做好企業檔案編研服務探析

張榮亮

【摘要】編研服務是開發檔案資源提供優質服務的一條有效途徑。本文著重闡述了檔案編研服務的目的和意義，并根據發電企業檔案編研問題和難點，提出編研服務的途徑。

【關鍵詞】信息；檔案；編研服務

作為一個發電企業的基礎性的管理活動，檔案管理對于電力企業的健康發展有著十分重大的意義，其中檔案編研工作能夠為企業領導者提供具有使用價值的資料，輔助領導層作出正確的決策，隨著電力企業檔案信息化的發展，使檔案的編研工作具有更為豐富的內涵，發揮著極其重要且不可替代的作用。

一、企業檔案編研工作的目的和意義

現代科學技術發展的趨勢表明，相鄰領域或專題項目之間相互交叉、相互推動、相互滲透、相互影響、共同發展。

（一）檔案的編研服務是最主動的服務方式。對檔案室建設和檔案人員素質的提高取得長足的進步，為企業創造了巨大的經濟效益和廣泛的社會效益。

（二）檔案編研是衡量檔案管理基礎工作的標志。是促進檔案工作自身建設的有效途徑，是提高檔案管理水平的重要手段。

（三）檔案編研是保護檔案原件，積累和流傳檔案史料的有效措施。可以解決企業檔案副本有限與廣泛需要利用之間的矛盾。用戶通過對編研成果的利用，避免或減少了對檔案原件的直接翻閱并由此而造成的損害，利于其世代長傳。同時，即使遇有不測，亦能失此存彼，為多途徑保存檔案史料創造條件。

（四）檔案編研工作能激發檔案人員的工作積極性。有利于提高檔案管理業務水平和工作能力，拓闊視野。

二、企業檔案編研工作存在的問題與難點

與飛速發展的現代信息技術和檔案需求相比，當前發電企業檔案的編研還存在著差距，還有許多問題和難點亟待解決。

（一）增加了檔案開發利用的難度。高速發展的現代信息技術，提供了新的信息存儲載體、傳遞渠道及信息處理方式，使得檔案信息數量劇增，形式各異從而增加了其開發利用的難度。

（二）缺乏用戶需求的調查和分析，缺乏針對性、有效性、高品質新穎的編研成果。隨著信息化程度的不斷提高，人們對信息的需求發生了全方位的變化。在利用檔案上，不僅要求提供原始信息，尤其需要提供經過分析、預測、綜合的信息。

（三）用戶檔案意識淡薄，編研服務檔案基礎材料欠缺。檔案編研是對檔案材料進行選擇、分析、綜合、加工的基礎上進行，是向讀者提供和介紹新穎、有價值的檔案信息。

（四）檔案人員素質不夠。開發利用檔案信息資源是長期積累，不斷更新的過程，這必然要求具備相對穩定、專業水平較強、業務素質較高的檔案人員。

三、開展檔案編研服務途徑

（一）關注熱點和焦點，緊緊把握編研服務的方向。首先，關注領導提出的要求，要分析是領導長期關心的、影響全局的問題，還是臨時提出的、局部的問題，分出輕重緩急，把握各時期的中心工作，為決策層提供編研服務。其次，關注工作實踐（如行政管理、企業經營、生產）中出現的、要求解決的問題，從而為企業管理、經營、生產提供編研服務。

（二）開展檔案利用需求調查。檔案人員對檔案的利用需求進行廣泛細致的調查、綜合分析和預測，力求編研成果取得最主動、最有效的服務。調查途徑：1.認真研究上級部門的方針政策，明確各項工作的指導思想，配合中心工作尋找有現實意義的題材。2.加強情報收集工作，研究需求信息。3.與各系統、各部門密切聯系并咨詢，通過對用戶填寫調閱單位、利用效果調查表，了解用戶需求。4.發放需求調查表。5.經常參加有關的重要會議和學術活動，了解工作動態、任務、計劃等。6.向有關單位、部門、專家征求意見，尋求合作。7.主動向領導、有關部門提供、介紹檔案內容，讓他們按需求確定編研服務的內容。

（三）檔案人員自身素質提高。檔案人員熟悉與編研題材有關的理論、專業知識，查閱有關的其他著作和論文，全面掌握編研課題的內容或事件的基本梗概，掌握有關的研究狀況、最新學術成果、有關的爭論焦點和問題癥結、缺少哪些關鍵材料、經驗與教訓等。另外，對相關的檔案材料從宏觀上有針對性地調查分析，了解其數量、成分、完整程度、涉及范圍等。

（四）將編研工作納入管理制度，建立編研工作網絡，以發揮“集團軍作戰”的優勢。檔案的編研工作有兩種方式：一是檔案部門獨立編研，二是聯合編研。即組織不同方面的編研力量，開展聯合協作，或者實行檔案信息資源共享，或者共同完成某些編研項目。聯合編研可以采取多種形式，既可以是檔案部門與有關職能管理部門聯合，也可以是檔案部門與生產部門的聯合。總之，可以放寬視野，調動一切可以調動的力量，從而拓展檔案編研的專業內容。

（五）積極探索和實踐網絡環境下的檔案編研服務。隨著網絡技術的快速發展和普遍利用，社會各方面的信息都向載體和傳播方式的多元化轉變，出現紙質檔案、聲像檔案、電子檔案等各種表現形式的檔案并存的格局，檔案編研服務理所當然的要緊跟檔案現代化的步伐，關注網絡編研的發展方向，以便更有效地為利用者提供服務。

總之，編研服務為企業產生的經濟效益和社會效益都是不可估量的。檔案工作者要敢于突破那些與時代發展不相適應的工作理念和工作模式，在工作實踐中勇于探索、敢于創新，通過創新編研做好檔案服務的新篇章。