物聯網和移動互聯網結合帶來的檔案利用便利。將移動互聯網和物聯通道開啟后，檔案管理人員利用開發的檔案管理手機客戶端軟件便可以進行“掌”中便捷檔案管理。物聯網對傳統檔案管理的影響是顛覆性的，它是對傳統管理模式與思維領域的一種大的突破，相信在不久地將來它的成熟與發展也將為檔案管理帶來了質的變化與提升。

五、科學化和信息化管理疾控檔案的意義

為進一步加強疾病預防控制機構檔案信息化建設，不斷適應檔案工作的新局面。只有堅持與時俱進，才能在新形勢下開創檔案管理工作的新局面。做好檔案管理工作必須全面利用信息管理系統的網絡平臺，不斷增強檔案科技創新能力和實力，推動檔案工作和信息網絡深度融合，實現檔案工作向數字化時代的轉型升級。科學規范的信息化檔案管理，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果來不斷適應新形勢。要逐步完善檔案管理工作，培養檔案管理工作人員的歷史責任感和使命感，充分激發他們的工作熱情，利用檔案資源共享的優勢，為現代化疾控中心建設做出積極貢獻。

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