淺析基于協同辦公系統的高校信息化建設

張春艷++李海文

【摘要】高校的行政管理方式正悄然發生著變化，但現實也存在很多問題，如業務歸屬問題、信息標準化規范化問題、電子文件歸檔管理問題、數據存儲問題等等。目前，對于商務學院來說，協同辦公系統勢必成為最有效的一種工作管理方式。它將結束傳統的辦公模式，實現無紙化辦公，提高管理工作效率。

【關鍵詞】高校；協同辦公；信息化

伴隨著高等教育的發展，高校的行政管理變得日趨重要，提高日常辦公效率就成了高校管理中的重要內容之一。通過使用辦公自動化系統來規范日常辦公行為，不僅能夠加強高校的內部管理，優化配置資源，節約人力財力物力，而且能夠簡化辦公流程，提高行政工作效率。隨著網絡技術的進步，3G、4G網絡時代的到來，移動辦公理念隨之被人們提出，并迅速被予以應用。移動辦公自動化技術更加人性化、智能化、及時化，讓管理者的行政辦公不受場所的局限，隨時隨地都可以輕松辦公。

一、研究目標

創造一個信息化、系統化的移動辦公環境，利用無線化、智能化的技術手段，減少不必要的信息流轉環節，為各個部門的教職員工提供日常辦公的服務，加速信息傳遞效率，提高信息傳遞的穩定性，利用3G網絡，使用移動終端APP軟件進行移動辦公，做到隨時隨地處理待辦事宜，有效地實現工作效率并提高可靠性。

實現全過程的電子化公文流轉，代替紙質化文件，從公文的起草、修改、批閱、傳閱、發布、存檔、查閱整個過程全部在線完成，或通過手機移動終端完成。

通過短信或微信平臺，輔以對公文處理節點的用戶進行實時提醒和通知，利用平臺向各用戶綁定的手機號碼推送短消息，節約了時間，提高了效率。

實現移動辦公。在手機安裝app客戶端軟件，利用3G、4G無線網絡，可直接在智能手機上登陸辦公自動化系統，隨時隨地處理公文等業務工作。在此基礎上，實現部門數據信息共享，讓數據的查閱更加便捷化。

二、現實情況

面臨的一個問題是業務流程問題。高校各種門類的業務流程復雜繁多，如果第一次辦理業務的師生不了解流程，不熟悉各個職能部門的話，從提交申請到最終完成往往需要往返多次。另外，業務流程雖有一定的制度，但是細節上仍然會因人的不同而有所變化，帶有一定的隨意性。比如合同蓋章事宜，經常有教師拿著合同或協議文本來辦公室辦理合同公章蓋章事宜，但按照規定，合同公章需要經過主管院領導審批同意后才能使用，來辦理業務的教師需要先找到主管院領導簽字，才能辦理蓋章業務；如果遇到領導外出開會或出差，無法簽字的情況下，通過微信、短信或電話的方式確認同意，亦可以先辦理蓋章業務，再等領導回來補簽字，可經常出現忘記補簽字的情況；另外，如果遇到無法聯系上主管院領導的情況，教師們多跑幾次也是常有的事，這必然導致前來辦理業務的教師怨言聲起。如果能夠實現協同辦公，進行網上流程管理，領導們無論身處何地，只要能上網，就可以及時查看到待審批事項，教師們也可以隨時了解到待辦事項的進展情況，避免在多個部門之間跑來跑去，將極大地提高辦事效率。

面臨的另一個問題就是信息素養問題。撰寫學院總結是辦公室的重要工作之一，在撰稿時，就需要從相應職能部門搜集很多數據來支撐內容，慢慢地總結發現這類數據是總結稿里的常規項，以人事處為例，經常需要該部門提供專業或專職教師中高級職稱比例、海外訪學及企業實踐情況等方面的數據，多次協作配合后，人事處已按照需求將常規項制作成表格，每次數據異動就及時做好更新，辦公室無論什么時候向該部門要這類數據，都可以立等可取、無需等待，而且，人事處也很注重同類數據縱向的保存，這為后續的統計工作帶來很大便利，但并不是所有的職能部門都能夠及時做好數據歸類總結。

高校基層管理人員被繁瑣重復勞動耗去大量時間，沒有充分的時間和精力去綜合、分析、解決管理中出現的重要、重大問題，且大多數人對數據缺乏足夠的敏感度。雖然他們每天都在接觸各式各樣的數據，結構性的、非結構性的，但一般都以被動地完成上級交辦的任務為主，往往重心都是在事后處理上，而不是事前預測上，較少具有前瞻性地去收集和整理數據。

面臨的第三個問題就是數據信息的共享問題。日常工作中，經常發生當需要某些數據時，部門A說數據不歸我們統計，部門B說這個數據應該是部門A掌握。大家不知道該從哪獲取數據，數據的歸屬不清。在高校中，數據分散在不同的部處，哪個部處負責收集，如何快速有效地鑒別有用和無用的數據并加以保存是需要解決的問題之一。

