淺談秘書在企業管理中的作用

張平

摘 要：秘書一詞在我國的歷史中較為久遠，在新中國成立后由于社會經濟方面工作的需要，秘書角色也進入了新的階段，呈現出規范化與合理化的特點，在企業管理工作中發揮著越來越重要的作用。該文就秘書在企業管理中的作用作了簡要闡述。

關鍵詞：秘書 企業管理 作用

中圖分類號：F272.92 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）04（c）-0176-02

秘書在我國黨政機關中普遍存在，而在企業中這一職位同樣具有重要性。隨著社會發展，秘書已經從傳統的接待、打字、端茶送水向綜合方面發展，其職能也不斷完善。在經濟全球化的背景下，企業不斷發展，管理工作日益復雜，管理者個人精力有限，需要秘書來分擔其一部分工作，為自己提供相應輔助。同時，秘書也不再是工作人員與管理決策者二者之間的橋梁，而是決策人員的輔助。

1 企業秘書

企業秘書作為決策者的助手，需要熟悉業務，并且有一定的分析與判斷能力。由于其職位的特殊性，秘書工作質量與企業發展有著直接關系，甚至影響到了企業長遠發展。秘書的特性體現在兩個方面：一是專業性。作為秘書要掌握企業制度，了解國家路線、方針、政策，以及經企業經營戰略，并對市場進行預測。二是輔助性。主要包括了文字與業務工作。秘書工作是為領導工作作準備與鋪墊的，只有當這些工作都做好了之后，領導管理工作才能更好地開展。而領導的決策與意圖都需要秘書完善與落實，后續工作也要由秘書去完善與補充。秘書工作通常較為瑣碎，是腦力勞動，秘書參與決策工作只是提供相應的信息，供領導做出相應的選擇，最終的決策權在領導。

2 秘書在企業的角色定位

秘書作為領導身邊最重要的工作人員，首先要發揮發好參謀助手的作用。在社會主義市場經體制不斷完善過程中，對領導決策的科學性要求更高。傳統決策方面，領導主要是依據個人管理工作經驗對現實情況作出一定判斷，并在此基礎上進行決策。而當下市場變化情況非常快，單憑個人經驗已經無法有效地應對市場變化。企業決策在向著科學決策與民主決策方面轉變，秘書人員工作職能也在向著參謀方面變化。作為一個企業，各部門之間的協調是企業發展的基礎，為了確保系統正常運行，領導與員工之間需要通過一定方式連接，秘書則正好發揮了作用。秘書通過文件傳遞與溝通，暢通上下級之間的渠道，強化彼此之間的聯系，協調各部門之間的工作，密切了員工與領導之間的關系。秘書在工作中某些時候扮演的是溝通與合作的角色，在激烈的市場競爭中企業要想獲得長遠發展，就需要彼此間進行合作。合作是建立在利益基礎上的，秘書的工作就是要做好雙方合作的前期工作，通過與雙方進行溝通，獲得信任與認同，從而使雙方都能獲得利益。

3 秘書在企業管理工作中的作用

3.1 秘書在撰擬文稿中的作用

撰擬文稿是秘書一項重要的職責。該項工作從表面來看，是理解領導意圖與思想，并將其轉換為文字的過程，具有相當大的被動性。但是在實際工作過程中，不同環節都可以體現出秘書工作的創造性與主動性。秘書在文稿撰擬工作的作用可以總結為以下幾個方面。

首先是雙向交流。撰文的前提與基礎是要準確理解領導意圖，而要準確理解領導意圖，需要在日常工作中熟悉領導工作思路。秘書人員和領導交流有直接與間接兩種方式。前者是與領導就某些問題進行討論，了解領導對該問題的想法。后者則主要是通過領導講話與發言、領導主持的工作會議、總經理辦公會、專題會議等，記錄領導主要觀點。在長期積累與練習過程中以就能較為準確地把握領導思路，在公文寫作、工作報告撰寫、領導講話時，能夠較為準確地傳達領導意圖。領會領導意圖并不簡單地只是傾聽，而是一種雙向交流關系。秘書人員要通過適當方式將自己的想法傳遞給領導，從而保證自己所領會的領導意圖不存在偏差。雙向交流的好處在于可以對某些模糊的想法進行歸整與梳理，存在的錯誤則可以得到糾正。筆者自2011年至今，一直擔任總經理秘書，共寫工作報告10余份，從工作報告的起草、修改、定稿、執行，一絲不茍，積累了豐富的撰寫經驗。除此之外，秘書的作用還體現在專題調研工作中的參謀輔助，材料梳理工作中的協調作用。

