網絡時代下如何高效做好高職院校的檔案管理工作

文茜

摘 要：高職院校檔案不僅記錄著學校各項活動，同時也記錄著學校發展的歷程，是高職院校管理工作中的重要一環。在網絡時代背景下，信息技術給高職院校的檔案管理工作帶來了新的發展機遇，同時也對其提出了更高的要求。文章首先對網絡時代下高職院校檔案管理工作中存在的問題進行分析，然后提出高效做好高職院校檔案管理工作的建議。

關鍵詞：網絡時代；高職院校；檔案管理

檔案管理是高職院校管理工作中重要的組成部分。在網絡時代背景下，高職院校檔案管理工作遇到了新的挑戰，必須轉變管理思路，創新工作模式。故加強對網絡時代下高職院校檔案管理工作的研究具有十分現實的意義。

1.高職院校檔案管理工作存在的問題

（1）檔案資源開發與利用率較低。在網絡時代背景下，高職院校必須樹立全新的檔案管理理念。但傳統的高職院校檔案管理在重視檔案收集、保管工作技術上，忽視了對檔案資源的開發與利用，導致大量的檔案資源浪費，不能發揮檔案管理的作用。

（2）檔案管理人員綜合素質相對較低，信息化水平弱。現階段，很多高職院校檔案管理人員往往是由教師兼任，很少是檔案專業畢業的，在上崗前經過短暫的培訓直接上崗，缺乏專業的檔案管理知識。此外，很多檔案管理人員的信息化水平較低，與網絡時代下檔案管理工作要求不符。

（3）高職院校檔案管理制度不夠完善。目前，很多高職院校在檔案管理工作開展中一直沿用傳統檔案的管理模式。一方面，缺乏專業的檔案管理設備，導致檔案管理信息化水平較低；另一方面，缺乏完善的檔案管理制度保障，缺乏規范性的工作要求，給高職院校檔案管理工作的開展造成了嚴重的影響。

（4）缺乏服務意識，內部溝通較弱。在傳統的檔案管理模式下，高職院校檔案管理部門與其他部門之間缺乏有效的溝通，檔案管理工作長期處于封閉的狀態，管理人員思維固化，影響了高職院校檔案管理工作可持續發展的要求。

2.網絡時代下高職院校檔案管理工作措施

（1）加強宣傳，提升教職工檔案意識。高職院校應該加強宣傳，提升全體教職工對檔案管理工作的重視，提倡全員參與的檔案管理。在具體宣傳過程中，要讓教職工對檔案知識有所了解，認真學習檔案管理法規、法律等，在工作中如果遇到有價值的檔案資源，需要按照檔案工作標準進行存儲，提升檔案信息資源開發與利用的效率，提升全員對檔案保護、使用的意識。

（2）構建完善的高職院校檔案管理體系。第一，提升相關人員的認識，強化檔案建設。高職院校相關領導應該加強對檔案管理工作的重視，將檔案管理放到院校發展重要的位置上，并從人才培養、管理體制創新等方面加以強化。第二，建立完善的檔案管理體系，在高職院校各個職能部門中設置檔案員崗位，對檔案類別進行細分，各司其職，提升檔案管理的整體質量。

（3）加強網絡建設。在網絡時代背景下，高職院校檔案管理越來越復雜，需要通過網絡信息平臺，為檔案管理順利開展提供保障。該網絡信息平臺包括硬件、軟件兩個方面，通過掃描儀、計算機以及相關的應用軟件，不僅實現對檔案信息的收集與保管，同時還能夠做到對檔案資源的開發與利用，發揮檔案資源的優勢。

（4）加強對檔案管理人員的培訓。針對現階段很多高職檔案管理人員專業素質偏低的問題，必須加強對檔案管理人員的培訓。一方面，在高職院校檔案管理崗位招聘過程中，盡可能選擇檔案專業的人員，保證其基礎素質；另一方面，完善檔案管理工作崗前培訓，讓相關人員在上崗前能夠熟悉高職院校檔案工作的實際情況，熟悉相關工作環境等。同時，必須定期進行專業培訓，從信息化水平、檔案編研等方面入手，提升檔案管理人員的專業素質。

（5）健全高職院校檔案管理制度。高職院校檔案管理工作需要有完善的制度為依據，因此，必須根據高校檔案管理工作的實際情況，結合網絡時代下的相關需求，建立有效的管理制度，包括檔案工作規范、責任制度、招聘制度等，不斷激發檔案管理人員工作的積極性，規范檔案管理工作人員的行為等。

綜上所述，在網絡時代背景下，高職院校檔案管理工作中還存在一定的問題，影響了檔案管理工作質量。因此，必須提出針對性的措施，從制度、人員、信息化建設等方面入手，不斷提升高職院校檔案管理工作水平。

參考文獻：

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