新形勢下的社區(qū)服刑人員檔案管理途徑探究

姜波

（265200 山東省萊陽市司法局基層科 山東 煙臺）

摘 要：社區(qū)矯正檔案是一種特殊類別的檔案，要針對社區(qū)矯正檔案管理工作的新情況，探索科學的管理方法，促進規(guī)范化建設，為社區(qū)矯正工作提供基礎保障。

關鍵詞：社區(qū)矯正；刑罰；檔案

社區(qū)矯正，是將社會危害性不大或經過勞動改造后已不致再危害社會，被法院判處緩刑或裁定假釋的罪犯，通過執(zhí)行非監(jiān)禁刑，即放在社區(qū)中矯正，將犯罪后的人員改造成守法公民的工作。2014年10月，十八屆四中全會審議通過了《中共中央關于全面推進依法治國若干重大問題的決定》，決定中明確提出將要制定《社區(qū)矯正法》，此舉具有里程碑意義，無疑會迅速推進社區(qū)矯正工作發(fā)展。在這其中，社區(qū)服刑人員檔案作為開展社區(qū)矯正工作的第一手資料，是社區(qū)服刑人員矯正效果的最直接反映。特別是工作檔案，真正客觀地反映了對社區(qū)服刑人員從入矯至解矯的全過程，為社區(qū)矯正工作提供了扎實的依據和直觀參考。自2012年萊陽市司法局開始啟動社區(qū)矯正工作以來，不斷加強對社區(qū)服刑人員檔案的科學整理歸納與歸納，全市的檔案管理工作已經逐漸步入正軌。

一、社區(qū)服刑人員檔案特點

（一）形成動態(tài)化

動態(tài)化是指社區(qū)矯正司法文書具有隨著社區(qū)矯正過程不斷變化的特性。社區(qū)服刑人員入矯并建立工作檔案后，隨著社區(qū)服刑人員不斷當面及電話匯報、接受教育及其他矯正措施等，形成的各類文書日益完善。例如，為了杜絕社區(qū)人員脫管，司法所要求社區(qū)服刑人員至少每月當面報到一次、提交一次思想匯報，逐漸形成了反映社區(qū)服刑人員的思想活動及行為表現的文件材料，即利用各種發(fā)展動態(tài)形成的各方面矯正信息的反映。因此，及時做好材料文書的補充收集是非常有必要的，要做到努力縮短社區(qū)服刑人員實際情況與工作檔案的“時間差”。

（二）格式規(guī)范化

《社區(qū)矯正實施辦法》出臺后，司法部隨即頒布了《社區(qū)矯正執(zhí)法文書格式》，作為司法局及司法所開展社區(qū)矯正各項工作和形成對社區(qū)服刑人員的工作記錄時必須遵循的規(guī)范要求，不斷推動社區(qū)矯正工作走向規(guī)范化?！渡鐓^(qū)矯正執(zhí)法文書格式》基于種類精練的考量，在滿足司法局及司法所日常社區(qū)矯正工作需要的基礎上，緊密結合《社區(qū)矯正實施辦法》，在格式統一、內容簡潔的基礎上，對社區(qū)矯正工作的文書種類做出了明確規(guī)定，共20種，各類文書集中在一起轉化為工作檔案后，可以對社區(qū)服刑人員進行高效有序的管理，提高社區(qū)矯正工作效率。

（三）內容保密化

社區(qū)服刑人員檔案詳實記錄了社區(qū)服刑人員的個人基本信息、主要犯罪事實及家庭情況等，這些信息涉及個人隱私，應有專人負責檔案保管工作，且檔案保管地點應區(qū)別于日常辦公地點，并制定嚴格規(guī)范的查閱制度，公務機關進行查閱時必須持相關部門開具的介紹信，以免信息泄露。尤其必須注意，社區(qū)服刑人員檔案不得復印，如若恣意擴大社區(qū)服刑人員檔案公開范圍，勢必會給社區(qū)服刑人員的隱私權造成不必要的侵害，因此，切不可隨意將社區(qū)服刑人員檔案轉借他人。

