教育信息化發展時代高校檔案信息化管理建設的研究

摘要：經濟社會的不斷發展，教育環境也在發生著很大的變化，高校的檔案管理工作也面臨著新的發展和改革時期。在教育信息化發展背景下，很多高校也逐漸認識到了檔案信息化管理和建設的重要性。在當前高校檔案信息化建設過程中，還存在一些問題，因此需要認真分析當前教育信息化發展的形勢，對檔案管理工作中的問題進行分析，提出可行化的發展策略。本文主要探討了新的發展時期，高校檔案信息化管理建設相關工作。

關鍵詞：教育信息化；高校檔案；信息化管理

教育信息化發展時代，高校檔案信息管理工作需要按照相關的文件規定，符檔案管理工作進行規范。檔案信息管理和建設的內容較多，在高校自身建設和發展中占有重要的地位，新的發展時期，要認識到其建設管理的重要意義，并對當前管理工作中的問題進行分析，促進高校檔案建設工作的開展。

1 高校檔案管理信息化建設的必要性分析

所謂的信息化建設，主要是在檔案管理工作中，為了檔案信息資源的有效利用，采用現代網絡技術和計算機技術，將文字、圖紙、表格等檔案資源進行管理和開發，更好地為高校的發展服務。

高校檔案管理的信息化建設，對高校檔案價值的實現具有重要的作用。近些年高校教育得到了很大程度的發展，信息化發展時代的到來，檔案管理的信息化建設也是高校在發展中必須重視做好的工作，關系到高校信息資源的有效利用程度，也關系到高校內部建設的成效，也是國家信息化建設的組成部分。必須以檔案網絡建設為基礎，重視檔案信息資源的建設，加大對信息資源開發和利用的程度，促進高校檔案事業的科學發展。

2 當前高校檔案信息化建設中存在的問題分析

2.1 基礎設施配備不完善

信息化檔案建設過程中，需要相關的硬件和專業軟件的支持，如計算機、網絡設備，檔案信息處理庫及相關的程序等。但是從當前我國高校檔案信息管理現狀來看，還缺少相應的硬件和軟件設施，很多高校僅僅有電腦，并沒有相應的掃描儀交換機、必要的網絡設備等，在軟件建設方面，缺少配套的檔案信息處理系統、檔案信息數據庫及相應的軟件程序建設等，我國很多高校檔案管理人員認為有了電腦就算有了基本的條件，這種認識上的誤區影響到信息化的建設進程。

2.2 信息化進程緩慢

建立一套完整的高校檔案信息數字化系統需要一個長期的建設過程，高校的發展歷史一般較長，傳統檔案信息資源多以紙質化的形式出現和存在，因此，在數字化和信息化建設的過程中存在很大的難題。

2.3 缺乏科學的檔案信息化建設標準

在高校檔案的建設管理過程中，需要一定的管理標準作為指導，既要包括高校檔案管理網站信息系統的設計，也需要對相關的軟件應用的標準，包括對紙質檔案和電子文件等的數字化標準，此外，在高校檔案的數據庫建立過程中，還需要與當地的檔案資源庫相互聯系。但是從當前發展來看，我國檔案信息信息化建設缺乏統一的標準，存在著一定的盲目性，缺少建設的長期規劃，這樣長期下去影響到檔案網絡化建設和高校信息資源的共享發展等。

2.4 缺乏專業化化的檔案管理人才

當前，高校檔案管理人才相對缺乏，很多高校的檔案管理人員多是沒有經過專門的培訓，有的甚至是兼職做管理人員，缺乏對整個檔案管理工作的科學認識，更不用說加強對其科學化和信息化的管理。整體來講，高校檔案管理人員隊伍人才缺乏，這也制約著高校的檔案信息化建設水平的提升。

3 高校檔案信息化建設管理的策略探討

3.1 認識到檔案信息化的重要性

要認識到檔案管理工作在高校工作中的重要作用，從思想上轉變認識，這是做好檔案管理工作的前提。如高校領導要帶頭組織檔案管理人員認真學習相關的檔案管理方面的文件、法律等，學習上級檔案管理部門的相關要求，并結合高校工作的具體實際情況，對檔案的建設和管理工作進行研究。

3.2 重視檔案管理的硬件建設

高校在檔案管理工作中，要加大經費的投入，設置專門的檔案管理機構，為其現代化和信息化建設提供相關的硬件和軟件設備，如購置相應的計算機、掃描儀等現代化的設備，并開通校園內部局域網，創建良好的建設條件。一些新的電子產品等，要及時更新換代，積極采用新的設備和設施等，為檔案數字化建設創建良好的條件。

3.3 完善高校檔案數據庫的管理

借助現代信息技術的發展，建立和完善高校數據庫。要對高校的信息文件目錄進行整理建設，進行檔案的數字化工作建設，建設高質量的信息數據庫，將傳統的紙質檔案逐漸轉化為電子檔案，方便管理，并最終實現數字化檔案館的建設。

3.4 做好隱私和安全工作

檔案信息具有安全性和保密性，在高校檔案信息系統建設中，需要注意數據的完整新、可用性及安全性等，這就需要采取相關的技術措施：（1）可以采用數據加密技術，在使用過程中對一些重要的或者敏感信息進行加密處理，設置密碼，用戶在使用前需要輸入相應的密匙后才能進行解密；（2）設置一定的訪問權。高校可以對檔案進行分類，對不同級別的檔案，設置不同的訪問權限，用戶在對檔案數據進行訪問時，需要進行身份驗證等，這樣可以防止無關的人員進入；（3）注意數據的備份處理。影響信息安全的因素較多，如一些病毒、黑客供貨價等，因此需要應用信息和數據處理技術，對關鍵性的資源信息進行備份，減少因網絡系統對資源數據造成的損害或丟失等。此外，要保證信息資源的安全性，還需要提高信息管理人員的安全意識，減少因人為因素引起的不安全行為等。

4 結語

綜上所述，隨著高校教育教學改革的不斷推進，高校檔案新華建設管理的環境也發生了很大的變化，當前高校檔案管理信息化建設中還存在著一些問題，需要結合高校檔案建設管理工作的實際，建立數字化的檔案信息數據庫，提高管理人員的管理水平等，采取措施推進高校檔案管理的信息化和數字化建設，推動高校更好的發展。

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作者簡介：譚果（1981），男，廣西鐘山縣人，本科。