檔案管理現代化的重要性

摘 要：任何企事業單位都離不開檔案管理，而現代化管理就是給檔案管理帶來很多方便。檔案管理現代化是改變原來的管理模式，改變手寫、檔案類管理模式的現代化管理模式，是由計算機編譯，將相關文件掃描成計算機，整體規劃布置，使用方便，更加減少占用空間，最重要的是為企業發展提供一個非常方便的支持服務。

關鍵詞：檔案；管理；重要性

隨著全球經濟一體化的不斷發展，現代企業制度開始在全球范圍內廣泛建立起來。 而企業的檔案管理工作作為企業內部管理的關鍵環節，對企業行政管理工作的開展起著重要作用。 由于檔案管理工作的特殊性，很容易使其與企業發展的其他方面脫節，進而影響企業的順利運行，企業檔案管理的現代發展是解決檔案管理問題的關鍵。

1企業檔案管理現代化的重要性

（一）檔案管理的概念

檔案管理是一個非常復雜的工作，分為多個步驟和層次，首先要按類別對文件進行分類，然后對每一個類別的文件的重要性進行調整，然后對檔案的基本信息進行整理和總結，最后把檔案歸檔到各個區域，定期檢查檔案的完整性。所以檔案管理工作是一項管理性的工作。雖然研究檔案館部門、編輯等活動，但目標是使企業更好地適應社會發展的需要，具有一定的服務性。

（二）檔案管理的現狀

自《中華人民共和國檔案法》實施以來，廣大檔案工作者依據《檔案法》，取得了可喜的成績：檔案法規和規章制度逐步建立并完善， 做到有法可依，有章可循； 檔案管理體制逐步完善，形成統一領導、分級管理體系；但是，檔案管理工作還是很難滿足社會的需求，差距主要表現在以下幾個方面：

1.基層檔案管理不平衡。文件管理系統不完善。管理機制不好行使職權。檔案管理部門無專業圖書，無檔案規范可操作，無專業人員。首先，缺乏檔案管理意識。人們對檔案的重要性認識不足，了解不夠。 在人們的心目中，檔案部門是一個無足輕重的單位，不重要。有的領導片面認為，只要經濟建設搞好就行，檔案工作的好壞無關緊要。由于缺乏領導支持，檔案管理工作沒有得到很大的發展。

2.管理模式陳舊。 隨著科技的發展高新技術產業的發展和推廣，新事物層出不窮，其記錄形式和內容多樣而復雜，檔案的范疇進一步擴大。然而，大多數單位跟不上檔案管理的發展。文件管理部門不能用計算機和網絡技術進行檔案管理服務，但一直采用傳統的操作模式。

3.對檔紊工作宣傳不夠，群眾參與悲識薄弱

由于對檔案工作的宣傳力度不大、廣度不夠，檔案工作在社會上影響不大、知名度不高，很多人對檔案工作不了解。 大多數人認為檔案館無非是保管資料，是一個無足輕重的單位。 因此，要搞好檔案工作，檔案管理部門必須改變過去默默無聞式的工作方式，應該通過各種手段，大力宣傳檔案工作， 增加群眾對檔案工作的理解、重視和支持，同時，要增強自身的檔案意識，使檔案工作走向全民，走向社會。

4機關檔案管理存在問題。 一般權限僅限于紙質文件的管理，電子信息統一集中，無需錄入，無需電子處理。檔案信息的影響，檔案信息資源不能共享優勢。

5.企業檔案管理存在問題。 企業檔案工作反映了生產、經營和科研的重大活動，但由于缺乏計算機化，許多企業的內部檔案資源無法共享。影響了企業內部各部門之間的信息互用。

2 檔案管理現代化的必要性

1.時代發展的要求。 新世紀、新時代，電子信息技術的發展要求必須努力實現檔案管理工作的現代化。計算機網絡等三次科技革命帶來了新技術和新方法，在社會生活各個領域和各部門得到了廣泛的應用。