（四）檔案管理專門化

社區(qū)服刑人員檔案是伴隨著社區(qū)矯正過程的不斷進行，并在不斷形成的數據和信息記載上而逐漸形成的，有穩(wěn)定的文件名稱，固定的形成規(guī)律，遵循特別的形式和內容，其專業(yè)性是由社區(qū)矯正這項工作的專業(yè)性決定的。因此，司法行政機關首先要對社區(qū)服刑人員檔案的專業(yè)屬性有一個清醒的認知，并以此制定出相應的管理制度和管理方法等，作為規(guī)范且高效管理社區(qū)服刑人員檔案的重要依據和前提。

二、抓好社區(qū)服刑人員檔案管理工作

社區(qū)服刑人員檔案作為社區(qū)矯正工作的真實記錄，科學地做好社區(qū)矯正人員矯正過程形成的執(zhí)法文書和重要材料的歸檔、查閱、移交、銷毀、保管等工作，十分重要。因此，要著重做好以下幾點，確保社區(qū)服刑人員檔案的真實性、完整性、規(guī)范性。

（一）三關齊抓，保證社區(qū)服刑人員檔案真實性

1.好入矯關，做好社區(qū)服刑人員建檔工作

一是從最初收到監(jiān)獄或人民法院的委托評估調查函開始，建立檔案，及時將最終調查形成調查函等資料收集存檔。二是收到法院或監(jiān)獄的司法文書后，及時督促社區(qū)服刑人員前來報到，并在其報到后確定專有的編號，完善相關報到資料，保證檔案真實完整，方便查找。三是建立回執(zhí)單制度，確保社區(qū)服刑人員按時到司法所報到，由司法所及時建立該社區(qū)服刑人員的工作檔案及執(zhí)行檔案副本。

2.把好在矯關，將社區(qū)矯正日常監(jiān)管環(huán)節(jié)文書的建立、歸檔及整理工作做實做透

司法局要求司法所分別建立社區(qū)服刑人員的日常報到記錄、電話匯報記錄、談話記錄、思想匯報材料、教育學習記錄、社區(qū)勞動記錄，人身危險性評估、階段矯正評估等都要按時、詳實填寫，定期對社區(qū)服刑人員進行走訪調查，根據社區(qū)服刑人員的不同個例建立矯正個案書，隨時調整矯正方案，及時更新社區(qū)服刑人員工作檔案，確保檔案時效性和真實性。

3.把好解矯關，確保檔案資料有始有終

對于即將解矯的社區(qū)服刑人員，司法局工作人員提前一月要求社區(qū)服刑人員提前一月寫出總結，并在解除矯正當天出具由司法局蓋章的解除矯正證明書，進而安排社區(qū)服刑人員及其矯正小組成員到司法所，進行解除矯正宣告，將其納入安置幫教對象范圍。社區(qū)服刑人員解矯，整個工作檔案完成后，由司法所工作人員將工作檔案送至司法局，與執(zhí)行檔案正本合卷，副本由司法所自行銷毀。

（二）上下聯動，確保社區(qū)服刑人員檔案完整性

檔案工作要確保做好銜接，信息互通，及時掌握第一手材料。對社區(qū)服刑人員執(zhí)行通知書等司法文書的回執(zhí)做到向法院立接收立反饋；每月與檢察院監(jiān)所科進行社區(qū)矯正人員名單核對；每月將更新后的社區(qū)服刑人員的移動手機號碼報送移動公司，確保定位準確。司法局對工作方法進行了創(chuàng)新，每新接收一名社區(qū)服刑人員，向司法所發(fā)送一份回執(zhí)，由社區(qū)服刑人員將司法所蓋章的通知書存根送回司法局，確保人員報到率達到百分之百。每月及時與司法所核對社區(qū)服刑人員名單，與司法所及時對接社區(qū)服刑人員外出請假情況警告處分等事項的文書材料，上下銜接，左右聯動，為社區(qū)服刑人員檔案工作的順利開展奠定良好的基礎。

