淺談高校軟件采購存在的問題及對策

劉會文

[摘 要]隨著信息化的發展，各高校采購軟件的數量不斷增多，軟件的采購管理已成為政府采購的一項重要工作。文章根據軟件采購及高校項目采購管理工作的特點，分析軟件采購存在的問題，并提出相應的建議，以提高政府采購軟件的工作效率，節約采購資金。

[關鍵詞]高校；軟件采購；驗收

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2017.15.369

隨著信息技術的不斷發展，越來越多的軟件產品被應用在高校的教學、科研和管理工作中，設計合理的軟件產品可以使教學更加直觀、可以使科研工作更有成效、可以使管理工作更加高效。但由于高等院校軟件采購有其特殊性和局限性，軟件的采購管理引起越來越多的高校重視。

1 軟件產品的分類及特點

軟件產品屬于無形產品，與物質產品不同，軟件產品具有較強的邏輯性，產品更新快，不能用定量指標去衡量，不同品牌、不同功能的軟件產品價格差距較大。軟件產品雖種類繁多，功能不盡相同，但從其研發屬性上大致可分為三類：完全新開發的軟件、二次開發軟件、標準化及商品化的軟件產品。

第一類，完全新開發的軟件是根據各高校的采購需求，在已有技術的基礎上，定制研發能夠滿足高校個性化需求的軟件產品。采購完全新開發的軟件產品更傾向于采購服務，其開發成本較高，開發周期長，在高校的采購及應用相對較少。

第二類，二次開發軟件是在原有已開發的軟件產品的基礎上，學校根據自身的管理要求和教學特點增加特定的功能模塊，而形成的軟件產品，主要應用于高校的教學和管理工作中。這類軟件產品在高校的教學管理中應用較普遍，比如高校的資產管理系統，系統封面一般都有各高校自己的標識，系統根據各學校職能部門的不同，學校人員的不同進行相應的設定。二次開發軟件產品采購成本較完全開發軟件產品低，供貨周期短，目前在各高校普遍應用。

第三類，市場上已商品化的軟件產品，可直接從生產商和供貨商處采購，例如Photoshop、office、Java軟件等等，此類軟件在市場上已經得到普遍應用，價格相對較低，主要應用于科研和教學工作。

2 軟件采購存在的問題

2.1 立項缺乏科學性

目前，高校預算批復均根據各項目單位根據采購需求申報的項目金額，經項目評審后，財務部門將預算批復至各部門，采購部門根據金額批復情況進行采購。立項工作主要由各采購需求部門主導，采購需求部門專業知識不足，對于市場價格認識不足，對相關軟件市場調研了解不夠透徹，很難從整體上把握對某軟件市場的供應情況，加之立項時間往往比較倉促，往往項目需求部門針對需求產品只做3-4家的詢價工作，軟件產品市場狹窄，無法做到充分的價格競爭。立項缺乏科學性、合理性，往往是造成采購價格不合理的根本原因。

2.2 采購價格虛高

軟件產品由于具有多變和無形的特點，不用的產品價格差異大，例如，采購一臺電腦，其價格主要由其配置決定，同等配置的不用品牌，價格差異不大。而軟件產品則不一樣，其價格受功能、版本、開發成本等等多種因素影響；對于定制軟件產品，其價格具有壟斷性。采購人員受專業知識的限制，對市場情況及供應商了解不足，對價格認識不清晰，成交價超出產品實際使用價值，造成采購價格虛高。

立項缺乏合理性，預算申報價格不合理，往往直接影響后期的采購價格。供應高校軟件的市場狹窄，對于參與立項工作的供應商，在參與日后投標的工作具有明顯的優勢，市場競爭不平等，形成價格壟斷，采購價格虛高不下。

2.3 高校存在重復采購、過剩采購

由于高校內各部門的管理及教學相對獨立，采購項目由需求部門獨立申報，每個部門以及每個教師所提出的采購計劃零散，缺乏統籌集中化，往往造成同類產品重復采購和過剩采購的現象。

2.4 驗收形式化

軟件產品的驗收缺乏統一標準，很那用定量的指標衡量，況且軟件產品是一個非常復雜的邏輯運行的過程和應用，很難在短時間內暴露其使用問題，只有在長期的使用過程中才能發現其漏洞和不足，若軟件產品的驗收只是做簡單的到貨驗收、形式化的驗收，難免造成采購資金的浪費。

3 高校軟件采購的幾點建議

3.1 統一管理，提高采購和使用效率

成立專門的軟件采購項目管理組并建立項目庫管理制度，針對全校的軟件采購及應用進行統一的管理，提高采購效率，避免重復采購。項目管理組應有校內人員和校外的相關行業專家組成，從項目的立項、采購、驗收以及使用績效等方面對項目的執行進行縱向管理，規范項目執行，提高采購和使用效率。項目庫的建立為軟件項目的管理，從橫向及縱向方面提供有利可靠的依據。首先，從立項開始，項目組對軟件項目采購的必要性、合理性從整體上進行把控，避免在項目立項的階段出現重復采購的現象，并能促進全校資源的共享，節約學校資金，提高資金使用效率。其次，在采購環節上，項目管理組對采購過程進行監管，從采購需求的規范性、招標文件的合理性等方面進行管理，避免出現"一人說了算"的現象，規范采購過程。最后，項目管理組參與軟件采購的驗收和績效管理的工作，對軟件的使用效率進行考評，為今后的軟件采購提供重要的理論和實踐依據。

3.2 注重采購前期的市場調研

軟件產品種類繁多，尤其對于非標準化和開發類軟件，很難在短時間內了解其產品價值和市場價值。充分的市場調研是節約采購成本的重要手段。首先，從供應商的角度進行調研，對能夠滿足需求的三家以上的供應商提供的不同軟件產品進行調研，對于不同品牌的軟件產品進行試用，充分了解其優缺點；除產品外，對其價格、售后進行全面了解。其次，從已有用戶方面進行調研，尤其同類兄弟院校的購買及使用情況可為日后采購提供有力依據。市場調研不能僅是簡單的走馬觀花，所有軟件項目的采購立項需附詳細的市場調研報告，并由項目管理組對調研情況進行核查。

3.3 選擇合理的采購方式

如上文所述，按照其開發屬性，高校使用的軟件產品基本分為：標準化及商品化的軟件產品、二次開發軟件、完全新開發的軟件。對于市場上已經成熟的，并且已經廣泛應用的產品，可采用公開招標的采購方式進行采購；對于需要二次開發的軟件產品，根據采購需求，可采用資質信譽較較好、開發人員專業性強的供應商，可采用邀請招標和競爭性談判的方式進行采購；而對于完全新開發的軟件，需有學校教師和相關技術人員與供應商聯合開發，可按照采購服務的方式進行采購。選擇適合的采購方式不僅能提高采購效率，還能有效節省學校資金。

3.4 加強驗收管理

軟件產品的驗收不是簡單的到貨接收，而是對所購軟件的功能進行全面的檢查和測評的過程，保證資金的使用效率。軟件的驗收不只是做簡單的表面功能的展示，應該把重點落在實際應用過程的功能體現。軟件的驗收可把時間適當延長，待軟件安裝調試并且試運行一段時間，運行期間嚴格按照投標文件的承諾進行逐一的核查，完全沒有問題后，再支付尾款。

4 結 論

高校軟件采購工作是一項很重要的工作，影響著整個教學、科研以及管理工作的優劣，各高校應加以重視，并制定相關的管理制度，加強軟件采購和使用統籌管理，才能從根本上提高采購質量，提高資金的使用效率，避免資金浪費。

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