基于知識服務的檔案管理模式的理論探索

李欣

摘要：隨著時代的發展和人類社會的進步，人類生活的方方面面都發生了很大的變化，工作和生活的方式中都應用了很多富有現代氣息的方法。檔案管理工作也不例外的發生了變化，現代的檔案管理工作中也應用了很多新的管理方法。文章對知識服務的檔案管理模式的理論的相關內容做了研究分析。

關鍵詞：知識服務；檔案管理；模式；理論探索

中圖分類號：G27 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2017）009-0-01

一、研究知識服務檔案管理模式理論的背景和目的

1.研究的背景

現代社會越來越偏向于信息化，信息時代的到來給人類的生產生活帶來了很大的改變，傳統的檔案管理模式在新的市場條件下已經不適用了。各國都開始重視對基于知識服務的檔案管理模式的理論探索，希望能夠讓企業的檔案管理工作得到優化，使其更符合現代社會的要求，為企業的管理和生產活動提供方便，以此來促進企業更好的發展。

2.研究的目的和意義

對基于知識服務的檔案管理模式的理論的研究的最終目的是在企業中的實際應用，在檔案管理工作中應用編碼手段就是一個新奇的嘗試。對其進行研究的原因就是希望通過研究企業能掌握更好的檔案管理模式，促進企業市場競爭力的提高，從而促進社會整體經濟的發展。

二、基于知識服務的檔案管理模式的理論依據

基于知識服務的檔案管理模式理論是有理論依據的，大致就是下列兩點。

1.關于知識編碼

基于知識服務的檔案管理模式理論與知識編碼是密切相關的，知識編碼就是通過知識的準確度來創建一個能夠順利進行檔案傳遞的渠道，讓相關的人員之間能夠進行有效的交談。在檔案管理中使用知識編碼技術也是我國企業在發展過程中不斷進行研究探索的結果，體現了我國企業的創新精神和能力，促進了檔案管理工作中知識結構的系統性和統一性。合理的利用知識編碼技術能夠讓檔案管理工作更加智能化，促進了檔案管理工作的優化改革。利用知識編碼，能夠集聚使用者的相關信息，促進工作效率的提高。知識編碼在檔案管理工作中的應用使得企業的檔案管理工作更加的高效，使企業內部信息的儲存更加全面精細，信息之間的傳遞更加及時有效，這就能使各部門能夠掌握一手信息，促進各部門工作計劃的制定，這樣就可以提高企業整體的經濟效益。

2.關于人性化服務

基于知識服務的檔案管理模式理論還需要注意一個非常重要的問題，就是人性化服務的建設。所謂人性化服務，就是指工作人員把客戶放在首位進行考慮，根據他們的需求，決定自己的工作方向，盡可能的使自己的工作更加完善，達到讓顧客很滿意的效果。人性化服務也十分重視企業服務職能的確立，企業的服務職能已經成為現代企業競爭力的一部分，它對企業在公眾之間的口碑有很大的影響。所以企業應該重視人性化的服務工作，這就要求企業對客戶以及潛在客戶的相關資料有一定的了解，知道他們的需求和消費傾向，這些都是很重要的資源。把客戶信息作為一種資源錄入檔案，并進行好檔案管理工作，可以使企業在決定下一步的工作走向時，有一個很好的參考，這樣才能使企業的激烈的市場競爭中保持自己的經濟利益。

三、基于知識服務的檔案管理模式開展的建議和對策

基于知識服務的檔案管理模式是企業在發展中經過不斷地探索研究創造出的一種比較高效的檔案管理模式，目前它的發展還不是很成熟，下列是一些基于知識服務的檔案管理模式工作開展的策略。

1.創新檔案管理模式和理念

現代社會中，一個非常重要的元素就是創新，無論是哪行哪業，想要在現代市場中占有一席之地，擁有更好的發展，都必須重視創新技術和管理。因此，企業應該在各方各面都進行改革創新，包括檔案管理模式。相關部門和人員應該有這樣的思想意識：消費者是企業進行生產活動的中心。企業的相關部門應該對檔案信息做系統的整理和分類，利用知識服務體系，使檔案管理工作的靈活性更高，效率更高。而且在進行檔案管理工作時，相關人員應該保持開放的思想意識，能夠接納新的思想和信息，現代社會的一個特點就是快，各方各面的變化都很快，所以檔案管理工作要是一直守舊也不會取得好的效果。相關人員應該關注這方面的先進科學模式，適當的借鑒，并根據企業自身情況進行創新，保證檔案管理工作能滿足企業運轉對信息傳遞的要求，保證企業的各部門之間能進行很好的信息互動，以此加強配合，提高整體的工作效率。

2.進行檔案管理工作技術和方法的創新

企業想要加強內部的緊密運轉，就必須使企業內部的信息傳遞更加的及時、完整，保證各部門之間的工作信息的傳遞到位，能夠準確的進行工作判斷，這就對企業的檔案管理工作提出了更高的要求。企業應該在相關的技術和管理模式上進行創新，使檔案管理工作模式更符合企業運行要求。在進行企業檔案管理工作時，相關人員應該把信息的管理方式確定下來，比如信息的分類歸檔和錄入問題，應該擁有一套科學合理的標準，以此來規范工作人員的工作，提高他們對檔案管理工作標準的認識。相關部門還應該對檔案的檢索系統進行優化，讓用戶可以從不同的方面進行檢索，這樣可以使需要提取檔案信息的人員能夠更加方便快捷的找到需要的信息，是檔案管理工作的目的得以實現。

四、結語

在現代社會新形勢下，傳統的檔案管理模式已經不能滿足企業檔案管理的需求，企業應根據自身的情況，再結合新的科學技術，對相關的體制進行優化改革。在現代企業內部建立基于知識服務的檔案管理模式能夠使企業的檔案管理工作更加高效，這不僅可以方便企業內部信息的交互，還可以使企業及時掌握外部的信息，方便企業的優化改革，促進企業的可持續發展。

參考文獻：

[1]武巖.基于知識服務的檔案管理模式的理論探索[J].品牌（下半月），2015（5）：101-102.

[2]趙麗敏.基于知識服務的檔案管理模式的理論探索[J].經營管理者，2015（2）：343-344.

作者簡介：李 欣（1974-），女，漢族，河北唐山人，本科，畢業南開大學（自學考試），職稱：檔案管理員，現就職：天津市地質工程勘察院，主要從事檔案研究。