電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理問題與思考

張培明

摘 要： 目前電子政務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，此系統(tǒng)的使用給檔案管理工作帶來了許多機(jī)遇和挑戰(zhàn)，本文對(duì)電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理現(xiàn)存問題進(jìn)行詳細(xì)分析，并且對(duì)提高檔案管理工作的水平提出一些有效措施，希望為檔案管理人員提供一定的參考和建議。

關(guān)鍵詞：電子政務(wù)系統(tǒng) 規(guī)范管理 對(duì)策分析

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2017）05-0033-01

檔案管理是電子政務(wù)管理工作中的主要內(nèi)容，在電子政務(wù)系統(tǒng)不斷完善下，對(duì)檔案管理工作提出了更加嚴(yán)格的要求。為了更好的滿足新時(shí)代的要求檔案管理人員需要對(duì)現(xiàn)存問題進(jìn)行深入分析，根據(jù)實(shí)際情況和要求制定行之有效的措施，從而實(shí)現(xiàn)提高檔案管理工作水平和效果的目標(biāo)。

一、電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理現(xiàn)存問題分析

1.對(duì)檔案移交問題進(jìn)行分析。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)當(dāng)前檔案移交過程存在如下問題：其一，目前在檔案移交過程中主要是對(duì)單份電子數(shù)據(jù)進(jìn)行移交，此種情況不能對(duì)檔案的整體性進(jìn)行體現(xiàn)，導(dǎo)致檔案缺乏有機(jī)聯(lián)系；其二，雙軌制在檔案管理工作中應(yīng)用較為廣泛，此種方法使管理人員對(duì)備份存在較大的依賴性，使檔案移交工作出現(xiàn)不規(guī)范和不合理的情況較多，致使元數(shù)據(jù)存在不完整或者丟失情況；其三，檔案主要包括紙質(zhì)檔案和電子檔案，兩者在移交時(shí)間上存在一定差異，導(dǎo)致檔案移交工作量明顯增多。

2.對(duì)檔案文件歸檔問題進(jìn)行分析。其一，技術(shù)方面問題。相關(guān)規(guī)定要求檔案需要保存較長的年限，如果檔案管理人員不能進(jìn)行技術(shù)處理非常容易出現(xiàn)冗余的情況，為后期查詢帶來較大麻煩；電子政務(wù)系統(tǒng)的可擴(kuò)展性有一定的限制，將檔案管理功能置入其中會(huì)有較大的難度。其二，管理方面問題。檔案數(shù)據(jù)信息管理權(quán)限缺乏完整性，遇到特殊情況時(shí)檔案管理人員不能在第一時(shí)間對(duì)相應(yīng)的檔案進(jìn)行查找；檔案管理主要由檔案管理人員和業(yè)務(wù)人員共同負(fù)責(zé)，如果檔案出現(xiàn)更改或者遺失一類的問題時(shí)各方會(huì)出現(xiàn)推卸責(zé)任的情況，對(duì)實(shí)際管理過程帶來不利影響。

3.對(duì)安全保障問題進(jìn)行分析。電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理存在一定的安全問題，主要包括如下幾點(diǎn)：其一，一些黑客或者不法分子在系統(tǒng)中置入病毒軟件，這種情況使相關(guān)檔案信息外露，并且使檔案會(huì)出現(xiàn)損壞和缺失的可能性明顯增加；其二，在管理過程中因?yàn)槿藶椴僮鞑划?dāng)出現(xiàn)火災(zāi)或者其他自然災(zāi)害時(shí)均對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生一定不利影響。

4.對(duì)前端控制和全程監(jiān)管沖突問題進(jìn)行分析。前端控制和全程監(jiān)管對(duì)檔案管理工作的效果有一定影響，對(duì)兩者進(jìn)行合理實(shí)施對(duì)提高管理效果有較大的積極作用，但是兩者在某種程度上存在沖突，例如：在進(jìn)行全程監(jiān)管時(shí)檔案管理部門是管理工作的主體，對(duì)前端和后端進(jìn)行共同控制；當(dāng)對(duì)前端控制較為重視時(shí)檔案管理部門則主要負(fù)責(zé)后端管理過程，無法實(shí)現(xiàn)全程監(jiān)管的目標(biāo)。

