行政事業單位檔案的數字化管理的探討

白迎春

摘 要：隨著經濟的快速發展，計算機廣泛應用于各行各業，其技術功能也越來越強大，它正對我們的工作和生活產生著潛移默化的影響。我國的行政事業單位在新時期下應該順應時代發展的趨勢，運用信息化技術對檔案進行數字化的管理，本文將分析行政事業單位檔案管理的現狀，對存在的問題加以分析，并且提出新時期行政事業單位檔案數字化管理的必要性和實施措施。

關鍵詞：行政事業單位；檔案管理；數字化

檔案是一種價值含量高信息內容極其豐富的資源，它形成于個人、組織和機關的工作和生活中，以音像、文字、圖表等各種載體和形式保存。然而，對于檔案的管理工作還存在著一些問題，例如檔案的積聚量大、文字冗長、保管人員專業知識不到位等。隨著現代信息的不斷發展，行政事業單位應該根據自己的管理需求，對檔案的管理逐步進行數字化。

一、行政事業單位檔案數字化管理的必要性

行政事業單位的檔案主要由文書檔案、基建檔案和人事檔案三部分組成，這些檔案是行政事業單位管理的重要依據。長久以來，傳統的行政事業單位檔案管理的方式一直有工作效率低，信息查找不方便的缺點，但是隨著計算機技術的發展，檔案管理數字化的優勢就十分明顯。主要表現在：1.提高了辦公效率。傳統的檔案管理方式主要是有檔案管理人員親自進行整理，需要花費很多時間，行政事業單位在這一方面也投入了大量的人力資源，但并沒有取得一個滿意的成果。然而，實行行政事業單位檔案的數字化管理能很好的改善這一點，提高辦事的效率。2.提高了經濟效益。當代社會的生活和工作都是快節奏的方式，實踐就是效益。隨著時間的推移，行政事業單位的信息也會不斷地增多，而檔案管理人員卻并沒有增加，這樣會導致機構經濟效益低。檔案的數字化管理方式可以不再使用紙張記載信息，這不但節省了記載和保管的費用和空間，還方便了信息的查閱。3.提高了檔案的利用率。傳統的檔案管理方式需要仔細的翻閱才能找到想要的信息，往返檔案室也十分的不方便。檔案的數字化管理方式可以使查找者通過網絡十分準確方便的查詢到想要的信息，這便大大的提高了檔案的利用率。

二、行政事業單位檔案數字化管理已具備的條件

在新時期的背景下，我國行政事業單位的檔案管理正逐步地趨于數字化，顯然我國已經具備了在這一方面發展的主要條件。我國的互聯網發展十分迅速，約十年的時間就已經廣泛應用于很多單位。當代社會計算機的快速發展和網絡的快速普及是實施行政事業單位檔案管理趨于數字化的主要條件之一。近年來，軟件開發技術也不斷發展，甚至隨著科技的發展呈現出爆炸式的增長。這些開發的軟件涵蓋了各個領域，各個方面并且有著各種用途，就單單在檔案管理方面的軟件就已經開發了上千種。另外，檔案的管理工作需要專業人員進行操作，當代的教育教學水平的大大改善使得行政事業單位的檔案管理數字化具備了相應的條件。

三、行政事業單位檔案數字化管理的強化措施

1.樹立檔案數字化管理的意識

隨著其他行業數字化技術的普遍應用，行政事業單位也紛紛使用數字化的檔案管理模式，檔案管理人員更應該改變陳舊的管理觀念，學習數字化管理的知識，樹立起行政事業單位檔案數字化管理的意識，提高自身的專業技術能力。檔案管理人員在工作的過程中，可以采取新的檔案管理手段，以自身的專業技能和認真負責的態度來做好行政事業單位檔案數字化管理的工作。

2.制定科學完善的檔案管理體制

任何的企業或者是事業單位都應該有符合自身實際的管理體系，行政事業單位的檔案管理人員可以根據檔案數字化管理的自身特點，從實際角度出發，全面考慮行政事業單位多方面的問題，制定出符合本單位的檔案管理機制。檔案的管理機制可以包括檔案的保密機制、檔案的工作機制、檔案的使用機制和檔案的安全機制等。相關機制的建立可以使行政事業單位的管理更加規范，從而保障數字化管理的順利進行。一些具體的要求需要在不斷發現問題的過程中完善，其中檔案的保密機制是出于對檔案信息的安全性考慮，這就要具體規定保密工作如何執行。

3.提高檔案信息的安全程度

檔案的信息和重要的數據對單位和個人來說都非常重要，行政事業單位實施數字化管理模式是新時期背景下的機遇也是挑戰。在網絡環境中，檔案的管理人員要多角度全方面的對電腦軟件進行更新殺毒并且一定要做到重要數據及檔案備份，后續防火墻的設置訪問工作也要跟進，盡量不要出現意外情況。數字化管理的模式下，要對黑客的攻擊做好有效的預防措施，降低檔案信息泄露發生的幾率。

四、結語

在新時期網絡時代的背景下，行政事業單位應該順應潮流，打開新時代網絡技術發展的大門，不斷向著檔案數字化建設的方向邁進。行政事業單位實行檔案的數字化管理，提高了經濟效益、辦公效益以及檔案的利用率，發揮著巨大的價值。

參考文獻：

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[2]張元智.新時期行政事業單位檔案的數字化管理研究.《中國科技橫》.2016 .