現行企業檔案管理模式下檔案管理成本的探討

賈慕云

摘要：任何企業都以追求經濟利益的最大化為目標的，因此，為了提高企業的經濟利益，必須要有效的縮減開支，減少不必要的支出，嚴格控制企業成本支出，檔案管理工作作為企業管理支出的一部分，也必須要加強控制成本的理念，才能夠使得企業檔案管理在最少的成本投入下創造最大的價值。因此，本文主要對現行企業檔案管理模式下檔案管理成本進行有效的探討。首先介紹現行企業檔案管理模式下檔案管理成本的構成，然后分析現行企業檔案管理模式下檔案管理成本控制的有效途徑。

關鍵詞：檔案管理模式；成本控制；成本構成；有效途徑

中圖分類號：G271 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2017）009-0-01

在現代化的企業檔案管理的過程中，對于檔案管理的成本控制觀念不強，檔案管理的過程中成本意識比較差，各種浪費的現象比較嚴重，因此，有必要加強現行企業檔案管理模式下對檔案管理成本進行管理和創新。為了有效的提高檔案管理的成本控制，要明確檔案管理的成本構成和支出，然后才能夠解決檔案管理流程中的成本浪費現象，完善檔案管理流程，加強成本的控制，實現企業經濟利益的最大化。

一、現行企業檔案管理模式下檔案管理成本的構成

當下現行企業檔案管理模式下檔案管理成本的構成主要以下幾個要素：

首先，人工成本。無論是企業檔案管理人員和檔案的具體工作人員都是屬于企業檔案管理的人工成本支出。檔案管理人員和檔案具體工作人員的多少直接影響到整個企業的檔案管理的支出。

其次，設備和物資的成本。現行企業檔案管理模式下，企業進行檔案管理，多數是經過計算機等設備進行整理和維護工作，因此檔案管理的成本構成自然包括了購買計算機設備的投入和支出，之后對計算機設備的維護也需要不斷的支出，另外，購買正版的檔案管理軟件也需要資金的投入，還有就是通過計算打印所需要的紙張、訂書器等常規辦公用品，都屬于現行企業檔案管理模式下檔案管理成本的構成。

最后，檔案管理的場所和管理的流程中所需的投入。企業檔案比較的多，因此，占領的場地也比較大，每年都要支付場地費，還有就是管理的流程中也需要一系列的投入。

檔案的管理流程比較的復雜，需要各個程序有序的推進，才能夠提高檔案管理的成本控制。但是在當下的企業檔案管理中，由于企業對檔案管理的不重視，使得檔案管理的流程比較的拖沓，這樣就會導致檔案管理存在較多的問題，也不利于企業檔案管理中成本的控制。

二、現行企業檔案管理模式下檔案管理成本存在的主要問題

在現行企業檔案管理模式下檔案管理成本中，存在著很多的問題，主要表現在以下幾個方面：

第一，成本控制的理念比較差。在現代的企業檔案管理工作，部分企業認為檔案管理工作涉及到的經濟利益比較小，因此，過度的追求關注對企業經濟利益最相關的部門或者是管理流程進行重視，對其企業的檔案管理重視程度有限，對檔案管理的成本控制更是不加以重視，使得現行企業檔案管理模式下檔案管理成本管理非常的不重視，檔案管理人員的成本控制意識也不強。

第二，浪費現象嚴重。在企業的檔案管理過程中，成本控制理念不強，所以，導致檔案管理的流程比較繁瑣，投入了更多的人力物力，造成了較大的浪費。比如說紙張的亂用以及人員的過多等；另外就是檔案管理中缺乏程序性，檔案管理非常的滯后，檔案的堆積現象比較的嚴重，不僅容易造成檔案的遺失，而且長期堆放占有大公共空間，投入更多占地費等。在設備的使用時不重視保護和更新或者是及時的刪除垃圾等，導致設備的損害，于是增加了企業的成本投入。

第三，流程或者管理不當也不利于成本的有效控制。檔案的管理流程比較的復雜，需要各個程序有序的推進，才能夠提高檔案管理的成本控制。但是在當下的企業檔案管理中，由于企業對檔案管理的不重視，使得檔案管理的流程比較的拖沓，這樣就會導致檔案的管理存在較多的問題，也不利于企業檔案管理中成本的控制。

三、現行企業檔案管理模式下檔案管理成本的有效舉措

首先，完善企業檔案管理的成本控制理念。只有加強企業檔案管理的成本控制理念，才能夠讓檔案管理人員在管理的過程中提高節約意識，加強對成本的控制，尤其是在使用材料或者是設備的過程中，能提高對設備進行維護和管理，能減少材料的浪費，尤其是紙張的浪費，從而有效的縮減成本。所以，最重要的就是提高企業的檔案管理人員的一種成本控制的理念，本著節約的態度開展檔案管理工作。

其次，加強檔案人員的素質，嚴格檔案管理的流程，避免成本支出。只有加強檔案管理人員的素質，才能夠在保證檔案管理工作的正常開展下使用最少的工作人員，讓每一位員工都能夠積極發揮自己的一份作用，加強分工和合作，把檔案的管理工作有序的開展好。這樣就可以縮減檔案管理成本中人工費用的支出。所以，企業要不斷加強培訓和學習的力度，通過培訓讓現有工作人員提高方案管理的技術和所需的技能，在工作中能夠更加有效率的、保質保量的完成檔案管理的一系列工作，更加科學的設置檔案流程，不拖拉，不推諉，提高檔案管理的各項工作。

最后，建立成本控制預算，提高檔案管理的科學性。只有建立了檔案管理成本的預算，才能夠使得檔案管理工作開展的過程對于成本的投入有一個概念，從而在管理中縮減不必要的開支，尤其是一些重要支出，比如說設備的更新等，一定要提前上報計劃和預算，才能夠保證在檔案管理的過程中成本得到嚴格的控制，縮減開支，維護企業的經濟利益。

四、結語

“成本的控制是獲取經濟利益的重要保證”，為了有效的加強現行企業檔案管理模式下檔案管理成本的控制，必須要采取有效的舉措，通過提高成本管理意識、完善檔案管理的流程、加強業務的培訓以及提高檔案管理人員的素質等方式，切實提高現行企業檔案管理模式下檔案管理成本的控制，從而完善現行的企業管理模式，讓企業獲取更多的經濟利益。

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