供電企業電子檔案集中管理模式研究

朱丹丹

【摘要】本文針對近年來供電企業電子檔案管理的情況展開了深入研究，并且提出其隱藏的相關弊端；并且以營銷業務為基礎研究了電子檔案管理步驟，建立適合供電企業的電子檔案體系構造，同時研究了電子檔案集合管理之后帶來的利益。建立合適的供電企業營銷業務的電子檔案集體管理形式，是推進營銷業務發展必不可少的。

【關鍵詞】供電企業；電子檔案；集中管理

一、目前電子檔案管理的情況

檔案電子化將過往、簡單的紙質檔案納入到電子文本圖像影音等各種全新的主體中，不斷地呈現出更加形象、整體與生動的形態，進而在一定程度上實現了檔案管理方式以及措施的多元化。雖然電子檔案屬于信息科技的產物，但是在供電企業的利用管理中還存在較多弊端：

（一）電子檔案的監管不夠。企業通常都較為注重提升電力工程方面的創建，從而忽略了電子檔案的創建，多數工作人員認為檔案工作不具有推動企業進步的作用，忽視了檔案監管工作的重要性，并且庫藏檔案資料的重視程度也較低，并沒有充分地認識到檔案監管電子化的關鍵性，抱殘守缺的檔案監管理念還未進行調節，致使電子化檔案監管受到一定程度的影響。

（二）缺少標準化的流程與統一的規范。營銷檔案材料采集與檔案歸入等各個方面的工作沒有按照統一的規范進行實施，工作質量往往是因工作人員的能力而有所差異。另外營銷檔案材料牽涉到的單位較多、步驟流程多及信息流量較大等，對于大部分初始材料的儲存價值與時限沒有設定統一的規范，從而使得一些具有價值的材料采集不完全，一些沒有價值的材料卻大批地儲存在庫房中，使得空間資源產生不必要的浪費。特別在大營銷體制創建完成后，針對之前儲存在電費計算與高壓檢測等單位的檔案材料，怎樣歸納集中、存入檔案還沒有制定具體的標準，并且新舊接替時較易致使檔案材料流失。歸檔方式也還未實現同等性，依然存留著隨便性較大，整理方式不恰當與調閱不便捷等弊端，特別是在人員變更之后，材料的采集工作脫節較為嚴重，存在檔案材料來源不清晰等問題。

（三）電子檔案監管具有著安全隱患。由于電子檔案均是運用數字設施產生的，一旦在某個操控步驟中員工操作不當，則較易致使所有文檔均會出現不準確性。而且電子檔案的數據容易丟失，拷貝較為簡易，篡改也比較容易，致使電子檔案的安全性與嚴密性造成了較大的影響。其次，檔案管理缺少各個方面都具有一定能力的人才，無法較好地適應檔案監管具體的需要，致使在電子檔案形成到歸檔時，經濟會受到較大的損失。

二、電子檔案集中管理方式

電子檔案是把紙質檔案運用網絡技術措施轉變成電子文件格式保存在計算機當中。而電子檔案監管中包括著電子文件收集、形成、歸入與監管的整體管理方式，詳細流程見“圖1”。

（一）電子文件收集。電子文件的收集是運用網絡技術方法，運用傳感設施把傳統營銷業務紙質檔案材料與當前營銷業務整理中的檔案材料進行掃查，并且拍下圖像傳送至系統中，再依照模型轉變成電子文件格式。而在各個營銷網點中，電子文件的收集可經過大量掃描儀等設施實行電子檔案的掃查，再轉變成圖像的形式保存在系統中；運用電子簽字方式收集客戶簽字，替換了傳統的紙質工單簽字。另外在客戶現場，能夠運用手機和照相機等設備進行圖像拍攝，然后再傳輸至系統中。

（二）電子文件生成。根據營銷業務實行業務數據收集，改進電子文件有關的具體敘述，并且實行電子文件傳輸完好性與生成資料明細單的確定。1.電子文件規范。電子檔案文件一般以影像文件、文本文件和影像文件為主，依據電力營銷業務具體的需要，電子文件規范應該是影像文件保證幀數的順暢；文本文件保證文字的完整；聲頻文件保證音質的清晰；盡力降低存儲大小，另外定名予以統一的標準。2.技術方法。一是圖像文本辨別方法。首先運用掃描儀或者高拍儀等設施掃描工單上印制的字體與符號；再經過測驗明、暗形式確立起外形；然后再運用字符辨別手段把外形譯解為計算機文字。就是針對文本材料應用圖像文本辨別手段實行掃查，再將圖像文件實行具體的探析和整理，從而取得文字和報刊信息的流程。怎樣清除錯誤或是運用相關信息提升辨別的準確率才是技術的主要所在，經過辨別后的文本可自動轉變成全文引得。二是圖像壓縮技術。把具備多余信息的圖像數據展開壓縮，進而用更有效的格式展開存儲與數據的傳送。圖像壓縮技術能夠分成有損壓縮以及無損壓縮。同時依據電力營銷業務的特征與客戶營銷檔案價值的主要作用，選擇無損壓縮的方法是不可置疑的。

