基于信息資源共享的企業(yè)檔案管理模式探討

韋艷媚

摘要：檔案資料是企業(yè)表現(xiàn)其經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值的重要參照依據(jù)，如何提高檔案資料質(zhì)量對(duì)企業(yè)提高其經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值具有重要的作用。而對(duì)提高檔案資料的質(zhì)量來(lái)說(shuō)，如何做好檔案的管理才是關(guān)鍵，結(jié)合信息技術(shù)在我國(guó)檔案管理中的不斷應(yīng)用，本文著重分析了企業(yè)檔案管理資源共享模式的各方面內(nèi)容，希望對(duì)相關(guān)企業(yè)和行業(yè)有所幫助。

關(guān)鍵詞：信息資源共享；企業(yè)檔案；檔案管理；探討

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2017）012-00-02

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)資源共享已經(jīng)成為了當(dāng)今時(shí)代重要的發(fā)展目標(biāo)之一，而隨著信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，信息技術(shù)在企業(yè)檔案資源的共享中扮演著越來(lái)越重要的角色。

一、企業(yè)檔案信息資源共享的必要性

1.企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在需求

企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在需求主要體現(xiàn)在三個(gè)方面，一是企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略，二是企業(yè)內(nèi)部管理的需求，三是企業(yè)廉政建設(shè)的需要。無(wú)論從哪一個(gè)方面來(lái)看，信息資源的共享都為企業(yè)的管理需求提供了便利的條件。首先，對(duì)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略來(lái)說(shuō)，信息資源如果掌握不到位，很容易對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展造成影響；其次，對(duì)企業(yè)內(nèi)部管理來(lái)說(shuō)，由于企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理中很容產(chǎn)生大量的文件檔案，尤其是在當(dāng)今時(shí)代信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的年代，企業(yè)已經(jīng)逐漸依賴于信息技術(shù)的應(yīng)用。因此，目前企業(yè)的信息處理難題，在于海量的電子文件的堆積對(duì)企業(yè)內(nèi)部管控的影響，對(duì)許多需要以檔案信息為依據(jù)的內(nèi)部管控工作造成了嚴(yán)重的影響。最后，對(duì)廉政建設(shè)來(lái)說(shuō)，檔案資源保留了企業(yè)發(fā)展歷程中的所有原始資料，有利于與企業(yè)日后的查詢與管理，有助于廉潔風(fēng)險(xiǎn)評(píng)定準(zhǔn)則的準(zhǔn)確執(zhí)行，防止企業(yè)內(nèi)部管理人員出現(xiàn)弄虛作假的現(xiàn)象。

2.企業(yè)外在形象樹立的需求

企業(yè)檔案信息資源共享對(duì)企業(yè)的外在形象樹立具有重要的作用，尤其是對(duì)一些民生工程來(lái)說(shuō)，由于民生工程是一種取之于民、用之于民的工程項(xiàng)目，因此，公眾是具有知情權(quán)的。因此，民生工程在建設(shè)過程中，有義務(wù)向公眾公開完整的建設(shè)信息，保持民生項(xiàng)目的高度透明，讓公眾對(duì)企業(yè)產(chǎn)生信賴，同時(shí)也樹立了企業(yè)公平、公開、公正的企業(yè)形象，有利于企業(yè)在民眾之間產(chǎn)生良好的信譽(yù)，提高品牌價(jià)值。

二、檔案整合管理和信息資源共享的內(nèi)涵

1.檔案整合管理

檔案管理的起源在原始記事時(shí)期便已經(jīng)存在，同時(shí)原始記事也是檔案管理的最早起源，文字的發(fā)明是檔案產(chǎn)生的前提條件，而國(guó)家的產(chǎn)生是檔案產(chǎn)生的社會(huì)條件。從歷史角度來(lái)看，檔案的劃分可以分為：甲骨檔案、金文檔案、縑帛檔案、簡(jiǎn)牘檔案、石刻檔案、紙質(zhì)檔案、以及當(dāng)今時(shí)代的聲像、電子檔案。在《中華人民共和國(guó)檔案法》中指出：“檔案是指過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文學(xué)、圖標(biāo)、聲像等不同形式的歷史記錄。”對(duì)于企業(yè)管理來(lái)說(shuō)檔案的主要作用是作為管理工作的考察依據(jù)、以及企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)的參考依據(jù)，以及維護(hù)企業(yè)法律權(quán)益的法律書證。而企業(yè)檔案整合管理指的是將企業(yè)某個(gè)系統(tǒng)的檔案或某個(gè)系統(tǒng)中的部分檔案進(jìn)行聯(lián)結(jié)，從而形成一個(gè)統(tǒng)一完整的整體的過程。整合管理是一種全新的管理理念，它是采用科學(xué)合理的管理理念和管理辦法，結(jié)合時(shí)代信息技術(shù)的發(fā)展將企業(yè)檔案進(jìn)行高效有序的管理，提高企業(yè)的管理效率，促使企業(yè)快速發(fā)展。

