淺議市政檔案管理

王琨

摘 要：隨著國家城市建設不斷發展，城市大規模的改建擴增，從而產生了大量的市政檔案。市政檔案管理的好壞，將直接關系到城市的運行與發展。目前市政檔案管理成為保障城市建設的基礎，如何更好的加強市政檔案管理，更好地為新型城鎮化建設做貢獻，現已成為市政工程建設和管理單位高度關注的問題。此外，市政建設管理者也對如何進行合理、科學、全方位的城市建設，努力提高城市的市政功能，發揮城市在空間使用的最大功能，做出了一系列的規劃。

關鍵詞：市政；檔案；管理

一、市政檔案管理中存在的問題

（一）檔案硬件設施不先進

21世紀的中國，信息技術越來越發達，計算機網絡水平也不斷提高不斷完善，使得檔案管理的很多方面都應用于此，但是僅僅只有一小部分部門利用互聯網技術進行檔案的歸類與整理，絕大部分市政部門還是采用傳統的手工整理，這樣一來，檔案整理的進度慢，信息量小，保密工作差，搜索內容方面也比較困難繁瑣，從而對檔案管理產生不利影響。

（二）檔案管理工作人員工作不認真，素質有待提高

檔案管理工作就是與大量的文件打交道，工作單一，略顯枯燥乏味，這樣一來會導致檔案管理人員沒有興趣，工作疲倦，甚至在歸納文檔時會出現打瞌睡，模糊處理檔案等現象，進而會對工作產生厭煩的心理，導致工作效率急劇下降，整理檔案出現各種各樣的錯誤。而且一些管理者的管理水平低，服務意識差，工作常常處于被動應付狀態，從而大大影響了檔案整理的質量。其實，檔案管理工作本身需要檔案管理人員認真嚴謹的工作態度及工作方式，但是大部分管理人員沒有經過專門的訓練，對檔案管理這項工作缺乏了解，再加上對檔案管理不夠重視，忽視這項工作，致使現在的工作狀態已無法適應現在的管理需求。

二、檔案管理對市政建設的作用

（一）市政管理科學化，明細化

市政建設有其自身的特性，檔案管理工作也如此。從文件的搜集、形成、整理與審核到最后歸檔與移交，整個環節都需要設計、監理、采購部門等單位之間密切協作配合。因此，明確各部門之間的職責，保持各環節的有效銜接，是做好市政檔案工作的基本保障。每個工程項目管理部門都設有專職檔案員，負責該項工程的檔案工作，檔案室則負責對項目管理部門的檔案工作進行指導、督促和檢查。據介紹，某地地級市市政工程檔案現大概有3000多卷，記載著該地級市市區基礎設施建設的全過程，包括工程項目提出、可行性研究、設計與決策、質檢與監理到竣工驗收等需要歸檔保存的文字、圖紙、聲像、以及計算材料等不同形式與載體的歷史記錄。檔案管理工作的加強，使得市政建設更加科學化，明細化，解決了市政工程檔案編制工作不到位的問題。

（二）檔案管理工作人員水平提高，市政建設系統化信息化

在進行科學專業的分工以及教育后，檔案員進一步掌握相關專業知識，提高自身素質，提高對檔案管理的重視，進而對檔案管理情況充分了解，及時做好文件的收集和相關文檔的修改工作，以保證檔案管理文檔能夠與市政管理實際狀況相符。從另一方面來看，這也是加強市政建設的一種途徑，良好的檔案管理能夠保持市政工程檔案的完整化、系統化、信息化，在促進檔案完整化的同時，能更好的比較并作出修改，進而更好地促進了城市建設，推動了城市化的發展。

三、改善市政檔案管理的措施

（一）提高市政檔案管理人員素質

重新審視現有的管理模式，取其精華棄其糟粕，完善相應的管理體系，進行合理的規劃，加強管理與改善，減少因管理不善導致的問題。首先提高管理人員素質，培養檔案管理人員的專業技能、法律意識、質量意識等，開展專項教育課程，每周定時定點的培訓，用于提高管理人員能力，培養管理人員的意識和作風，確保所整理文檔的合格性，同時管理人員也應學習文檔的分類與處理，進行文檔管理，從而明確各管理人員的分工，以便完善市政檔案管理體系。

（二）建立健全檔案管理機制，提高檔案管理水平

為了提高檔案的管理水平需要各個部門和單位的相互了解，相互信任并且能夠在工作中完美配合，才能使檔案管理的機制和體制不斷完善，不斷提高檔案管理水平。為此，可以設立一個專門的檔案管理人員負責該管理部門的工作，監督各項工作認真落實到各個單位，這樣才能使檔案整理管理工作成為可能，而且通過這種管理模式，獲得了非常準確的檔案資料。可見，建立健全檔案管理機制利于檔案管理工作效率的提高。

（三）促進市政檔案管理標準化

提高市政檔案管理水平的重要前提是建立標準化的市政檔案，這同樣也是國家對市政檔案提出的標準要求。可見，保證市政檔案的標準化是市政建設過程中所必須的。所以為了使市政檔案的作用發揮到極致，市政檔案管理人員應該在對檔案整理的過程中嚴格按照《建設工程文件檔案管理規范》中的具體規定執行，從而確保市政檔案的管理更加標準化，成為市政建設的保障。