（三）脫機歸檔。所謂脫機歸檔就是把電子檔案匯集下載至能夠脫機儲存的介質上，并且往檔案單位交接。由于時間慢慢地積聚，營銷業務檔案材料存儲量逐漸提高，占據檔案監管服務器大部分容積，致使在檔案查閱過程中所花費的時間變長，而為了提升檔案應用功效，則需要對具有較長年份的檔案實行脫機歸檔。1.檔案交接。電子檔案可以利用網絡信息手段實行交接，而進行交接的過程中還需要嚴格查驗電子檔案材料的完好性與可行性，然后記錄下字符、檢查索取后復制到介質；另外必須檢驗載體的完整性且沒有損傷，需要時可以實行整體的檢驗，保證測驗不存在病毒，以及檔案內容的正確完好性，在及格率到達百分百之后才可以實行檔案移交。一旦測驗不及格的電子檔案資料，則重新回到前一個步驟。2.檔案判定。為保證脫機歸檔之后電子檔案的質量，務必要針對檔案實行全面的判定，一般從檔案完好性、可行性、切實性幾個方面實行判定。第一，檔案材料的切實性：依據紙質檔案材料，審核電子檔案材料內容，保證電子檔案內容切實性，確保其與紙質檔案同等性。第二，檔案材料的完好性：檔案材料完好性的審核通常表現在電子文件有關的數目完整；每份電子文件內容和構造無殘缺；同有關的業務需求存在相配性。第三，檔案材料的可閱讀性：所指的是文件通過傳遞、轉移和壓縮等變動之后依舊能夠進行查閱，展現檔案材料內容的切實性與完好性。另外電子文件可閱讀性為其存在與儲存價值的基本，如若文件無法有效地讀取，再高的價值也會喪失其具有的意義。

三、集中管理的收益

電子檔案集中進行管理主要是把電力用戶全部的經營銷售業務的檔案材料實行集中合并管理，本質上就是電力用戶經營銷售檔案資料的整合體，也作為電力所有工作與檔案管理體系中一個程序的分支，負責整體經營銷售業務當中檔案資料的存儲、管制與運用工作。而電子檔案采取集中式的管理，一定程度上促進了企業的供電企業監管、經營銷售業務程序的改善等，給企業帶來了非常大的經濟收益。

（一）完善檔案管理現存的弊端，建立起優質的企業形象。完善過往檔案監管混雜的狀況，可以在一定程度上保障電力供電企業的可信度，能夠有效地推動供電企業經營銷售工作。并且其管理的形式對所有電力企業以及有關的政府公眾事業檔案體系的創建起到了良好的模范作用，一定程度上增強了所有電力供電企業監管的力度。

（二）轉變過往業務形式，達成異地業務辦理。電子化營銷業務檔案，運用網絡平臺達成檔案的查閱與調動，有效改善了過往紙質檔案受到時間與空間限制的弊端，使得客戶辦理業務不會再因為地理位置的約束而無法辦理，從而為同城異地辦理奠立深厚的基礎。

（三）硬件設施統一建立，節省成本與資源。采取集中式管理電子檔案之后，統一搭建電子檔案監管體系，一定程度上節約了較多單位反復搭建的開支，有效防止了多數單位都要搭建與采購檔案儲存有關設施資金的不必要耗費。在達成檔案集中式儲存與監管之后，之前必須在多數單位儲存的部分資料則不需印制多份。例如供電合約，之前務必要進行審查、計算以及多個供電部門分別儲存，在建立完成之后僅需要一份資料就可以滿足相關的要求，從而能夠節省許多辦公資金的耗費。

（四）沖破過往客戶填單的形式，提高客戶服務體驗。采用全新的技術方法掃查客戶資料，客戶檔案資料電子化儲存在系統中，沖破了傳統通過客戶填單的服務形式。另外電子化營銷檔案之后，客戶在辦理業務的過程中，通告單和相關的資料都能夠經過計算機系統以文檔的形式發送至客戶，客戶簽字確定也由電子簽字達成，為客戶提供了優質的服務體驗。

（五）降低檔案管理工作壓力，達成減員增效。電子化集中管理檔案，便于客戶檔案的及時查閱與調取，并且可以依據需求對檔案原始文件地點實行鎖定，從而迅速的提取原始文件。其次，把檔案管理者從過往繁亂混雜的檔案歸入、檔案調閱等工作中解脫出來，進而增強檔案管理、數據探析與客戶服務的力度，提升企業在市場中的綜合競爭力。

（六）標準化檔案監管流程，達成閉環監管。通常，轉變了過往營銷業務檔案調閱流程，創建了供電企業內部調閱體制與供電企業歸入的工作流程，實現了檔案整體過程的閉環監管和整體過程記錄監督檔案管理，經過擬定相關的管理標準，創建子檔案運作的保證體制，從而使得電子檔案管理工作得到安全且有效的開展。

四、結語

綜上所述，本文研究探析近年來供電企業電子檔案管理的情況以及隱藏的弊端，并且給予了供電企業電子檔案集合管理的方式，簡介了電子檔案管理的一系列步驟方法，同時，從不同角度研究了電子檔案集中化管理所產生的利益以及電子檔案集合管理的重要作用。

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