2.檔案信息資源共享

檔案信息是企業(yè)內(nèi)部管理和生產(chǎn)發(fā)展的重要參照依據(jù)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息的保存載體也變得多種多樣。在當(dāng)今時(shí)代，想要將檔案信息的作用發(fā)揮到最大化就必須依靠信息技術(shù)將檔案信息資源進(jìn)行資源共享。其主要目的是為了向企業(yè)和公眾提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。在當(dāng)今時(shí)代為了達(dá)到資源共享的目的一般依靠網(wǎng)絡(luò)檔案信息中心的平臺(tái)建設(shè)，利用網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)大的傳播效力，以達(dá)到檔案信息資源共享的目的。由于檔案的性質(zhì)具有一定的原始性、回溯性、社會(huì)性和分散性，因此檔案可以很好地反映企業(yè)的原始數(shù)據(jù)、歷史發(fā)展記錄、社會(huì)效益情況等等。但由于其具有一定的分散性，不完整的檔案容易影響檔案整體的效益價(jià)值。

三、企業(yè)檔案管理信息資源共享原則

1.效益性原則

企業(yè)檔案管理信息資源共享必須遵循一定的原則才能保證企業(yè)檔案價(jià)值的最大化利用。而在企業(yè)檔案管理信息資源共享原則中，效益性原則是進(jìn)行檔案信息整合的最重要原則。首先，效益性原則的根本目標(biāo)就是為了保證企業(yè)檔案的效益價(jià)值能夠被最大化的利用。檔案的效益一般體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是經(jīng)濟(jì)效益，二是社會(huì)效益。企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益主要體現(xiàn)在企業(yè)投入和企業(yè)生產(chǎn)效益之間存在的經(jīng)濟(jì)關(guān)系，同時(shí)利用檔案數(shù)據(jù)可以對(duì)市場(chǎng)需求進(jìn)行一個(gè)全面的分析，有助于企業(yè)在生產(chǎn)規(guī)劃和營(yíng)銷策略上進(jìn)行修正，保證企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展；二是社會(huì)效益，企業(yè)的社會(huì)效益主要是體現(xiàn)在企業(yè)的品牌形象對(duì)公眾造成的影響上，充分發(fā)揮企業(yè)的社會(huì)效益有利于企業(yè)提高其品牌價(jià)值。

2.整體性原則

檔案信息的完整性對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)具有不可忽視的作用。在檔案記錄上，如果長(zhǎng)時(shí)間記錄信息不全的檔案資料，將會(huì)對(duì)企業(yè)日后的數(shù)據(jù)分析、形勢(shì)判斷造成嚴(yán)重的危害。因此，遵循檔案管理的整體性原則，有利于企業(yè)對(duì)檔案資源的整體利用，同時(shí)可以保持檔案資料具有充分的保留價(jià)值，并發(fā)揮其作用，為企業(yè)的統(tǒng)一管理奠定基礎(chǔ)。

3.服務(wù)性原則

企業(yè)檔案的實(shí)質(zhì)作用就是為了服務(wù)企業(yè)的各項(xiàng)基本工作，在檔案管理中，企業(yè)一定要尊姓服務(wù)性原則，充分將檔案資源的利用分配到每一項(xiàng)工作任務(wù)之中。利用資源共享平臺(tái)，讓每一項(xiàng)工作任務(wù)都能快速利用檔案資源信息，最大限度提高企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)的工作效率。同時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)資源共享平臺(tái)還可以做到檔案資料的實(shí)時(shí)更新，保持企業(yè)檔案的動(dòng)態(tài)管理，為企業(yè)和公眾帶來(lái)更加便利信息服務(wù)。

四、企業(yè)檔案管理信息資源共享模式的分析

在企業(yè)檔案信息資源共享的發(fā)展中，企業(yè)的檔案資源共享模式也開始朝多元化發(fā)展。而在目前的資源管理模式中，主要分為集中共享管理模式和分散共享管理模式。兩種模式都能夠達(dá)到資源共享的目的，但其中還是存在著比較顯著的差異。

