高校財務檔案信息化建設思考

[提要] 為適應時代發展的要求，高校財務檔案從原來的傳統管理模式逐漸向信息化進行轉變，把先進的信息化技術應用到對檔案資源的管理上，這對于高校的教育事業、科研事業、財務管理以及行政管理等方面發揮著現實的作用。為促進信息環境下高校財務檔案管理更好地發展，筆者從高校財務檔案信息環境下的內涵入手，分析高校財務檔案信息化建設的必要性，指出在高校財務檔案管理上存在的問題，并提出合理解決方案。

關鍵詞：高校；財務檔案；信息化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

收錄日期：2017年4月12日

一、信息環境下高校財務檔案的內涵

信息環境下的高校財務檔案，指的是利用現代化的信息技術對高校財務檔案進行收集、整理、歸類、保存和開發。改變傳統的紙質的保存形式，讓高校財務檔案以電子的形式進行存檔，方便了工作人員的查閱，大大減小了工作量。這對于傳統的檔案保存模式無疑是一場巨大的革命。但是，利用信息技術對高校財務檔案進行管理，這是一項浩大的工程，系統對于信息的處理和歸納分類等步驟都需要程序計算，并正確地將高校財務信息進行存檔。所以這就對高校的財務工作人員發出了新的要求，人員要做到各司其職，在統一的標準下對財務檔案進行分類，分級保存，最后對檔案進行存檔和對檔案的信息進行保密。

檔案的信息化處理，方便了高校人員的查閱（除保密信息以外），為大眾提供了方便的平臺。對需要的信息可以在學校的官方網站查閱，節省了與財務人員的交涉時間，除去了一些不必要的環節，比如說：領導的審批簽字、學院的蓋章等，方便人們的同時也提高了財務檔案管理的水平和服務質量。

二、高校財務檔案信息化建設的必要性

對高校的檔案進行信息化管理，適應了時代發展的要求，緊跟時代的步伐，將紙質時代的檔案管理推向了信息化管理，與今天高速發展的信息時代接軌。在關于全國檔案管理的重要會議中，多次提出了關于對大數據的檔案信息，做好科學精準分類和保密管理，在這個高速發展的時代，越來越多的信息撲面而來，尤其財務信息的增加更是前所未有，做到快捷方便的提取信息是很有必要的。如果利用人工將其進行整理歸納，需要耗費大量的時間。在這方面，還需要配備工作人員，不僅要對高校的財務信息進行筆錄，還要進行檢查，不能出現任何的錯誤，這就要求對財務工作人員的工作能力做出進一步的要求，這樣傳統的檔案管理方式會對學校的資源造成浪費。所以，這就要求利用現代化的技術，將信息化的手段應用到對財務檔案的處理上，運用強大的計算機程序，對高校財務信息做出精準的判斷和分類。增加了需要進行保密的信息的安全性，很大程度上節省了學校的空間資源，更大大減少了財務工作人員的工作量，實現資源的合理分配，也方便了大眾對信息的查閱。提高了高校的辦事效率和辦事質量。

三、高校財務檔案信息化建設存在的問題

一個新時代的崛起必定會引起一場全新的變革，也會受到傳統模式的影響，所以在信息化時代下對高校財務檔案進行管理，遇到了很大的困難和問題。

（一）財務工作人員素質水平參差不齊。由于受傳統應聘模式的影響，在高校工作的部分財務人員的基本職業素質過低，由于傳統的工作模式，人們各司其職，人們的工作內容也只是單純的一兩項，這就導致人員的基本職業素養過低，在運用信息化進行管理操作的時候，對業務的操作流程不夠熟悉，不能快速有效地對信息進行分類整理。一部分財務工作人員墨守成規不愿意改變原來的工作模式，因為信息化管理模式要求財務人員全方位的發展，這對工作人員造成了負擔，不只是單純的做一項工作，而是將工作內容進行糅合，對每項工作進行熟練的掌握。再就是，在信息化沖擊的時代下，很多老員工對信息技術的接受能力有限，不能快速掌握計算機的基本使用知識。而且高校對于財務人員的計算機技能的培養不夠重視，導致了工作人員不能很好的利用計算機對檔案進行處理，這就大大浪費了工作時間，造成了資源了浪費。

（二）財務檔案信息化處理界限不明確。由于高校的辦學體系和辦學流程對財物檔案進行信息化管理的規定下達不夠明確，財務工作人員不能夠精準的接受到領導下達的信息，而且領導對信息化的界限也不夠明確。管理財務檔案的人員沒有能夠及時地與學校的行政部門和科研部門進行溝通和合作；對網絡部門的信息化管理流程和數字資源不夠信任，不能全然的相信信息技術給財務工作帶來的便利、懷疑計算機手段是否能安全的對材料檔案做出保密。

