網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下如何高效做好高職院校的檔案管理工作

文茜

摘 要：高職院校檔案不僅記錄著學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)，同時(shí)也記錄著學(xué)校發(fā)展的歷程，是高職院校管理工作中的重要一環(huán)。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下，信息技術(shù)給高職院校的檔案管理工作帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也對(duì)其提出了更高的要求。文章首先對(duì)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下高職院校檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，然后提出高效做好高職院校檔案管理工作的建議。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)時(shí)代；高職院校；檔案管理

檔案管理是高職院校管理工作中重要的組成部分。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下，高職院校檔案管理工作遇到了新的挑戰(zhàn)，必須轉(zhuǎn)變管理思路，創(chuàng)新工作模式。故加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下高職院校檔案管理工作的研究具有十分現(xiàn)實(shí)的意義。

1.高職院校檔案管理工作存在的問(wèn)題

（1）檔案資源開(kāi)發(fā)與利用率較低。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下，高職院校必須樹(shù)立全新的檔案管理理念。但傳統(tǒng)的高職院校檔案管理在重視檔案收集、保管工作技術(shù)上，忽視了對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用，導(dǎo)致大量的檔案資源浪費(fèi)，不能發(fā)揮檔案管理的作用。

（2）檔案管理人員綜合素質(zhì)相對(duì)較低，信息化水平弱。現(xiàn)階段，很多高職院校檔案管理人員往往是由教師兼任，很少是檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的，在上崗前經(jīng)過(guò)短暫的培訓(xùn)直接上崗，缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)。此外，很多檔案管理人員的信息化水平較低，與網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下檔案管理工作要求不符。

（3）高職院校檔案管理制度不夠完善。目前，很多高職院校在檔案管理工作開(kāi)展中一直沿用傳統(tǒng)檔案的管理模式。一方面，缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理設(shè)備，導(dǎo)致檔案管理信息化水平較低；另一方面，缺乏完善的檔案管理制度保障，缺乏規(guī)范性的工作要求，給高職院校檔案管理工作的開(kāi)展造成了嚴(yán)重的影響。

（4）缺乏服務(wù)意識(shí)，內(nèi)部溝通較弱。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，高職院校檔案管理部門(mén)與其他部門(mén)之間缺乏有效的溝通，檔案管理工作長(zhǎng)期處于封閉的狀態(tài)，管理人員思維固化，影響了高職院校檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的要求。

2.網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下高職院校檔案管理工作措施

（1）加強(qiáng)宣傳，提升教職工檔案意識(shí)。高職院校應(yīng)該加強(qiáng)宣傳，提升全體教職工對(duì)檔案管理工作的重視，提倡全員參與的檔案管理。在具體宣傳過(guò)程中，要讓教職工對(duì)檔案知識(shí)有所了解，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理法規(guī)、法律等，在工作中如果遇到有價(jià)值的檔案資源，需要按照檔案工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲(chǔ)，提升檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用的效率，提升全員對(duì)檔案保護(hù)、使用的意識(shí)。

（2）構(gòu)建完善的高職院校檔案管理體系。第一，提升相關(guān)人員的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化檔案建設(shè)。高職院校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，將檔案管理放到院校發(fā)展重要的位置上，并從人才培養(yǎng)、管理體制創(chuàng)新等方面加以強(qiáng)化。第二，建立完善的檔案管理體系，在高職院校各個(gè)職能部門(mén)中設(shè)置檔案員崗位，對(duì)檔案類(lèi)別進(jìn)行細(xì)分，各司其職，提升檔案管理的整體質(zhì)量。

（3）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下，高職院校檔案管理越來(lái)越復(fù)雜，需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，為檔案管理順利開(kāi)展提供保障。該網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)包括硬件、軟件兩個(gè)方面，通過(guò)掃描儀、計(jì)算機(jī)以及相關(guān)的應(yīng)用軟件，不僅實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的收集與保管，同時(shí)還能夠做到對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用，發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢(shì)。

（4）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。針對(duì)現(xiàn)階段很多高職檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)偏低的問(wèn)題，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。一方面，在高職院校檔案管理崗位招聘過(guò)程中，盡可能選擇檔案專(zhuān)業(yè)的人員，保證其基礎(chǔ)素質(zhì)；另一方面，完善檔案管理工作崗前培訓(xùn)，讓相關(guān)人員在上崗前能夠熟悉高職院校檔案工作的實(shí)際情況，熟悉相關(guān)工作環(huán)境等。同時(shí)，必須定期進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，從信息化水平、檔案編研等方面入手，提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。

（5）健全高職院校檔案管理制度。高職院校檔案管理工作需要有完善的制度為依據(jù)，因此，必須根據(jù)高校檔案管理工作的實(shí)際情況，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下的相關(guān)需求，建立有效的管理制度，包括檔案工作規(guī)范、責(zé)任制度、招聘制度等，不斷激發(fā)檔案管理人員工作的積極性，規(guī)范檔案管理工作人員的行為等。

綜上所述，在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下，高職院校檔案管理工作中還存在一定的問(wèn)題，影響了檔案管理工作質(zhì)量。因此，必須提出針對(duì)性的措施，從制度、人員、信息化建設(shè)等方面入手，不斷提升高職院校檔案管理工作水平。

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