1.集中共享管理模式

集中共享管理模式在目前的企業(yè)中應(yīng)用十分廣泛，它改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，將企業(yè)的檔案資源利用信息技術(shù)建立網(wǎng)絡(luò)檔案信息中心進(jìn)行管理。同時(shí)取消了企業(yè)內(nèi)部的其他檔案管理部門，將企業(yè)的檔案資料進(jìn)行集中管理。集中共享模式主要是對(duì)檔案資料進(jìn)行了統(tǒng)一規(guī)劃、采購(gòu)、部署運(yùn)行和管理，對(duì)企業(yè)的各個(gè)部門不再通過上級(jí)進(jìn)行檔案資料的審閱和管理，而是按照信息中心的要求，將各部門的檔案資料按照統(tǒng)一的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集和整理。通過集中共享管理模式，企業(yè)可以有效降低管理成本，同時(shí)可以避免重復(fù)的數(shù)據(jù)出現(xiàn)，大大提高檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。通過網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)，檔案資料還能充分發(fā)揮其社會(huì)效益，為樹立企業(yè)的外在形象傳播品牌效應(yīng)做出了巨大貢獻(xiàn)。

2.分散共享管理模式

分散共享管理模式和集中共享管理模式的主要區(qū)別在于分散共享模式并不是將所有的檔案信息都集中到信息中心進(jìn)行管理，而是由企業(yè)各部門進(jìn)行分別管理。這種共享模式，主要是為了保證企業(yè)檔案資料的真實(shí)性和完整性，同時(shí)有利于企業(yè)維護(hù)自身的商業(yè)機(jī)密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)。但由于其具有分散性的特點(diǎn)，對(duì)企業(yè)的統(tǒng)一管理具有一定的影響。

五、基于企業(yè)檔案管理信息資源共享模式的分析

1.從管理效果上進(jìn)行分析

對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，無(wú)論選擇何種資源共享模式，其主要目的都是為了提高企業(yè)內(nèi)部的管理效果。對(duì)上市公司來(lái)說(shuō)，為了向公眾展示其品牌價(jià)值，因此企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理信息必須保持高度透明的狀態(tài)。因此，將企業(yè)各部門檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，有助于企業(yè)對(duì)整體的信息進(jìn)行系統(tǒng)的整合，同時(shí)通過這種系統(tǒng)的檔案整合方式，可以將企業(yè)形象價(jià)值更加鮮明地體現(xiàn)在公眾視野。因此，從管理效果上看，集中共享管理較分散共享管理更具有優(yōu)勢(shì)。

2.保證信息的安全性

在檔案資源管理中，保證信息的安全性是檔案信息資源管理的最重要因素。如果是采用分散共享管理模式，那么檔案信息數(shù)據(jù)將會(huì)儲(chǔ)存于不同的數(shù)據(jù)庫(kù)中，而企業(yè)對(duì)檔案信息的利用必須是通過系統(tǒng)的分析才能得出準(zhǔn)確的結(jié)論。因此這種分散儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)庫(kù)，一旦任何一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)生故障將會(huì)導(dǎo)致其他數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)無(wú)法有效利用，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理造成不便。而通過集中共享管理模式，即便是發(fā)生突發(fā)狀況，企業(yè)也能夠利用整體的數(shù)據(jù)備份及時(shí)做出有效處理。

3.從發(fā)展?jié)摿ι线M(jìn)行分析

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，我國(guó)步入了大數(shù)據(jù)的信息化時(shí)代。從信息技術(shù)的發(fā)展方向來(lái)看，未來(lái)的信息管理更加趨向于對(duì)信息資源的集中管理。因此，對(duì)檔案信息共享管理來(lái)說(shuō)，集中共享管理模式更加符合時(shí)代發(fā)展的方向，在發(fā)展空間上有著比分散共享管理模式更加廣闊的前景。因此，從發(fā)展?jié)摿ι峡?，集中共享管理模式的?yōu)勢(shì)同樣要大于分散共享管理模式。

4.從企業(yè)的統(tǒng)一管理上分析

首先從企業(yè)的管理性質(zhì)上來(lái)看，企業(yè)是一個(gè)統(tǒng)一的經(jīng)營(yíng)管理整體，企業(yè)更加要求統(tǒng)一的規(guī)范性管理。而對(duì)分散共享管理模式來(lái)說(shuō)，它的檔案管理相對(duì)各個(gè)部門比較獨(dú)立，在整體上難以得到統(tǒng)一的規(guī)范性管理。而相對(duì)來(lái)說(shuō)，集中共享管理模式有助于企業(yè)更好地掌握各部門的真實(shí)檔案資料，同時(shí)也更利于企業(yè)制定統(tǒng)一的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)也可以減少領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工的干涉，充分保證了檔案資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，有利于提高企業(yè)檔案資料的整體質(zhì)量，使企業(yè)的檔案資料具有更大的價(jià)值。

總之，要做好企業(yè)檔案資源共享工作，就必須從企業(yè)的實(shí)際需求和時(shí)代發(fā)展方向兩方面進(jìn)行綜合的考慮，充分分析目前企業(yè)檔案共享模式中的優(yōu)劣，選擇最適合企業(yè)發(fā)展的資源共享模式，為企業(yè)的檔案管理做出正確抉擇，充分提高企業(yè)的管理效率和可持續(xù)發(fā)展能力。

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