（三）建章立制，確保檔案規(guī)范性

1.注重培訓學習，不斷提升社區(qū)矯正工作人員檔案工作能力

2012年初《社區(qū)矯正實施辦法》出臺后，面對嶄新的工作課題，司法局高度重視社區(qū)服刑人員檔案管理工作，認真研究《煙臺市社區(qū)矯正實施細則》和《社區(qū)矯正執(zhí)法文書格式》，以及省廳、煙臺市司法局下發(fā)的各類文件，迅速落實了以下工作：首先，集中司法局社區(qū)矯正部門及全體司法所工作人員認真學習社區(qū)矯正相關文件內容，探索、研究、討論、學習了社區(qū)服刑人員檔案管理具體工作方法；其次加強司法局與司法所、司法局與兄弟縣市區(qū)司法局的交流探討，召開檔案專題會議，并請煙臺市局工作人員作指導，組織全體司法所工作人員專門培訓社區(qū)服刑人員檔案的建立和管理流程；再次，針對社區(qū)矯正工作剛剛開展，社區(qū)矯正工作人員對這項工作還不夠熟悉的現狀，采用電話指導、交叉學習等方法，提高建檔水平，實現全市社區(qū)服刑人員檔案的統一、規(guī)范；最后，利用年中、年末考核的機會，在對檔案進行逐人逐檔評查的同時，對檔案中存在的問題要求司法所進行進一步的整改，將工作檢查作為進一步提升工作水平的機會。

2.做好制度建設，提升檔案工作規(guī)范化程度

為進一步提高檔案管理的專業(yè)性，做到專人專崗專責，職責明確，司法局包括每個司法所均有專門的工作人員負責社區(qū)服刑人員檔案的收集和管理工作，杜絕檔案管理隨意性，逐漸形成了固定且又不乏創(chuàng)新的檔案材料收集流程，并進一步健全、完善了檔案工作相關管理規(guī)定，形成了社區(qū)服刑人員檔案管理的五個專門制度。①檔案材料收集制度；②檔案材料整理歸檔制度；③檔案查閱制度；④檔案管理工作人員職責；⑤檔案保管與保密制度。五項制度覆蓋了社區(qū)服刑人員工作檔案材料的各個環(huán)節(jié)，真正做到有章可循，有制可依。

3.查漏補缺，做好社區(qū)服刑人員檔案的完善工作

在保證建檔率達到100%的同時，司法局社區(qū)矯正部門不定期對各司法所社區(qū)服刑人員檔案管理工作進行抽查，定期對全市社區(qū)服刑人員檔案進行逐人逐檔的專項評查，對檢查情況及時通報、限時整改、跟進驗收，通過查漏補缺來發(fā)現問題，努力確保社區(qū)服刑人員工作檔案的真實性、有效性、規(guī)范性。

總體而言，社區(qū)矯正工作在目前仍然處于摸著石頭過河的探索階段，作為記錄矯正工作過程的重要載體、矯正工作效果的有效體現——社區(qū)服刑人員檔案，其重要性不言而喻。當前的社區(qū)服刑人員檔案管理工作雖然取得了一定成績，但由于作為社區(qū)矯正工作根本法的《社區(qū)矯正法》仍未出臺，以及新情況、新挑戰(zhàn)的不斷出現，社區(qū)服刑人員檔案工作尚存在很大的進步空間，還處在“摸著石頭過河”的階段，任重而道遠。作為一名司法行政系統的社區(qū)矯正工作人員，在不斷加強學習的同時，也應當注重總結、查漏補缺，努力提升檔案工作管理水平，提升工作質量，在“高墻外的刑罰”——社區(qū)矯正的陣地上發(fā)光發(fā)熱，真正把好非刑罰執(zhí)行關。