高校數字檔案館建設存在的問題及對策研究

張干榮++李建平

【摘要】本文在深入分析高校數字檔案館建設的相關理論的基礎之上，總結當前高校數字檔案館建設存在的主要問題，進而提出相應的對策以期可以對于新形勢下更好地促進高校數字檔案館建設有所借鑒。

【關鍵詞】高校；數字檔案館；建設；問題；對策研究

伴隨著網絡技術、計算機技術以及數字通信技術的迅速發展以及普及應用，信息資源的數字化開發利用水平已經成為國家信息基礎水平高低的重要標志之一，而檔案館作為社會各種本源性信息源，其數字化建設已經發展成為國家信息建設的重要構成部分。我國高校檔案館憑借其強大的技術以及人才優勢，已經發展成為數字建設最為活躍的機構之一。面對這一發展趨勢，本文將在深入分析高校數字檔案館建設的相關理論的基礎之上，總結當前高校數字檔案館建設存在的主要問題，進而提出相應的對策以期可以對新形勢下更好地促進高校數字檔案館建設有所借鑒。

一、高校數字檔案館的概念

數字檔案館最早于上世紀90年代產生于美國，此后在英國、法國以及日本等發達國家陸續開始發展獨具特點的數字檔案館。數字檔案館的產生和發展主要基于科學技術的高速發展而形成的一種區別于以往的新型檔案館，它是建立在計算機技術、信息網絡技術以及數據庫技術發展及普及的基礎之上，對分散的相關檔案資源進行數字化處理，并且將其以網絡化的方式進行連接，從而使檔案信息資源利用可以擺脫傳統檔案館的時空限制，更好地實現檔案資源的網絡共享。高校數字檔案館主要承擔著全校日常工作產生的各種檔案信息資源的數字化采集、儲存以及利用的重要職責。

二、高校數字檔案館的特點

（一）共享性。高校數字檔案館充分利用先進的計算機技術、網絡技術和信息技術可以將分散在各個檔案館的信息資源聯為一體，從而實現檔案信息資源的跨國界、跨地區、跨行業、跨單位的數字化傳輸和網絡服務，可以打破時空對于檔案資源利用的限制，從而在更廣的范圍內實現檔案信息資源的數字化共享。

（二）再生性。新形勢下，我國高校數字化檔案館主要以收集數字化檔案信息材料為主，而數字檔案信息具有強大的備份以及復制能力，可以將其方便地儲存在相應介質上且方便移動。即使一個數字化檔案因為發生意外而損壞，也可以利用備份資料方便快捷地將同樣的數字化檔案重新建立起來，從而保證檔案信息資源的永久性保存。

（三）現代性。高校數字化檔案館主要以計算機技術為主要支撐力量，如果工作人員對原始檔案資源進行數字化處理、輸入和存儲工作之后，就可以通過檢索管理系統對文字、圖片、音視頻方便地進行檢索、查找和管理，從而實現檔案管理工作的現代化，可以大大節約學校檔案館的人力、物力和財力。

三、當前我國高校數字檔案館建設存在的問題

（一）相關部門對數字檔案館建設不夠重視。高校檔案管理工作作為一項兼具管理性和服務性的基礎性工作，本身難以產生明顯的經濟效益，相對于學校其他工作而言難以引起學校領導以及主管部門的重視。目前，雖然許多高校都根據相關規定設立了專門的檔案機構來負責數字化工作，但由于沒有得到足夠的重視和支持，使得相應的管理制度規章難以得到落實。另外，高校數字檔案館建設涉及到學校的多個部門，但相關部門的參與意識普遍都不高，在檔案材料的收集、整理以及數字化過程中都沒有給予檔案管理部門足夠的支持。

（二）高校復合型檔案人才較為缺乏。伴隨著檔案館數字化建設水平的不斷提高，對于高校檔案工作人員的綜合素質要求也隨之不斷提高，不僅僅需要具備扎實的檔案管理專業知識，而且還需要熟練掌握計算機技術、網絡信息技術以及多媒體技術。然而，目前許多高校普遍較為缺乏既精通專業知識，又掌握先進技術的復合型檔案優秀人才，盡管學校花費巨資購買先進的硬件設備，也因為人才缺乏而難以充分發揮應有的積極作用，進而影響到高校數字檔案館建設進程。

（三）高校數字檔案館建設經費短缺。專業的軟硬件設施是新形勢下高校順利開展數字檔案館建設的重要技術支持，如果沒有配備先進的計算機軟件以及必要的計算機硬件設備的話，必然會影響到高校數字檔案館建設的順利開展。然而，在現實中由于各種主客觀因素導致學生不太重視檔案工作，相應的經費投入嚴重滯后于數字檔案館建設資金需求，使得經費短缺已經成為當前影響我國高校數字檔案館建設全面推進的重要因素之一。

（四）高校數字檔案信息不能共享。目前，許多學校都意識到網絡化在學校教學科研日常工作中的重要作用，紛紛投入巨資建立相應的辦公、教務、學生、后勤、人事、科研、財務等網絡管理系統。然而各個系統之間卻是孤立存在的，沒有實現互聯互通，再加上由于沒有統一的數字化標準，使得各個系統之間的數字信息轉化難以順利實現，直接困擾著高校數字檔案館建設的健康發展。