2.文件保護和利用要求。檔案的保護和有效利用也要求企業早日實現檔案管理現代化。由于許多文件存放時間長，除檔案保護措施不充分外，造成了紙質檔案中一些因長期缺乏保護而出現脫落和模糊現象。同時，它不能同時掌握相關檔案，降低檔案信息的使用效率，不利于實現工作的有效性和靈活性。現代檔案管理將帶來許多好處，首先，要保存檔案完整性的內容，經常性發生在過去的文件被打破或丟失的現象，引進現代管理之后，這種情況將大大改善；其次，文件可以更精細分割，不再需要手工記錄文件，而且更多的人不需要整理文件，既降低了工作強度，又提高了工作效率。

3 我國現階段的檔案管理現代化發展中存在的問題

1.檔案管理工作的規范性較差

企業檔案管理的一個重要因素是檔案管理的規范化和規范化。然而，由于中國的經濟仍處于發展的轉型期，許多行業都在發生變化，許多行業的標準化和標準化程度不高。當然，這個問題也反映在國內企業檔案管理問題上。現階段，在中國很多企業檔案管理工作的責任分工是極其混亂的保密規定，內部管理秩序管理不到位，文件管理和分類不明確，文件沒有規定的現象。因此沒有規范的檔案管理工作的檔案管理工作不僅給企業本身帶來了一些問題，阻礙了企業檔案管理的現代化，同時也給其他部門在企業工作中造成了一定的障礙，不利于企業的良性發展。

2.檔案管理資金投入不足

很多公司重視檔案管理部門不高，只要文件可以保存，我不知道，這樣一個粗略的工作，會帶來很多隱患；越來越多的企業檔案管理進入了一個資金嚴重短缺，許多檔案管理部門保存文件柜文件已經損壞，許多文件已經發霉。這些都直接關系到檔案管理部門的基本情況，而且檔案管理部門對資金投入的成果也較少；現代管理模式要求較高的資金投入，這也是企業規劃面臨資金短缺的問題。

4 加強檔案管理在工作中的重要程度

1.利用現代化帶領檔案管理進一步發展

運用現代技術，對原有檔案管理模式進行改革，提高工作效率和有效管理，減輕員工的勞動負擔，更重要的是保證檔案的完整性和準確性，進行檔案管理工作，要遵循集中統一管理國家檔案、維護檔案的完整與安全、便于利用的原則。只有按照真正的檔案管理的原則，實現標準化和標準化，以檔案的現代化企業管理奠定了堅實的基礎。

2.使檔案管理的建筑和設備達標

從每個房間的濕度、溫度、位置等方面考慮，保證文件的安全性和可靠性，同時還增加一些可控制溫濕度控制的電子信息設備，增加科學檔案管理，爭取早日實現對檔案管理工作的現代化目標。

3.培養現代化的適于檔案管理的人才

檔案管理人員的工作能力與檔案管理工作有著最直接的聯系，是檔案管理工作的基礎。加強對企業檔案管理人員的培訓管理，打造一批掌握現代科技人才的優秀檔案管理人員，適應自動化辦公、無紙化辦公等現代化辦公。走出高科技含量的企業檔案管理現代化。檔案管理人員的培養和引進應重視工程技術人員、組織管理人員、技術操作和維護人員的培訓。將檔案管理工作做到實處，做到最好。

5 結語

現階段，為國家現代化服務是我國的一項政治任務。檔案工作的政治保密檔案工作績效之一。我們國家的檔案，記載著政治、經濟、軍事、文化及科學技囂震_術等方面的情況，其中大多數屬于機密。 因此，檔案工作者必須樹立正確的保密觀念，采取各種有效措施，保護好黨和國家的機密。檔案工作者要充分認識檔案館的工作特點，建立明確的服務意識，努力為我國的現代化。

參考文獻

[1]李春雨，王偉杰.淺議如何做好檔案管理工作[J].中外企業家，2009（12）：15-17..[2]李紅.論新形勢下的檔案管理現代化[J].中國水運（社科版），2007（04）：18-20.

作者簡介

馬青（1986-），女，延安，陜西省延安市職業技術學院。endprint