檔案保管工作的意義和任務探析

張煥清

摘 要：檔案保管工作，就是以一定的技術措施和方法，對檔案進行保護和保管。檔案工作人員要熟悉和掌握檔案損毀的規律，采取專門的技術措施，最大限度地防止與減少檔案的損毀，努力延長檔案的壽命，并保證檔案的政治安全。

關鍵詞：檔案保管；意義；任務

檔案是我們黨和國家的重要機密和寶貴的歷史財富。隨著社會主義事業的不斷發展，檔案材料不斷形成和日益豐富。作為國家永久保管檔案的基地，檔案館有著神圣的責任，必須采取一切技術措施，保障國家檔案財富的完整和安全，最大限度地延長檔案的壽命。檔案工作者不僅要使檔案為當前各項事業服務，而且要為社會的長遠利益服務。在某種意義上說，解決檔案被損壞與檔案完整安全之間的矛盾，是檔案保管工作的核心。檔案保管工作的意義可以歸納如下：

（一）維護黨和國家歷史真實面貌。檔案是歷史記錄，是國家的寶貴財富。從載體來講，它是以一定的物質形式而存在的。由于各種因素的影響，檔案處在不斷損毀和變化的過程。檔案保管部門要維護其完整和安全，使其長久保存為子孫萬代服務，特別要保護檔案文件的原始內容和紙張、字跡特色以及各種標記、印章、聲音、形象等的完整。最大限度地延長檔案的壽命，才能更好地為維護黨和國家歷史真實面貌提供可靠的真憑實據。

（二）延長檔案的壽命，為國家的長遠利益服務。檔案保管工作是檔案工作中的重要組成部分，將檔案保管得完整安全，反映歷史真實面貌，才能確保黨和國家對檔案的長遠利用。如果保管工作只片面強調保護檔案的安全，而不愿提供利用的方便，檔案保管工作便失去意義。相反，只遷就一時提供利用的方便，而不顧檔案的保管壽命，最終會影響檔案的長遠利用，不能最大限度地發揮檔案的使用價值。所以檔案的保管工作與提供利用之間的矛盾，應當認真對待，妥善加以解決。保管工作應在保護措施、制度、辦法以及具體的技術處理上，做到既能保護檔案文件不受或減少損毀，以利延長檔案的保管壽命，又能為黨和國家各項事業的長遠利益服務。

總之，檔案工作的實踐，要求檔案保管工作人員把檔案完整無缺地長期保管下去。這既要采取一切技術措施克服損毀因素，盡量延長檔案的壽命，為維護黨和國家歷史真實面貌服務。另一方面，要求我們檔案保管工作者，積極學習和掌握科學技術知識，提高現代化管理水平，切實完成檔案保管工作的任務，更好地為社會主義事業服務。

檔案保管工作是向一切可能損毀檔案的各種不利因素作斗爭的過程。維護檔案的完整與安全，是檔案工作中必須遵循的基本要求。保管工作的總任務是：檔案工作人員要克服與限制損毀檔案的各種因素，維護檔案的齊全與完整，不斷提高檔案科學管理水平，最大限度地延長檔案的壽命，保證檔案的政治安全。具體任務如下：

（一）維護檔案的完整

（1）堅持黨和同家的集中統一管理檔案的原則，使國家的檔案財富集中到各個機關檔案室和各級檔案館進行統一管理，不準分散和私自保存。

（2）有必需的檔案庫房、柜架和其它設備。檔案庫房應防止過高的溫濕度、光線輻射，防止有害氣體和微生物，以避免檔案的潮濕、發霉、生蟲、鼠咬和紙張變脆、磨損、字跡模糊等事故。

