淺談建筑工程企業(yè)檔案管理

盧楚樂(lè)

摘要：建筑工程檔案管理工作是建筑工程工作一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，也是建筑工程管理工作的重要組成部分。工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是工程項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)記錄，是全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故原因、追究事故責(zé)任的重要依據(jù)，具有十分重要的保存價(jià)值。

關(guān)鍵詞：建筑工程；檔案；管理；意義

一、建筑工程檔案的概念和特點(diǎn)分析

（一）建筑工程檔案的概念

通常來(lái)說(shuō)，建筑工程檔案主要記錄的是建筑工程的設(shè)計(jì)、施工中期和竣工驗(yàn)收。而每一階段和過(guò)程的工作內(nèi)容都應(yīng)當(dāng)記錄在案。具體來(lái)說(shuō)，在建筑工程設(shè)計(jì)階段建筑工程檔案主要記錄的是建筑工程的地質(zhì)條件、工程預(yù)算、招投標(biāo)情況以及審批情況等。而在施工中期建筑工程檔案主要記錄的則是消防設(shè)施安裝、材料使用情況、人工使用情況。同時(shí)，針對(duì)性記錄暖通、通風(fēng)等具體設(shè)施和數(shù)據(jù)。這樣便能將施工中期各項(xiàng)情況反映出來(lái)，展現(xiàn)建設(shè)質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)。第三，竣工驗(yàn)收階段的建筑工程檔案主要記錄了工程移交、工程檢查以及竣工文件等。

（二）建筑工程檔案的特點(diǎn)

檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)化和科學(xué)化的工程，而建筑工程檔案管理更是收集、整理和管理建筑工程項(xiàng)目各項(xiàng)生產(chǎn)環(huán)節(jié)文件資料的重要方式方法。建筑工程檔案不僅能夠涵蓋整個(gè)建筑工程的完整建設(shè)流程，還能真實(shí)客觀反映建筑工程的基本內(nèi)容。一份完整科學(xué)的建筑工程檔案不僅對(duì)往后擴(kuò)建改建有著重要參考作用，也是城市建設(shè)的憑據(jù)。而且，建筑工程檔案還能在火災(zāi)等突發(fā)事故防范、重大災(zāi)害險(xiǎn)情預(yù)防上發(fā)揮作用。

二、建筑工程檔案管理的存在問(wèn)題

（一）管理意識(shí)落后

現(xiàn)階段大部分建筑企業(yè)對(duì)于建筑工程檔案的概念和作用等依然不了解，檔案管理意識(shí)相當(dāng)落后，甚至還出現(xiàn)對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的不了解。此外，當(dāng)下部分建筑企業(yè)在建筑工程檔案管理過(guò)程中依然運(yùn)用傳統(tǒng)收工方式方法，無(wú)論是檔案的收集、儲(chǔ)存等都停留在傳統(tǒng)模式，完全沒(méi)有實(shí)現(xiàn)建筑工程檔案的現(xiàn)代化管理。

（二）管理資金缺乏

建筑工程檔案管理資金的缺乏也是當(dāng)下建筑工程檔案管理的重要問(wèn)題。管理資金的缺乏將直接導(dǎo)致建筑工程檔案管理技術(shù)和設(shè)備落后。而且，加之建筑工程檔案管理意識(shí)的落后，也會(huì)使得建筑工程檔案形同虛設(shè)。

（三）管理人才缺乏

社會(huì)不斷發(fā)展，現(xiàn)代化、科學(xué)化和信息化的建筑檔案管理方法層出不窮。但是，現(xiàn)階段部分建筑檔案管理人員依然沒(méi)有掌握新的技術(shù)手段，甚至有的建筑企業(yè)檔案管理人員并不是專(zhuān)業(yè)檔案管理人員，僅僅是一個(gè)兼職而已，這就給檔案管理帶來(lái)了很大的弊端。究其本質(zhì)而言，管理人才的缺乏使得檔案管理過(guò)程缺乏應(yīng)有的技能，科學(xué)化的建筑檔案管理更是無(wú)從說(shuō)起。

三、建筑工程檔案管理存在問(wèn)題的解決辦法

（一）革新管理意識(shí)

