提高行政機關文件管理效率的研究

姚媛

【摘要】隨著我國經濟的進步和社會的發展，人們的生活水平逐漸提高，節奏也逐漸加快。再加上高新技術以及計算機技術在人們生活與工作中的普及，未來的發展趨勢要求文件管理的效率必須提高。但是從整體來看，我國由于地域遼闊，百姓較為分散，很多地區受到地理位置和客觀條件的約束，在機械化的過程中遇到了很多難以想象的問題，甚至有些落后地區不能進行文件管理的電子化改革，這些傳統落后的局面嚴重降低了我國行政機關文件管理的整體效率。

【關鍵詞】行政機關；文件管理；提高效率

文件管理早在100多年前就已經受到了美國相關工作人員的重視，當時主要探討的相關話題是文件生命周期理論，在那個年代，人們認為文件管理的實質是為了讓文件中的信息得到充分利用，直到其中的利用價值消耗殆盡而被損壞，或者是有一些具有永久價值的文件會被一直保存下去的整體過程。計算機技術的普及讓無紙化辦公具有更深層次的內涵。當代進行無紙化辦公的意義主要是將知識作為管理主體，高新計算機技術只是管理的手段，目的也是為了提高管理的效率。現在我們就需要對當代的文件管理進行深刻的思索，力圖通過優化管理流程、加大客觀條件的投資、提高行政機關工作人員的素質來提高文件管理效率。

一、行政機關中文件管理的實際特征

（一）科學性。行政機關一般來說是企業或者事業單位中文件聚集的地方，是為整個企業或者事業單位提供信息服務的場所，所以一般在行政機關中的文件管理都是科學規范、可靠有效的。

（二）完整性。文件管理工作一般來說是對整個文件進行管理，不能因為特殊情況就只針對文件其中的一部分進行管理。尤其在行政機關中文件管理被視為尤為重要的事情，工作人員必須嚴格按照要求將整個機構的所有文件進行科學有效的處理，才能達到文件管理的最終目的。

（三）系統性。行政機關本身就是一個嚴格有序的機構，因此文件管理工作的流程也必須具有系統的規劃和管理。文件管理也是為了滿足行政機關各部門的要求才進行實施的，所以文件管理工作必須迎合各部門的需求，遵守各部門的規章制度，以此滿足行政機關對于文件管理的期待。

（四）政治性和權威性。行政機關一般來說在某地都具有管理色彩和指揮色彩，各層行政機關的任務也是為了對地方的事件進行公平公正的決策管理和控制，只要在文件管理過程中保證文件傳遞的順暢性和文件本體的權威性，才能讓政府部門為百姓提供更好的服務，受到更深的尊敬。

二、提高行政機關文件管理效率的有效措施

在當代計算機技術橫行的時代，任何工作是很難脫離計算機技術的。所以我們在學會利用計算機技術提高辦公效率的同時，不能僅僅停留在當前的狀態，而應該進一步思考，深入學習相關的文件管理理論知識，力圖通過優化文件管理工作流程，改進文件管理工作相關細節來提高文件管理效率。

（一）重視行政機關中文件管理理論知識的傳播，提升工作人員的整體素質。行政機關應該定期組織專業培訓課程，加強工作人員之間的交流與學習，建立完善的管理制度，強制工作人員參與理論課程，讓這些工作人員可以在工作之余體會到學習的快樂，掌握更完善更新潮的知識，自身的文化修養提高了，自身的工作能力與控制能力也就會隨之上升，最終實現高效的文件管理工作。如果每一個行政機關中的文件管理工作人員沒有充分認識自己的工作崗位和工作性質，在工作過程中只會考慮自己的工作細節，反而忽視了與其他部門之間的合作與協調，這樣只會適得其反，降低文件管理的效率。

（二）完善行政機關文件管理工作的規章制度。一般來說，任何機構在工作過程中都有自己的一套規章制度，是每一位工作人員都要履行的，因為只有對工作人員的工作進行嚴格的管理，工作流程才會具有嚴謹性，但是不可避免的很多工作人員為了追求嚴苛的工作制度，會在工作時缺失本應該要有的靈活性。所以行政機關在設置文件管理規章制度時一定要考慮到實際工作中可能會遇到的各種問題，結合實際情況的方方面面，設置相應的靈活區間，避免將簡單的工作變得復雜化，從而進一步提高文件管理工作的效率。

（三）及時更新健全行政機關文件管理的工作環境。要想提高行政機關中文件管理的效率，一定要學會充分利用現有的先進科學技術，全面實現文件的電子化管理。只有行政機關和文件管理部門不斷地加強基礎設施的投資，重視文件管理的工作環境，優化工作內部管理工具，努力建立一個合理的、高效的網絡互連體系、性能優越的服務器、海量的存儲系統和信息共享平臺，購買一些質量較好的資源數據庫，利用信息共享平臺，實現行政機關內部文件管理的規范化和效率化。

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