檔案保管工作的意義和任務(wù)探析

張煥清

摘 要：檔案保管工作，就是以一定的技術(shù)措施和方法，對檔案進(jìn)行保護(hù)和保管。檔案工作人員要熟悉和掌握檔案損毀的規(guī)律，采取專門的技術(shù)措施，最大限度地防止與減少檔案的損毀，努力延長檔案的壽命，并保證檔案的政治安全。

關(guān)鍵詞：檔案保管；意義；任務(wù)

檔案是我們黨和國家的重要機(jī)密和寶貴的歷史財(cái)富。隨著社會(huì)主義事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案材料不斷形成和日益豐富。作為國家永久保管檔案的基地，檔案館有著神圣的責(zé)任，必須采取一切技術(shù)措施，保障國家檔案財(cái)富的完整和安全，最大限度地延長檔案的壽命。檔案工作者不僅要使檔案為當(dāng)前各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)，而且要為社會(huì)的長遠(yuǎn)利益服務(wù)。在某種意義上說，解決檔案被損壞與檔案完整安全之間的矛盾，是檔案保管工作的核心。檔案保管工作的意義可以歸納如下：

（一）維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌。檔案是歷史記錄，是國家的寶貴財(cái)富。從載體來講，它是以一定的物質(zhì)形式而存在的。由于各種因素的影響，檔案處在不斷損毀和變化的過程。檔案保管部門要維護(hù)其完整和安全，使其長久保存為子孫萬代服務(wù)，特別要保護(hù)檔案文件的原始內(nèi)容和紙張、字跡特色以及各種標(biāo)記、印章、聲音、形象等的完整。最大限度地延長檔案的壽命，才能更好地為維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌提供可靠的真憑實(shí)據(jù)。

（二）延長檔案的壽命，為國家的長遠(yuǎn)利益服務(wù)。檔案保管工作是檔案工作中的重要組成部分，將檔案保管得完整安全，反映歷史真實(shí)面貌，才能確保黨和國家對檔案的長遠(yuǎn)利用。如果保管工作只片面強(qiáng)調(diào)保護(hù)檔案的安全，而不愿提供利用的方便，檔案保管工作便失去意義。相反，只遷就一時(shí)提供利用的方便，而不顧檔案的保管壽命，最終會(huì)影響檔案的長遠(yuǎn)利用，不能最大限度地發(fā)揮檔案的使用價(jià)值。所以檔案的保管工作與提供利用之間的矛盾，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真對待，妥善加以解決。保管工作應(yīng)在保護(hù)措施、制度、辦法以及具體的技術(shù)處理上，做到既能保護(hù)檔案文件不受或減少損毀，以利延長檔案的保管壽命，又能為黨和國家各項(xiàng)事業(yè)的長遠(yuǎn)利益服務(wù)。

總之，檔案工作的實(shí)踐，要求檔案保管工作人員把檔案完整無缺地長期保管下去。這既要采取一切技術(shù)措施克服損毀因素，盡量延長檔案的壽命，為維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌服務(wù)。另一方面，要求我們檔案保管工作者，積極學(xué)習(xí)和掌握科學(xué)技術(shù)知識(shí)，提高現(xiàn)代化管理水平，切實(shí)完成檔案保管工作的任務(wù)，更好地為社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)。

檔案保管工作是向一切可能損毀檔案的各種不利因素作斗爭的過程。維護(hù)檔案的完整與安全，是檔案工作中必須遵循的基本要求。保管工作的總?cè)蝿?wù)是：檔案工作人員要克服與限制損毀檔案的各種因素，維護(hù)檔案的齊全與完整，不斷提高檔案科學(xué)管理水平，最大限度地延長檔案的壽命，保證檔案的政治安全。具體任務(wù)如下：

（一）維護(hù)檔案的完整

（1）堅(jiān)持黨和同家的集中統(tǒng)一管理檔案的原則，使國家的檔案財(cái)富集中到各個(gè)機(jī)關(guān)檔案室和各級(jí)檔案館進(jìn)行統(tǒng)一管理，不準(zhǔn)分散和私自保存。

（2）有必需的檔案庫房、柜架和其它設(shè)備。檔案庫房應(yīng)防止過高的溫濕度、光線輻射，防止有害氣體和微生物，以避免檔案的潮濕、發(fā)霉、生蟲、鼠咬和紙張變脆、磨損、字跡模糊等事故。

（3）有嚴(yán)格的責(zé)任制、措施和制度。有防止暴風(fēng)、雷電、洪水等自然災(zāi)害侵襲的措施，并嚴(yán)防盜竊，縱火等損毀檔案的事件發(fā)生。

（4）維護(hù)檔案的政治安全。建立嚴(yán)格的保密制度，堵塞一切漏洞，防止失密、泄密事件的發(fā)生。

（二）檔案庫房管理要科學(xué)

