基于OA系統實現高校文檔數字化管理的思考

顧竹君

摘要：OA系統的推廣和發展為高校文檔工作實現數字化管理新機制提供了便利和支持，既對提升效率、優化流程產生了積極的影響，同時也對管理安全提出了更高的要求。本文對OA平臺下，高校實現文檔數字化管理的阻力進行了梳理，并針對理念滲透不夠、管理體制分離、技術支撐不足等問題提出了相應的改進措施：首先要注重宣傳，更新理念；其次要統籌規劃，加強協同；最后要優化技術，完善硬件；從而為高校依托OA系統，實現文檔數字化管理提供保障。

Abstract： The promotion and development of OA system has provided the convenience and support for the new management mechanism of digital document management in colleges and universities， which has a positive impact on improving efficiency and optimizing the process， and also puts forward higher requirements for management security. In this paper， the obstacles to the digital management of college document under OA platform， are sorted out， and countermeasures are proposed for the problems such as lack of concept penetration， management system separation， lack of technical support and so on. First， focus on publicity， update ideas； second， pay attention to overall planning and strengthen the coordination； finally， optimize the technology， improve the hardware； so as to ensure colleges to achieve digital management of documents relying on OA system..

關鍵詞：OA系統；文檔數字化；高等學校

Key words： OA system；document digitization；higher school

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2017）16-0021-02

0 引言

隨著高校教育管理信息化程度的加深和數字化校園建設的推進，作為學校開展教育教學管理工作重要載體的文書檔案工作，其數字化管理改革已經被提上日程。當前，校園OA（Office Automation，即辦公自動化）系統在高校已經大范圍普及，其應用功能也日益拓展，為校內外辦公信息的收集、傳遞、處理、共享提供了便捷的平臺，也為承載著大量學校管理事務的文書檔案工作帶來了新的發展契機和現實挑戰。

1 OA系統為文檔管理工作帶來的機遇和挑戰

1.1 提升了文檔流轉的效率

傳統的紙質文書處理步驟繁復，耗時過長，而將文件電子化在OA系統中進行流轉處理，既可以一鍵實現校內多人的同步傳閱和大范圍的信息共享，也可以依托系統中的流轉監控功能，設置辦文提醒通知，保證文件的即時交辦和適時督辦。而系統中留存的文件辦理軌跡，包括批閱意見、傳閱層次、辦理結果等有價值的要素也能夠有條理地直接轉化輸出，運用現代化檔案管理系統快速、準確地完成檔案信息的整理、錄入、立卷等一系列歸檔操作，從而有效地減少重復勞動，提高工作效率。

1.2 革新了文檔處理的流程

傳統文檔管理工作的分工和界限比較清晰，辦公室、職能部門、檔案部門負責各自的工作流程，分屬不同部門的工作環節之間相對分離，而OA系統的應用和介入為文檔管理流程實現一體化集成提供了便利。在OA系統的網絡環境下，學校的文書工作及辦文過程中職能部門的業務工作可以實現更好的響應和互動，而以OA系統的數字化辦文為基礎，與檔案系統數據庫進行溝通，檔案工作也能夠提前介入，同步參與到文件的整個生命周期的管理中，將檔案的鑒定、著錄、保存、利用等工作融入貫穿于文件形成、簽批、流轉等各個具體環節，從而將辦公室收發文工作、相關部門承辦工作以及檔案部門歸檔工作整合為一個工作系統，用統一的工作制度、管理標準進行全程一體化管理[1]。

1.3 提高了文檔管理的安全要求

OA系統在高校內部構建了一個便捷地共享信息、高效地協同辦公的開放平臺，但是同時也帶來了文檔管理的安全隱患。與紙質文檔相比，電子文檔在傳遞、處理、存儲過程中更容易受軟硬件故障、病毒感染、黑客攻擊等偶然或人為因素影響造成信息的失控、失真和失蹤。因而，高校在電子文檔管理中要尤其重視信息安全問題，進一步完善系統的技術防范功能，確保文件的真實、完整和安全。

2 OA平臺下實現文檔數字化管理的阻力

2.1 數字化管理理念滲透不夠

目前，高校管理工作的數字化程度普遍較低，校園OA的運用局限于發布文件通知、收發校內郵件等基本功能，文書檔案工作仍然拘泥于傳統的紙質處理形式。追本溯源，陳舊的工作模式源于滯后的工作理念：一是領導層面的辦公習慣更傾向于紙質閱讀，不熟悉OA系統的操作，數字化管理缺乏自上而下的推動；二是工作人員對新理念的接受認同度不夠，慣性思維束縛了工作方式的轉變，數字化管理缺乏執行的內生動力，導致高校的文檔工作因循守舊，按部就班，明顯無法適應當前教育信息化的快速發展。