（3）有嚴格的責任制、措施和制度。有防止暴風、雷電、洪水等自然災害侵襲的措施，并嚴防盜竊，縱火等損毀檔案的事件發生。

（4）維護檔案的政治安全。建立嚴格的保密制度，堵塞一切漏洞，防止失密、泄密事件的發生。

（二）檔案庫房管理要科學

在當前庫房管型的基礎上，要做到庫房、柜架、案卷規格、排列、編號統一化。在保持檔案文件的有機聯系的原則下，檔案存放條理化，排列系統化，保管科學化，便于調閱存取并有利于保護檔案文件。

（三）逐步實現檔案保管工作的現代化

隨著社會的發展，科學技術的進步，逐步實現檔案保管工作的現代化。為保護檔案的安全，應逐步實現監護系統的現代化（自動報警器、自動滅火器、電子監測等）和庫房管理現代比（自動和半自動的密集排架），采用各種先進的技術（應用電子計算機儲存、檢索，縮微復制，錄音，錄像等），使檔案保護工作盡量防止和減少檔案的損毀，努力延長檔案的保管壽命。

總之，檔案保管工作，是按照檔案制成材料的特點及其損毀的規律，研究保管檔案的技術與方法的科學。所以，檔案保管人員不僅要懂得政治、經濟、軍事、歷史、地理、物理、化學、生物、氣象等學科的知識，而且要熟悉和掌握檔案制成材料的損毀規律，克服與限制損毀檔案的因素，從而達到保護檔案的完整安全，延長其保管壽命的目的。

檔案本身是社會現象，以一定物質形式存在和運動著。隨著社會的發展，檔案在數量和成分上都將日益增大和復雜，另一方面，由于各種不利因素的影響，檔案本身會不斷地損毀和減少。檔案損毀的原因有以下兩方面：

（1）檔案的自然損毀因素

①損毀檔案的內因——檔案文件本身。檔案制成材料包括紙張、墨水、油墨、復寫紙等。

紙張，是檔案文件主要制成材料之一。紙張質量低劣在光線、溫濕度的變化狀況下，會變黃、發脆、老化等。檔案工作者要熟悉和研究檔案制成材料的優劣特點，采取相應的技術措施，最大限度地延長檔案文件的保管壽命。

墨水、墨汁、油墨是當前書寫扣印刷檔案文件的主要材料。書寫材料的質量取決于原材料的質量相加工技術的好壞。質量低劣的書寫材料，會使文件的字跡洇化、褪色、變質。

② 損毀檔案的外因——不適宜的溫濕溫度、光線輻射、灰塵污染、有害氣體、有害生物、水火災害等因素。

庫內溫度太高、濕度太大或者忽高忽低會使紙張發生膨脹和收縮，降低紙張的機械強度，縮短保管年限。庫內溫度過高，檔案文件的水分蒸發，紙張變黃、變脆，耐折程度降低。溫度大，容易生霉和細菌繁殖，使字跡褪色，破壞紙張強度，縮短檔案文件的壽命。因此，國家規定庫內溫度應保持攝氏14℃一20℃左右，相對濕度為50%一60%左右。在這樣的環境里，紙的機械強度最高，韌力最大，可以延長保管年限，又能限制霉菌，微生物和昆蟲的繁殖，保護紙張的耐久性。

要防止各種紫外線對檔案文件的輻射和破壞。檔案文件經過光線的輻射之后，會使紙張很快變質，尤其對潮濕的文件，光的破壞作用更大。

灰塵、有害氣體、微生物等都會使文件破碎，造成字跡褪色、紙張機械強度降低甚至腐爛。庫內的昆蟲、霉菌、老鼠更會給檔案文件帶來嚴重的破壞。

（2）檔案的人為損壞因素

檔案在搬運取放（庫內搬運、戰備搬運、裝卸、打捆、調閱等）的機械磨損，結檔案文件帶來物理性損壞。另外，由于工作制度不健全，責任心不強，都會使檔案文件受到不同程度的很大。

檔案保管工作為檔案的利用與開發提供了基礎，檔案的利用又是檔案保管的最終目的，二者相輔相成，這就要求我們檔案工作者在保管和利用中相互協調和相互補充。

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