3.2 秘書在企業目標管理工作中的作用

企業確定目標是建立在一定基礎上的，秘書則是基礎的建立者。企業目標制定關系到企業未來發展，目標要利于企業發展，同時又要符合企業實際情況。領導決策要具有科學性，科學性是建立在大量的資料之上的，資料收集與整理則是秘書完成。資料包括了企業所處的環境、受到市場需求影響情況、市場調查與預測、企業自身情況、同行業情況等等。領導在綜合各方面信息的基礎上才能進行科學合理的決策。秘書人員也是目標實施過程中重要的保障。在目標執行階段總會存在多方面的問題，領導由于個人精力問題無暇顧及到每一個方面，秘書則可以在一定程度上完善與補充領導在決策后的后續工作，也就是在執行過程中的監督與溝通。在領導授權范圍內開展檢查工作，以促進目標落實，同時也能夠及時將目標情況反饋給領導，便于下一步工作開展，并對于工作出現的偏差采取糾偏措施。秘書除了要檢查目標執行情況，同時也需要關注到目標落實的均衡情況，避免影響到總體目標。檢查過程中秘書可以促進信息溝通與交流。在對目標進行評價時，主要作用在于輔助領導開展工作總結，評價標準制定，資料整理與歸檔。由于評價標準是該項工作成果的依據，因此，秘書只有協助領導做好相關的標準，才能保證評價工作的效果。

3.3 秘書在企業危機中的作用

秘書工作就是要考慮到領導所沒有考慮到的地方并適當提醒，企業在發展過程中危機是時刻存在的，作為秘書工作人員要強化危機意識，樹立防范理念，并協助領導制定防范措施。

對于企業而言在危機發生時，首先要協助領導對危機作全面分析，包括了產生原因、發展趨勢、影響范圍、受影響程度、通過何種方式解決、信息發布渠道等等。企業在危機發生后，會受到不同的方面關注，包括了社會公眾、媒體、受害者、對手等。秘書應該在領導支持下，協助相關部門迅速查清真相，及時發布消息，避免擴大社會影響，維護企業形象。很多時候，權威對于危機處理有很好的作用，企業要善于借助權威來處理危機，在善后事宜處理方面，企業要勇敢承擔責任。

3.4 秘書在企業文化建設工作中的作用

企業文化建設主要包括了三個方面的內容：一是精神文化，二是制度文化，三是物質文化。企業文化對于企業的影響是巨大的。秘書在企業文化中的作用主要體現在，首先是標桿示范作用。領導在企業文化建設中發揮了領頭作用，領導個人行為會對企業管理工作產生影響。但是由于領導與員工在職位方面存在差異，秘書作為領導的代言人，其活動在很大程度上反映了領導的價值取向。其次在于信息獲取。秘書工作開展于企業活動的各個環節，因此能夠獲得各方面的信息，依據不同的信息，企業文化才能夠實現變革與發展。第三，體現在內部協調方面。崗位特殊性決定了秘書在員工與領導之間的紐帶與橋梁作用，企業形象需要企業文化來支撐，也需要企業員工的共同努力，在此過程中，秘書通過自身協調作用發揮，增強企業內部凝聚力，使企業文化得以深入人心。

4 秘書人員需要注意的方面

首先秘書要對自身有準確的定位，并且在不同的場合需要進行角色轉換。秘書只是領導工作的協助人員，不要混淆了自身與領導的角色。其次要培養良好的意識，認清自我角色，認識自己的工作。再者是要不斷提升把握能力，加強修養，提升素質，作為領導的代言人，在某些情況下代表的是領導，甚至是企業。最后，作為一名秘書，要有扎實的基本功。這是做為秘書最基本的，也是必備的條件。

5 結語

秘書在企業中的作用十分重要，作為秘書工作人員而言，要對自身有準確的定位，并不斷提升自己，為企業發展做出自己的貢獻。作為企業，要慎重選用人才，避免為企業發展帶來不利影響。

參考文獻

[1] 郭學利.秘書在企業媒體關系管理中的角色[J].現代營銷：學苑版，2012（3）.

[2] 楊柳.淺談秘書在企業中的作用[J].商業文化：下半月，2012（12）.