2.2 文書檔案管理體制分離

文書工作與檔案工作關系密切，文書是檔案的基礎和來源，檔案是文書的延伸和歸宿，但受文檔分治的體制傳統影響，長久以來，高校的文書工作由學校辦公室承擔，檔案工作由檔案室負責，相對獨立，各司其職，這使得文書處理和檔案管理工作系統的開發和應用也缺乏統籌，各行其是，銜接不夠，為實現統一平臺下的文書檔案數字化管理增加了難度。

2.3 信息化技術支撐不足

信息化技術的發展是引發文檔數字化管理改革的誘因，也是推進文檔數字化管理實踐的支撐。高校的文檔來源多樣，多個主管部門、各條業務線都有電子或紙質的文件需要接收和處理，網絡辦公系統相互孤立，文件格式形式不夠統一。礙于系統對接、格式兼容等技術問題，高校大多采用電子文檔紙質化，統一書面處理的方式，這顯然與電子政務及數字校園的發展趨勢相悖。而部分依托校園OA系統嘗試文件在線處理模式的高校，又受系統本身設計的局限，數字化管理過程僅僅停留于文件的現行處理階段，未能從技術層面完全解決文書處理和檔案管理兩個系統銜接協同的問題。

3 依托OA系統，實現文檔數字化管理的措施

3.1 注重宣傳，更新理念

文檔數字化管理模式的實現不僅要憑借技術層面的革新、工作方式的創新，更要依靠思維觀念的更新。因此，高校要從頂層設計的高度將文檔數字化管理工作作為完善數字化校園建設、提升管理服務水平的重點工作，納入到學校建設發展的全局工作中去，一方面推進OA系統的常態化應用，一方面推廣數字化管理的理念和業務，以宣傳、教育為先導，分層次、有重點地做好領導層面和執行層面的工作。首先，要注重對學校領導的理念滲透，奠定其對數字化管理及自動化辦公趨勢的前瞻性認識，為工作開展爭取支持；其次，要加強工作人員的理論和業務培訓，使其認識到當前數字化管理實施的重要性和必要性，進一步更新數字化管理的知識結構，掌握必要的現代化辦公技能，為適應線上管理的新模式做好鋪墊。

3.2 統籌規劃，加強協同

高校要扭轉文檔分離，各自為政的體制弊端，必須從整體上將文檔管理工作作為一項多部門參與配合的系統工程，從領導層面就相關職責權限、組織架構、流程體系等進行全面、科學的綜合考慮和統籌規劃，逐步建立、完善文檔數字化管理的工作標準和制度規范。在統一的頂層設計和工作指導下，一是要以OA系統的應用為載體，促進電子文書工作中各個部門之間的相互配合，實現網絡環境下文書工作機制的協同聯動；二是要將現有OA辦公與檔案管理兩大系統進行數據匹配和系統鏈接，根據實際需求選取兼顧安全性和穩定性的數據接口，做好管理平臺的平滑對接，從而加強文書處理及檔案管理工作的緊密聯系[2]。

3.3 優化技術，完善硬件

信息技術的支撐和硬件設施的保障是文檔管理實現信息化、數字化的的基礎條件。高校首先要妥善地做好主管部門發文系統與校園OA系統，校園OA系統與學校檔案系統間的兩兩對接工作，由軟件開發方、校方信息技術人員及文檔管理人員三方進行詳盡溝通，切合實際地提出設計需求，擬定對接規劃，依據實際需求開發接口程序并進行試運行，在試行階段要繼續關注數據遷移、系統切換的操作性和穩定性，針對過程中凸顯的不足和問題再度商討、優化，以滿足文件從產生、接收至保存、利用的全程化管理需要[3]。同時，在打通文件的收、發、存、用各個管理環節的基礎上，還要構建與文檔數字化管理配套的安全系數高、功能拓展性強的硬件環境，建設滿足信息安全和運行效率要求的服務器系統、網絡系統，配備滿足日常辦文需要的刻錄、掃描設備，此外，為規避信息泄露、遺失的風險，還要在OA系統和檔案系統相聯通的平臺上采用身份認證、權限管理、數據備份等安全防護措施，全方位加強硬件基礎建設[4]。

數字化管理模式是文書和檔案工作優化流程、提升實效的必然選擇，而OA辦公系統的開發和應用為實現文檔數字化管理提供了可行的操作平臺和可靠的技術路線。面對文檔數字化工作推進過程中的阻力，高校要進一步發揮OA系統在收文、辦文、歸檔工作中的溝通作用和效率優勢，從而全面加快學校文檔工作的數字化發展進程。

參考文獻：

[1]李靜.“文檔一體化”的理論與實踐探索[D].蘇州大學，2013：11.

[2]王靜，辛玉明.高校OA系統與檔案管理系統集成問題探索[J].蘭臺內外，2016（04）：17.

[3]操天明.高校數字檔案館建設與OA系統對接研究[J].科技創新導報，2015（21）：47.

[4]蔡亞瓊.高校OA系統與文書檔案管理的無縫對接[J].蘭臺世界，2016（07）：49.