由于信息缺乏有效的共享，經常會出現學生部門統計的學生人數和教務部門統計的學生人數、人事部門統計的教職工人數和財務部門統計的人數等有較大的出入。再比如職稱評定和各種科研項目申報中，目前的申報方式是逐人分別向兩個部門提交申報材料。而事實上，這兩部分至少都會涉及到個人基本信息、個人學術經歷和科研成果等相關信息，因為目前尚沒有一個統一的平臺將這些數據一次性收集并實時更新，所以許多數據形成了一個個“信息孤島”，浪費大量人力和物力。

三、 解決方案

（一）樹立健全的管理理念、培養良好的信息素養。高校要更新管理思想、改變管理觀念，通過完善管理機制，促進行政管理人員正確樹立“為老師學生服務、為教學科研服務”的管理意識。作為教學科研的聚集地，高校迫切需要高效率、高質量、低消耗的管理水平與之相適應，而傳統意義上具備良好的政治素質、道德素質和業務素質的基層管理者已不能很好地滿足大數據時代的要求。良好的信息素養成為大數據時代高校基層管理人員必須具備的重要素質。

高校領導層應首先認識到信息化建設的重要性，其次，結合具體工作讓基層管理人員認識到信息素養對其提升履職能力的重要性，以增強基層管理人員收集日常數據的興趣。

領導層須真正落實優勝劣汰的競爭機制和以崗擇人的用人機制，慢慢分流一部分效率不高和富余人員，能者上，庸者下，獎優罰劣。只有這樣才能激勵基層管理人員的工作熱情，避免大鍋飯現象。

（二）建立統一的管理和共享平臺。首先打破各個部門和各項業務之間的“信息孤島”，建立統一信息平臺，實現海量數據的共享。作為高層次人才聚集地的高校，則應先從責任清、需求清、資源清、對象清等方面出發，出臺相應的管理規定，制定業務、數據標準及系統整合方案，規范和約束數據的采集、傳輸、儲存、使用等各個環節，這是高校管理人員有效利用大數據服務教學科研這一中心工作的前提和基礎。同時，在規范管理的基礎上，從散兵作戰型管理向協同共享型管理轉型，以盡快盤活各部門以及各項業務流程中涵蓋教學、科研、人員信息、資產等方面的數據，從而提升整體管理服務效率。

目前，商務學院里正在使用的信息平臺有學院外網，數字校園統一平臺（oa網），學院內網，大螞蟻軟件，微信公眾號等等，各種文件通知的投放及發布的渠道太多，比如：郵件、微信、飛信、QQ以及各種APP，渠道多了，必然造成一定的信息困擾，經常會發生某個通知不知是在哪個地方接收的？確定一個官方發布信息的平臺，避免讓大家到各個軟件程序里去到處找尋信息。

（三）加強數據分析和應用能力。簡單的數據收集共享已無法滿足高校行政管理信息化的要求，充分利用大數據分析給管理層提供決策支持已是勢在必行。進行大數據分析的信息數據不會來自一個數據來源，而是多個數據來源，數據的收集和管理不再是人事部門或信息部門的事情，需要各部處的支持和相互配合，不僅要關注綜合性數據和關鍵數據，而且要關注基礎數據，通過加快數據系統的建設、公開和共享，提高對數據的挖掘分析和應用能力。

比如通過對教務系統的成績跟蹤實時掌握一名學生的學習情況并及時幫助補缺漏；通過校園一卡通刷卡數據的監控了解學生的消費習慣并以此作為貧困資助的參考，通過教職工對校園一卡通使用的類別、次數、頻率等數據進行分析，可以找出其最需要和最常用的服務是哪些，據此來優化服務布局，把服務做到人的心坎上去，可以實現服務從粗放式管理向精細化管理的轉變。

通過圖書館圖書借閱檢索系統和教職工瀏覽所形成的非結構化數據等，可以對不同教職工的偏好進行分析，為開展個性化服務提供依據，此外，對相同學科人才的借閱和瀏覽數據進行匯總，可以分析各學科領域最新的科研動向，為高校人才的科研決策提供服務。

四、結語

通過以上的分析，可以看出高校的行政管理方式正悄然發生著變化，但現實也存在很多問題，如業務歸屬問題、信息標準化規范化問題、電子文件歸檔管理問題、數據存儲問題等等。目前，對于商務學院來說，協同辦公系統勢必成為最有效的一種工作管理方式。協同辦公系統面向全院教職員工，教職工在該平臺下通過網絡發送和接收有關信息，在線處理各項業務，再根據自己的職責權限，管理各種申請、查詢等事項。協同辦公系統是高校數字化校園建設的重要組成部分。它將結束傳統的辦公模式，實現無紙化辦公，提高管理工作效率。