關于檔案管理信息化建設若干問題的思考

楊小鵬+王惠萍+吳凌霞+徐延華

【摘要】隨著我國社會經濟的不斷發展，科學技術的不斷進步，電子信息技術在人們日常生活當中的普及和應用越來越廣泛，并且為人們節省了很多工作時間，讓復雜的工作變得簡單，有效地提升了工作的效率和質量。在傳統的檔案管理工作當中還有很多的紙質資料以及文檔等，工作人員的工作量比較大，非常容易出現錯誤。現代化信息技術的應用為檔案管理信息化建設提供了良好的發展契機。基于此，本文針對檔案管理信息化建設進行分析和研究。

【關鍵詞】檔案管理；信息化建設；問題；對策

現代信息技術為檔案管理工作的發展帶來了機遇，同時為其發展提供一個良好的發展機會，信息化背景下的檔案管理不僅能夠減少人力資源，還能夠有效地提高檔案管理過程中的準確性以及工作效率等，檔案管理工作人員只需要在檔案的信息系統上進行簡單的操作就能夠找出所需要的檔案信息。另外，檔案信息化管理還能夠將社會上各種有相關聯系的事業單位有效地聯系起來，為社會經濟的快速發展提供一定的幫助。因此，對當前檔案信息化管理建設展開研究是十分必要的。

一、檔案管理信息化建設中存在的問題

（一）對檔案信息化管理認識不足。檔案管理信息化建設不僅僅是對檔案和信息的管理，不能將其僅僅當成是檔案的儲存，信息化管理應該根據檔案管理方式的轉變而產生的一種新型管理理念，不是單純地對檔案進行保管和收集，應該構建一個比較系統化的檔案管理系統。

（二）檔案管理系統的建設不完善。當前我國檔案管理系統當中缺乏一個具有較強規范化和標準化的管理系統。保障檔案信息管理的前提和基礎就是應該具有規范的系統，但是當前的系統過于復雜，并且在收集檔案信息的過程中并沒有做到高質量的要求，內容相對比較粗糙，很容易出現遺漏和缺失，同時檔案管理的信息化構建具有較強的局限性。

（三）檔案管理人員素質有待提升。檔案管理相關工作人員在實際的工作中綜合素質和能力都不能滿足信息化建設的管理要求。工作人員不僅應該具有較強的知識，還應該具備較強的信息管理能力，有效解決信息技術在管理當中出現的問題，及時解決工作當中存在的問題。

二、檔案管理信息化建設的方法和策略

（一）增強檔案管理工作中的服務意識。實際上檔案管理是為人民服務的，檔案管理人員應該樹立檔案管理的服務意識，在實際的管理工作當中構建正確的服務理念，不斷提升檔案管理服務質量。在加強檔案管理工作的過程中，應該對文件進行及時的接收和記錄，并且應該按照相應的類別加以歸檔，只有這樣才夠更好地進行下一項工作，促使檔案能夠充分發揮出應有的作用。同時，通過檔案管理模式的不斷創新和發展，有效加強檔案信息化管理為人們提高良好服務的作用。

（二）加強檔案管理工作的規范化和標準化。在實際的檔案管理信息化建設工作當中應該加強檔案管理工作的規范化和標準化，這是檔案管理工作必須要做到的，同時提升管理工作的質量和服務手段，達到最滿意的工作效果。檔案管理的信息化構建應該充分利用先進的科技手段，將傳統紙質的檔案和資料轉化成為數字化的信息，不管是剛開始的人工輸入還是后來的數字化管理都需要相應的規范，依照這個原則將工作進行有效的落實。

（三）提升檔案管理工作人員的素質。在實際的檔案管理信息化建設的過程中，應該提升檔案管理工作人員的素質。信息化技術對工作人員的素質和能力有更高的要求。檔案管理工作人員不僅要對傳統檔案管理工作以及相關的業務知識具有一定程度的了解，還應該充分掌握計算機等相關的信息化技術以及相關的操作方法，在工作過程中解決相應的問題。信息技術不斷發展和更新，檔案管理系統就會不斷地更新，因此，工作人員也應該對知識進行及時更新，保障檔案信息化管理更好地實施。

三、結語

綜上所述，隨著我國社會經濟的不斷發展，科學技術的不斷進步，電子信息化技術在人們日常生活當中的普及和應用越來越廣泛，將信息化相關技術應用在檔案管理工作當中是社會經濟發展的必然趨勢，信息化管理技術能夠讓檔案管理工作變得更加有效、輕松，能夠有效地提高工作效率和質量。但是不管怎樣，檔案管理信息化建設的宗旨都是為人民服務，以此來滿足人們的實際需求，為信息需求者提供高質量的服務。

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