二、提高電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理工作效果的對(duì)策

1.對(duì)檔案移交歸檔過程進(jìn)行規(guī)范化管理。在檔案移交歸檔過程中需要做好如下幾項(xiàng)工作：其一，當(dāng)前信息化對(duì)案管理工作提出更高的要求，在線歸檔方法在檔案移交歸檔工作中應(yīng)用較為廣泛，同時(shí)離線歸檔方法也有所應(yīng)用，主要將其使用在不同格式和機(jī)密檔案歸檔工作中，管理人員需要對(duì)當(dāng)前檔案在線移交或者離線移交過程中存在的問題進(jìn)行深入分析研究，盡快采取有效措施對(duì)現(xiàn)存問題進(jìn)行處理，與此同時(shí)管理人員需要對(duì)檔案原始形式進(jìn)行保留，應(yīng)對(duì)復(fù)制過程中出現(xiàn)雙套歸檔問題的可能，實(shí)現(xiàn)單套歸檔的目標(biāo)；其二，為了保證雙軌制在檔案管理工作中取得預(yù)期效果，管理人員需要對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案移交的方法進(jìn)行明確劃分；其三，對(duì)檔案館以及檔案室負(fù)責(zé)的內(nèi)容進(jìn)行明確，讓兩者準(zhǔn)確掌握各自的職責(zé)，使檔案移交和歸檔過程順利完成，并且具有較高的完整性和安全性，為后期管理過程和查詢提供便利條件；其四，管理人員需根據(jù)實(shí)際情況制定檔案移交和歸檔過程的要求和制度，對(duì)檔案移交和歸檔過程的合理性和規(guī)范性進(jìn)行提升。在對(duì)檔案進(jìn)行移交和歸檔時(shí)管理人員需要根據(jù)規(guī)定要求對(duì)所要移交和歸檔的檔案進(jìn)行嚴(yán)格檢查，對(duì)其是否滿足移交和歸檔標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行判斷，對(duì)于不符合移交和歸檔標(biāo)準(zhǔn)的檔案予以退回，對(duì)于通過的檔案需要對(duì)其進(jìn)行分類處理，將存放在相同類型的檔案中。

2.對(duì)安全保障工作產(chǎn)生足夠的重視。在內(nèi)外界因素的影響下會(huì)使檔案出現(xiàn)不同程度的安全性問題，為了有效的避免上述問題管理人員需要制定有效的安全保障措施，主要從如下幾方面著手：其一，對(duì)檔案管理的技術(shù)性進(jìn)行提升。管理人員需要根據(jù)相應(yīng)情況現(xiàn)有管理系統(tǒng)進(jìn)行分析，盡最大力量研制出自己獨(dú)有的管理系統(tǒng)，與此同時(shí)需要在管理系統(tǒng)中設(shè)置加密，備份以及殺毒等功能，減少黑客和不法分子入侵管理系統(tǒng)的可能，對(duì)管理系統(tǒng)安全性進(jìn)行提升；其二，安排相應(yīng)的教育培訓(xùn)對(duì)管理人員的安全意識(shí)進(jìn)行提升，對(duì)一些常見的安全問題進(jìn)行掌握，在實(shí)際管理過程中可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理，通過培訓(xùn)可以使其技術(shù)水平和管理能力有所提高，為管理過程提供強(qiáng)有力的支持；其三，對(duì)現(xiàn)有檔案管理模式進(jìn)行大膽調(diào)整和創(chuàng)新，研究現(xiàn)有檔案管理的法律法規(guī)，為檔案管理過程提供可靠的依據(jù)。

3.做好信息整合共享工作。檔案信息整合和共享對(duì)檔案管理服務(wù)向集中化方向有一定的促進(jìn)作用，并且使管理效率有所提升。在對(duì)檔案信息進(jìn)行整合共享時(shí)需要注意如下幾點(diǎn)內(nèi)容：其一，對(duì)信息整合共享的意義進(jìn)行明確[只用這一句話代表一個(gè)措施，述說不明，請(qǐng)用適當(dāng)文字加以闡釋。]，在具體實(shí)踐過程中對(duì)數(shù)據(jù)信息和實(shí)體的整合共享進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，從而更好的實(shí)現(xiàn)信息和實(shí)體一體化共享方式的目標(biāo)；其二，信息整合共享主要包括分散式及集中式兩種，管理人員需要將檔案管理實(shí)際情況、相關(guān)要求作為依據(jù)對(duì)以上兩種方法進(jìn)行合理選擇，更好的實(shí)現(xiàn)預(yù)期效果。除上述措施之外需要對(duì)現(xiàn)有管理方法和形式進(jìn)行不斷的改進(jìn)，對(duì)一些新式技術(shù)、管理方法和管理模式進(jìn)行合理應(yīng)用，從而實(shí)現(xiàn)提升電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理效果的目標(biāo)。

結(jié)束語

上文對(duì)電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理工作存在的問題進(jìn)行分析，對(duì)提高檔案管理工作水平給出了對(duì)檔案移交歸檔過程進(jìn)行規(guī)范化管理、對(duì)安全保障工作產(chǎn)生足夠的重視以及做好信息整合共享工作等有效措施，希望檔案管理人員可以根據(jù)當(dāng)前現(xiàn)存問題借鑒文中措施進(jìn)行不斷的調(diào)整，從而保證檔案管理工作順利展開，達(dá)到規(guī)定要求。

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