革新建筑檔案管理意識(shí)首先需要加強(qiáng)建筑企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)，提升企業(yè)對(duì)于檔案管理的重視程度。這是因?yàn)橹挥薪ㄖ髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到建筑檔案管理的重要性，才能逐步進(jìn)行改善。所以，各建筑企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)為核心的檔案管理小組，加強(qiáng)建筑檔案管理重視，重新構(gòu)建檔案管理意識(shí)。其次，各部門(mén)應(yīng)當(dāng)就建筑工程檔案管理人員進(jìn)行管理意識(shí)強(qiáng)化和管理思想的培訓(xùn)。另一方面，科學(xué)合理構(gòu)建建筑工程檔案管理的制度，確保建筑檔案管理能夠在既定標(biāo)準(zhǔn)和制度之下進(jìn)行。

（二）加強(qiáng)人力物力和財(cái)力投入

加強(qiáng)重視變革建筑工程檔案理念之后，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人力物力和財(cái)力的投入，逐步將建筑工程檔案管理放在項(xiàng)目管理中的重要位置。所以，需要將建筑工程檔案劃入一個(gè)單獨(dú)部門(mén)，與項(xiàng)目建設(shè)同步發(fā)展和建設(shè)。同時(shí)，保障建筑工程檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。針對(duì)檔案管理也應(yīng)發(fā)放專(zhuān)項(xiàng)資金，避免方案管理經(jīng)費(fèi)不足。有條件的企業(yè)還可以購(gòu)買(mǎi)諸如計(jì)算機(jī)、掃描儀、傳真機(jī)、攝像機(jī)等現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備。

（三）優(yōu)化管理人員素質(zhì)

優(yōu)化建筑工程檔案管理人員素質(zhì)應(yīng)當(dāng)從三個(gè)方面進(jìn)行，第一，建筑工程檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，主要涵蓋檔案管理知識(shí)、相關(guān)法律知識(shí)、信息技術(shù)等。其次，增強(qiáng)管理人員的檔案管理責(zé)任意識(shí)，憑借檔案管理機(jī)構(gòu)職能強(qiáng)化強(qiáng)化檔案管理人員隊(duì)伍健身，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)管理人員素質(zhì)的優(yōu)化。第三，將檔案管理作為一種專(zhuān)職部門(mén)進(jìn)行之后，管理人員還應(yīng)當(dāng)樹(shù)立愛(ài)崗敬業(yè)和樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神，通過(guò)教育強(qiáng)化和檔案管理相關(guān)重要性知識(shí)的傳遞確保檔案管理人員能夠安心檔案事業(yè)，為檔案管理服好務(wù)。

四、各部門(mén)檔案管理人員

（一）各部門(mén)檔案管理人員，應(yīng)按照企業(yè)檔案管理者所發(fā)的制度或細(xì)則或交底的要求進(jìn)行收集、整理、歸檔。

（二）各部門(mén)檔案管理人員，應(yīng)自主去學(xué)習(xí)檔案相關(guān)的知識(shí)，工作中碰到不太清楚的及時(shí)請(qǐng)教企業(yè)檔案管理者或其他人員。

（三）各部門(mén)檔案管理人員，要在檔案形成的過(guò)程中經(jīng)常檢查檔案，查看是否有發(fā)生錯(cuò)誤的事，尤其是工程項(xiàng)目的資料，由于工程時(shí)間長(zhǎng)，若不經(jīng)常檢查檔案，完工后才發(fā)現(xiàn)有很多問(wèn)題，那時(shí)要改則很不容易，一是因?yàn)楫?dāng)時(shí)經(jīng)手的人員在完工時(shí)基本已經(jīng)調(diào)動(dòng)工作了，有的甚至已經(jīng)離職了，二是經(jīng)過(guò)時(shí)間那么長(zhǎng)，很多情況都記得不是很清楚了，此時(shí)去補(bǔ)資料很有可能是造假的，所以在工程建設(shè)過(guò)程經(jīng)常去檢查檔案，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題可及時(shí)進(jìn)行改正，這樣既能保證檔案的真實(shí)性，又能保證檔案的準(zhǔn)確性。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，只要建筑單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)高度重視，專(zhuān)兼職檔案管理人員保持認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，并在充分調(diào)動(dòng)廣大員工的積極性，才能保證建筑工程技術(shù)檔案管理工作發(fā)揮更為重要的意義，并且成為推動(dòng)我國(guó)建筑行業(yè)高速發(fā)展的技術(shù)基礎(chǔ)。

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