四、高校建立數字檔案館的可行性分析

（一）數字校園建設為其奠定了堅實的技術支持。目前，計算機在高校已經得到了廣泛的應用，而且許多學校都重視并著力加強數字校園建設，將學校圖書館、教室、辦公場所、實驗室、研究所等聯結成一個網絡整體，從而構建起一個高效的數字化虛擬校園，教師、行政人員以及學生都可以利用自身的電腦設備進行信息查詢、傳輸和共享。與此同時，目前我國絕大部分高校都利用中國教育和科研計算機網聯到互聯網上，從而建立起一個更為開放的檔案信息資源網絡流通體系。因此，高校建立數字檔案館一方面可以利用學校已經擁有的良好的軟硬件基礎設施，從而可以有效降低成本；另一方面還可以充分發揮校園網的優勢開辟出高校檔案利用的新途徑，有利于提高檔案管理水平。

（二）辦公自動化為數字檔案館提供豐富資源。目前，伴隨著學校數字校園以及各種辦公自動化系統的投入使用，在這個過程中產生了大量的檔案信息資源。越來越多的高校利用辦公自動化對各種教學課件、教學視頻、政務文件、學生信息、科研管理等電子檔案信息進行采集并直接轉化為數字檔案文件，從而為高校數字檔案館建設提供大量的豐富的數字檔案資源。

（三）高校實現跨越式發展的現實需要。近年來，伴隨著我國高等教育體制改革的深入發展，許多高校紛紛開展異地辦學以及合作辦學，從而使得高校在地理分布上改變以往空間相對集中的傳統集中辦學模式，使得各種檔案信息的產生、管理和保存也隨之日益分散化和復雜化，傳統的檔案管理工作方式已經難以適應新形勢的變化。而高校數字檔案館則可以打破時間以及空間的限制，滿足學校不同群體的個性化信息需求，并且允許用戶可以利用網絡進行跨校區的24小時遠程登錄查詢，從而可以更好地滿足高校實現跨越式發展的現實需要。

五、新形勢下高校數字檔案館建設的發展對策

（一）加強宣傳力度樹立正確思想認識。由于各種因素的影響，使得高校大都存在著重視教學科研輕檔案服務的現象。然而，數字檔案館建設已經成為高校勢在必行的重要工作，其作為建立在先進技術基礎之上的新生事物，需要我們正確對待、配合并大力支持。因此，高校相關部門應該加大宣傳力度，提高廣大師生尤其是領導干部對于數字檔案館建設的認識，從而使其正確認識到數字檔案館建設對于高校實現跨越式發展的重要作用，從而更好地促進高校數字檔案館建設的順利開展。

（二）應建立健全數字檔案館管理制度。“不以規矩，不成方圓”，應該說科學的規章制度是新形勢下推進高校數字檔案館建設工作的重要前提條件之一。首先，高校必須重視并建立健全數字檔案信息資源采集管理制度，明確學校各種數字檔案的歸檔方式、時間以及途徑，充分保障學校原始數字檔案信息采集工作的順利推進。其次，高校應建立健全數字檔案安全儲存制度，從而實現學校數字檔案信息資源的安全備份和長期保存。最后，高校應建立健全數字檔案利用制度，以資源共享的方式來提高數字檔案資源的利用率，從而使全校師生可以更方便快捷地獲得自身所需的各種數字檔案信息資料。

（三）重視數字檔案館建設的人才問題。高校數字檔案館建設是一個系統工程，人才隊伍建設是至關重要的因素之一。因此，學校應重視并利用自身吸引優秀人才的平臺優勢，多途徑、多措施地引進和培養人才，積極提高學校檔案工作人員的綜合素質。首先，高校應正確認識數字檔案館建設需要什么樣的優秀人才，引進具備檔案專業知識和數字化知識的復合型優秀人才充實至學校檔案管理隊伍中來，從而為學校開展數字檔案館建設奠定堅實的人才基礎。其次，應重視學校在職檔案人員的日常業務技術培訓，通過自學、集中培訓以及脫產進修的方式提高檔案管理人員信息技術水平。最后，應重視并不斷加強與國內外同行的信息交流，學習借鑒其他高校的數字檔案館建設的經驗，可以做到博采眾長，從而為更好地推進自身數字檔案館建設提供借鑒。

（四）完善數字檔案信息安全管理體制。伴隨著學校數字檔案建設的深入發展以及網絡技術的迅猛發展，對于新時期數字檔案信息安全提出了比以往更高的要求。首先，高校必須重視并提高相關檔案管理工作人員的網絡安全意識、信息保密意識以及安全防范技能。其次，高校應制訂相應的數字檔案安全保密制度，實行嚴格的操作流程，實行責任到人，從而可以做到有章可循。最后，應該制訂出一套較為完善的應急預案，并努力提高學校相關部門的應急處置能力。

綜上所述，高校數字檔案館建設是一項長期的系統工程，難以在短時間內完成，而且必然會伴隨著科學技術的不斷發展出現各種新問題，因此我們必須要以一種發展的眼光看待高校數字檔案館建設，并在實踐探索中不斷發展和完善相關理論，以期更好地推進高校數字檔案館跨越式發展。

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