在當(dāng)前庫房管型的基礎(chǔ)上，要做到庫房、柜架、案卷規(guī)格、排列、編號(hào)統(tǒng)一化。在保持檔案文件的有機(jī)聯(lián)系的原則下，檔案存放條理化，排列系統(tǒng)化，保管科學(xué)化，便于調(diào)閱存取并有利于保護(hù)檔案文件。

（三）逐步實(shí)現(xiàn)檔案保管工作的現(xiàn)代化

隨著社會(huì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，逐步實(shí)現(xiàn)檔案保管工作的現(xiàn)代化。為保護(hù)檔案的安全，應(yīng)逐步實(shí)現(xiàn)監(jiān)護(hù)系統(tǒng)的現(xiàn)代化（自動(dòng)報(bào)警器、自動(dòng)滅火器、電子監(jiān)測等）和庫房管理現(xiàn)代比（自動(dòng)和半自動(dòng)的密集排架），采用各種先進(jìn)的技術(shù)（應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存、檢索，縮微復(fù)制，錄音，錄像等），使檔案保護(hù)工作盡量防止和減少檔案的損毀，努力延長檔案的保管壽命。

總之，檔案保管工作，是按照檔案制成材料的特點(diǎn)及其損毀的規(guī)律，研究保管檔案的技術(shù)與方法的科學(xué)。所以，檔案保管人員不僅要懂得政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、歷史、地理、物理、化學(xué)、生物、氣象等學(xué)科的知識(shí)，而且要熟悉和掌握檔案制成材料的損毀規(guī)律，克服與限制損毀檔案的因素，從而達(dá)到保護(hù)檔案的完整安全，延長其保管壽命的目的。

檔案本身是社會(huì)現(xiàn)象，以一定物質(zhì)形式存在和運(yùn)動(dòng)著。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案在數(shù)量和成分上都將日益增大和復(fù)雜，另一方面，由于各種不利因素的影響，檔案本身會(huì)不斷地?fù)p毀和減少。檔案損毀的原因有以下兩方面：

（1）檔案的自然損毀因素

①損毀檔案的內(nèi)因——檔案文件本身。檔案制成材料包括紙張、墨水、油墨、復(fù)寫紙等。

紙張，是檔案文件主要制成材料之一。紙張質(zhì)量低劣在光線、溫濕度的變化狀況下，會(huì)變黃、發(fā)脆、老化等。檔案工作者要熟悉和研究檔案制成材料的優(yōu)劣特點(diǎn)，采取相應(yīng)的技術(shù)措施，最大限度地延長檔案文件的保管壽命。

墨水、墨汁、油墨是當(dāng)前書寫扣印刷檔案文件的主要材料。書寫材料的質(zhì)量取決于原材料的質(zhì)量相加工技術(shù)的好壞。質(zhì)量低劣的書寫材料，會(huì)使文件的字跡洇化、褪色、變質(zhì)。

② 損毀檔案的外因——不適宜的溫濕溫度、光線輻射、灰塵污染、有害氣體、有害生物、水火災(zāi)害等因素。

庫內(nèi)溫度太高、濕度太大或者忽高忽低會(huì)使紙張發(fā)生膨脹和收縮，降低紙張的機(jī)械強(qiáng)度，縮短保管年限。庫內(nèi)溫度過高，檔案文件的水分蒸發(fā)，紙張變黃、變脆，耐折程度降低。溫度大，容易生霉和細(xì)菌繁殖，使字跡褪色，破壞紙張強(qiáng)度，縮短檔案文件的壽命。因此，國家規(guī)定庫內(nèi)溫度應(yīng)保持?jǐn)z氏14℃一20℃左右，相對濕度為50%一60%左右。在這樣的環(huán)境里，紙的機(jī)械強(qiáng)度最高，韌力最大，可以延長保管年限，又能限制霉菌，微生物和昆蟲的繁殖，保護(hù)紙張的耐久性。

要防止各種紫外線對檔案文件的輻射和破壞。檔案文件經(jīng)過光線的輻射之后，會(huì)使紙張很快變質(zhì)，尤其對潮濕的文件，光的破壞作用更大。

灰塵、有害氣體、微生物等都會(huì)使文件破碎，造成字跡褪色、紙張機(jī)械強(qiáng)度降低甚至腐爛。庫內(nèi)的昆蟲、霉菌、老鼠更會(huì)給檔案文件帶來嚴(yán)重的破壞。

（2）檔案的人為損壞因素

檔案在搬運(yùn)取放（庫內(nèi)搬運(yùn)、戰(zhàn)備搬運(yùn)、裝卸、打捆、調(diào)閱等）的機(jī)械磨損，結(jié)檔案文件帶來物理性損壞。另外，由于工作制度不健全，責(zé)任心不強(qiáng)，都會(huì)使檔案文件受到不同程度的很大。

檔案保管工作為檔案的利用與開發(fā)提供了基礎(chǔ)，檔案的利用又是檔案保管的最終目的，二者相輔相成，這就要求我們檔案工作者在保管和利用中相互協(xié)調(diào)和相互補(bǔ)充。

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