事業單位檔案管理信息化的必要性分析及建設途徑探討

李紅紅

摘 要：隨著社會經濟的快速發展，各事業單位的檔案管理工作也日趨復雜，不但在數量上呈現出爆炸式的增長，在質量上的要求也日益提高。在這一背景下，信息化技術也應運而生，為檔案管理信息化的發展提供了良好的技術支持。本文就首先分析了事業單位檔案管理信息化的必要性，同時闡述了當前事業單位發展檔案管理信息化所面臨的問題，并對事業單位檔案管理信息化的建設途徑進行了探討。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化；必要性；建設途徑

所謂檔案信息化管理，是指在檔案的管理過程中，運用信息化手段對檔案信息進行分類、存儲、調用、分析和加工等，從而促使檔案管理效率得以提高的一種管理手段。與一般的檔案管理方式相比，檔案的信息化管理更加有利于信息的存儲歸納和調用操作，其無紙化的辦公也大大節約了檔案管理的成本，對工作效率的提升也有著明顯的作用。此外，由于電子檔案管理在分類上更加便捷，也使得檔案管理工作能夠進行更加規范化的操作。

1 事業單位檔案管理信息化的必要性分析

事業單位的檔案管理工作是一項綜合性較強的系統工程，具備有極強的專業性特點。但在另一方面，由于行業的快速發展和行業數據的爆炸式發展，檔案的數量也呈現出幾何倍數的增長，若檔案管理還停留在傳統的紙質化階段，不僅會浪費大量的人力物力和財力，同時管理效率和水平也無法得到有效提高。隨著檔案管理信息化建設在各行業中的深入，其優點也日益被人們發掘。

檔案管理信息化是今后檔案管理的發展趨勢，也是今后簡化檔案管理工作，提高檔案管理效率及水平的必然選擇。事業檔案管理信息化建設是基于網絡環境下的一次檔案管理升級，在建設過程中，能對大量的數據進行準確的分類存儲，并進行有效的檢索調用，極大的提高了檔案的完整性與安全性，對調用效率的提升也有很大作用。用戶通過互聯網或局域網就能登錄檔案數據庫，這部件簡化了存儲，還簡化了檔案信息服務的流程，對信息資源的利用率也得以提高。此外，信息化的檔案建設不會在使用中打亂檔案的存儲分類，也不會對后續的檔案瀏覽者造成影響，大大簡化了檔案管理人員的工作難度。

2 事業單位發展檔案管理信息化所面臨的問題

2.1 檔案管理人員的信息化素養有待提升

事業單位的多數檔案管理人員都存在信息化素養偏低的情況，他們往往習慣于紙質化的檔案管理手段。對計算機的運用還缺乏一定的了解，此外，在檔案的信息化建設過程中，需要對紙質數據進行電子化錄入，這也需要一定的計算機運用和信息處理技術。但是在實際的操作中，由于多數檔案管理人員并非計算機專業，對計算機和信息處理技術的缺乏，導致了檔案管理信息化進程的緩慢。

2.2 檔案管理信息化建設的基礎設施建設不足

事業單位要推薦檔案管理工作的信息化建設，就離不開配套軟硬件的支持。但是，目前不同的事業單位的軟硬件配置有著很大的差異，通常東部沿海地區的軟硬件配置要大大優于中西部地區。這造成了在事業單位的信息化建設中無法進行有效的統一和規范性操作，對檔案管理信息化的建設普及造成了不良影響。

2.3 事業檔案管理信息化建設缺乏規劃和制度化的建設

由于我國事業單位眾多，且各地區的檔案管理人員素質和信息化建設配套設備差距極大。因此，在整個事業單位中，信息化建設也沒有形成一個良好的規劃和制度建設，這導致了很多事業單位缺乏創新意識，在檔案管理信息化建設方面缺乏動力。同時，由于檔案管理信息化的建設需要投入一定的人力物力和財力，需要得到領導的重視，但由于制度化建設的欠缺和信息化建設意思的淡薄，就容易導致事業單位信息化建設停滯不前的問題。

3 事業單位檔案管理信息化的建設途徑探討

3.1 提升檔案管理人員的信息化素質

事業單位的檔案管理信息化建設，需要一批具有極高信息化素養的專門人才進行推動。為此。事業單位在招聘中強化對計算機專業和信息化素養較高的專門人才的招聘工作，同時，事業單位還可以定期安排檔案管理工作人員進行系統化的信息化知識培訓。通過引進人才和培養老員工的方式，雙管齊下的提高檔案管理部門的信息化水平，從而為事業單位的檔案管理信息化建設打下良好的人力資源基礎。此外，除了信息化素質的提升以外，還要注重檔案管理人員的愛崗敬業教育培訓，使檔案管理工作人員的綜合化素質得到提高。

3.2 強化檔案管理基礎設施的建設工作

基礎設施的配備也是檔案管理信息化建設的重要前提。因此，各事業單位在推進檔案管理信息化建設的過程中，要加大各種軟硬件方面的通入，不斷更新現有的計算機硬件設備，同時積極開發和引進先進的檔案管理軟件。這樣不僅能避免因硬件問題而造成的檔案信息丟失和泄露問題，同時可以通過優秀的軟件應用極大的簡化檔案管理工作，并提升管理效率。此外，在檔案管理的過程中，還要積極進行檔案資料的備份管理，防止因數據丟失而造成的檔案管理問題。

3.3 針對檔案管理信息化進行制度化的建設

對檔案管理信息化進行制度化建設，有利于保證檔案管理工作的信息化建設順利展開，并為其發展提供有效的制度支持和科學依據。因此，各事業單位應該積極進行制度化的檔案管理信息化建設，并根據事業單位的具體情況進行細節方面的調整，便于其執行的可操作性。同時，還需要制定良好的監管體系，對檔案的信息化管理工作進行全方位的監管，從而在促進檔案管理信息化規范發展的同時，避免因信息泄露出現的各種問題。在制度化的構建過程中，要明確各個職能部門的責任，根據不同的權責劃分進行不同的管理，從而督促各職能人員做好其分內工作。

3.4 進行合理的檔案管理信息化建設的規劃工作

在進行檔案管理信息化建設的過程中，要遵循解放思想，實事求是的原則。對整個檔案管理信息化建設進行合理規劃，并做好各項調研及建設安排。并通過信息化平臺的構建工作，使整個檔案管理工作逐步轉移到信息化的發展軌道上來，在提升管理效率的同時，也為信息的需求者提供更加優質的信息資源服務。事業單位的領導和各階層員工要充分認識到檔案管理信息化建設的重要性，并在日常的工作中，積極配合檔案管理部門的信息化建設工作，為構建高效、安全的檔案管理體統提供強大的后備支持。

3.5 在信息化建設中做好檔案保密工作

事業單位的檔案具有一定的保密性質，可能涉及到國家利益或者國家安全。因此，在事業單位的檔案管理信息化建設過程中，一定要構建起良好的信息保密機制。從而使檔案信息管理在存儲、調用及傳播的過程中，確保檔案管理的安全性和保密性。

4 結束語

檔案管理信息化的建設是時代發展的必然趨勢，其信息化發展能有效提高檔案管理的效率，避免資源浪費。因此，事業單位應該順應這一歷史潮流，積極強化檔案管理人員的信息化素質及檔案管理的基礎設施配備，并通過檔案管理信息化建設的制度化建設及合理規劃，推動事業單位檔案管理信息化的健康發展。此外，在檔案管理信息化的建設過程中，還要注意保障檔案管理的安全性和機密性，避免因信息泄露造成的國家利益受損。

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