（三）學校信息化設備落后，信息處理設備不夠健全。由于學校的資金問題，很多高校的信息化設備還不夠健全，學校的計算機資源不能在財務部門投入使用，即使財務部門分配到計算機設備，很多計算機的容量小，不能大量的儲存檔案信息，運行速度緩慢，不能滿足工作需求，這就要求學校對財務部門撥款，制備新的計算機設備，建設新的工作系統，但是資金問題是一個大問題，這也是學校頭疼的問題，所以這也是財務處對學校的檔案進行信息化管理面臨的一大難題。再者，傳統模式下的財務部門對檔案的管理沒有劃分統一的標準，這就造成了對現有的檔案進行錄入的困難，工作人員需要對信息進行重新細致的整理，增加了人員的工作量，引起了工作人員的反感。但是，無論如何，信息化是這個時代的主流趨勢，我們想要適應時代，就得緊跟時代的步伐，將財務檔案進行信息化。

四、高校財務檔案信息化建設思路

（一）加強財務人員對信息化的認識。信息化才是這個時代的主旋律，要想適應時代的發展就必須將財務檔案信息化，通過對財務人員進行培訓，加強他們對于信息化的概念，響應時代的號召，不僅要加強財務工作人員對這方面的認識還需要加強學校領導對這方面的認知。要想建立一個具有實力的高校，這跟時代背景是密不可分的，只有適應了時代，學校的發展才有意義，學校才能在眾高校中占據一席之地。信息化對于學校的發展是很有必要的，信息化不僅為學校的檔案信息的查閱提供了便利，還節省了學校的資源。讓學生也能更方便的查閱資料，節省了時間，提高了學習效率。

（二）對信息化的界限做出明確的規定。想要對信息化的界限做出明確的規定，這就要求對信息化的概念進行充分的了解，這就要求學校對工作人員進行多次培訓，對這一概念進行強化，在推行信息化的過程中學校的領導應該簡化推行步驟，對財務工作人員進行明確的指示，讓工作人員充分的了解領導的意愿。

配備合理的工作人員，對傳統模式工作的老人員進行合理的分配，對于學習能力差的人員，可以接手一些不需要運用計算機進行操作的事情，比如說可以從事窗口接待、電話接待等工作。對工作人員進行全面的培訓，保證人人掌握全套的財務檔案操作技能，提高工作人員的職業素養和職業要求，對于新應聘的人員，提高應聘門檻，篩選符合信息化時代的要求和具備一定計算機基礎的人員，做到資源的合理分配和利用，避免人力資源和財力資源的浪費。

（三）加強對財務檔案管理部門的經費投入。將學校的資源做到優化處理，因為高校的進步離不開時代的背景，當今的社會是信息化的社會，所以高校想要發展，想要進步就必須適應時代的變革，將學校的資金進行合理的利用，財務管理部門的計算機設備缺乏問題需要盡快的解決，建立一個適應信息化的財務檔案管理系統，更新內存小、運行速度慢、不能滿足工作需要的計算機設備。另外，需要加強財務檔案的保密機制，因為有些不法分子在信息化的背景下，利用還不夠健全的操作系統，將一些保密的材料進行竊取販賣，謀取利益。所以學校對于這一方面絕對不能掉以輕心，建立一個安全的防御系統很有必要，因為這關乎學校的切身利益和學校的發展。對工作人員的要求也要加大，簽訂保密協議。對信得過的考察合格的人員進行錄用。

（四）學習借鑒各高校的財務檔案管理經驗。在學習中進步，通過跟各個高校之間的交流和溝通，來啟發自己學校的管理和進步。我們調查日本一所綜合的檔案管理會館，這對于我們的啟發很大，因為在30年不到的時間里，該會館制備出一套相當健全的檔案管理體系，早在1971年建立了檔案館，到現在信息化的管理模式已經相當成熟，他們利用一定的數字對不同的檔案進行分類和編排，在進行統一的標準下，可以得到想要的材料。這樣的形式也方便了大眾的查閱和管理人員對檔案的管理，人員出現離職或者升職的情況也能夠方便地調動已有檔案，重新對資源進行分配，對于原來的工作人員的檔案進行備份存檔，以備不時之需。這樣人性化的管理對我們有很大的啟發，這樣的做法很值得我們借鑒。

五、結論

信息化已經是時代的主要發展趨勢，這引起了各高校的重視，高校采取了相應的措施來緊跟時代發展的腳步。就高校的對財務檔案的管理而言，各高校采取了相應的措施，積極努力提高自己學校的水平，不過還有很多需要繼續努力和改進的地方，相信各高校在響應時代號召的前提下，能夠探索出適合自己發展的道路。

主要參考文獻：

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