醫院照片管理工作初探

黃敏靜

【摘要】目前醫院照片管理中所存在的問題是管理制度不完善、整理難度大、未有統一規范標準和信息收集程序。因此，做好醫院照片歸檔管理，健全數碼照片檔案管理制度，應當建立統一、合理、科學的照片歸檔程序和新聞數碼照片媒體的保管制度，實現標準化操作。

【關鍵詞】醫院管理；檔案管理；照片整理

照片檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成，對國家和社會有保存價值，以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。醫院照片檔案真實、形象、直觀地記錄了醫院在醫療、護理、科研、管理、教學、基礎建設、思想文化建設等各個方面的資料。隨著現代文明的不斷提高，醫療改革的不斷深入，照片檔案將會發揮越來越重要的作用。因此，我們對照片檔案的收集、整理、保管和應用需繼續加強研究，使其在檔案利用中發揮重要的作用。

一、照片檔案的分類

照片檔案應當包括照片和文字說明。照片是通過底片洗印而成的，與被攝對象是一致的。歸檔的照片檔案除有底片外，還要有照片。照片易于辨認，是照片檔案的重要構成。一張照片，如果缺少文字說明，再珍貴，其使用價值也大為遜色。文字說明包括照片背景、事件、時間、地點、人物、攝影者。一般要求：文字簡要、流暢，說明位于照片下方，一張照片編寫一個說明。我院照片檔案大致分為以下幾類：記錄醫院主要重大活動、重要工作成果、包括醫療、護理、科研、管理、人才培養等各個方面。

二、照片檔案的整理

（一）照片檔案的整理工作。照片檔案卷內目錄包括：照片號、底片號、照片題名、頁號、備注。底片經過分類后應編號并編制底片目錄登記本，一張底片或一組相關的底片為一個保管單位，編一個底片號。如果是一組底片，在底片順序號后面還要編一個分號。底片號是按底片收到的先后次序編號登記的，對已經確定類別的底片號再加分類號。照片檔案的整理應遵循有利于保持檔案有機聯系、有利于保管、便于提供利用的整理原則。照片檔案應在全宗內按年度—問題進行分類，分類應保持前后一致，不能隨意變動。對于反映同一事件的一組照片可以編一個號。然后每組照片分別編小流水號。文字說明的內容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者（攝影者）六要素。整理完后，編制照片卷內目錄使位置固定下來。

（二）數碼照片歸檔的管理。數碼照片檔案一般由數字圖像、文字說明兩部分組成。檔案工作人員要根據數碼照片檔案的特殊性，在收集、歸檔工作中堅持前端控制并參與指導，保證載體檔案的完整與安全。歸檔的數碼照片格式為jpg、tiff格式。拍攝數碼照片的像素應在500萬以上。

三、照片歸檔注意事項

根據不同醫院的不同定位，由指定科室調查研究，指定符合醫院自身特點的科學化照片整理措施。首先，拍攝人員進行統一培訓，所拍攝的照片必須保障質量，層層篩選，將反映事件全貌的或典型細節的具有代表性的照片與文件一起歸檔整理，不可使用像素不佳、角度不佳、事件反映不到位的圖片。其次，建立照片歸檔文件夾，依照相關活動舉辦的時間為基礎，采取不同時間，不同內容，層層分類的辦法統一保存。可以分為如下幾類：（1）記錄醫院重大活動的照片：重要會議、醫院舉辦各種活動等過程中拍攝的照片。（2）記錄醫院醫療護理工作的照片：如臨床科室典型手術、疑難病例診斷過程及其相關患者、病歷的照片。（3）醫院學術科研活動的照片：比如各種學術活動中的照片、醫院科研成功匯編照片等。（4）醫院有代表性個人的獲獎、出訪、留學、著作等過程中的照片。（5）反映醫院全貌的照片。

四、照片檔案的保管存放

保管原則：遵循《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》。上世紀80年代以前的照片檔案均是老式照相機拍攝，有底片。但是以前的老照片質量不高，加上保存條件有限且年代久遠。后期，我院的照片檔案均以數碼相機或者單反相機拍攝，效果好，質量高。數碼照片還需要存在電腦里面，以文件夾的形式整理成冊，按分類、以時間先后順序排列，由專人管理，并刻錄光盤。不得由非檔案人員隨意翻閱。

隨著醫院的發展，照片檔案數量越來越多，種類越來越復雜，需要增加檔案管理專業人員的專業性，要求管理專業人員更加及時、詳細、明確地對照片進行分類、整理、保管，以期建立一個完善的照片檔案系統。總之，醫院需要更加重視照片檔案管理工作，加強照片檔案的管理效果。醫院照片檔案管理人員應該充分認識到照片檔案的重要價值與地位，做好相關的歸檔與整理工作，確保醫院整個照片檔案工作的順利開展。

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