如何發(fā)揮人事檔案在人力資源管理中的價值

趙旭

【摘要】人事檔案作為個人發(fā)展過程中涉及的重要材料和證明，是事業(yè)單位進行人才日常管理和評定職稱的重要依據(jù)，對個人以及事業(yè)單位的正常發(fā)展有著重要的信息和數(shù)據(jù)支撐價值。在當(dāng)下誠信機制不斷深化的背景下，人事檔案不僅僅是作為材料與證明被使用，更多地被視為促進發(fā)展的資源。因此，事業(yè)單位要結(jié)合自身的人力資源管理實際情況，深入研究如何發(fā)揮人事檔案在人力資源管理中的價值，實現(xiàn)檔案效能的最大化。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；人力資源管理；價值；發(fā)揮

一、人事檔案在人力資源管理中的價值

（一）提升事業(yè)單位人力資源管理效果。人事檔案中往往包含了職工的一些基本信息及其履歷，主要包括學(xué)歷、工作經(jīng)驗、職稱、行為表現(xiàn)等詳細信息，而這些內(nèi)容是事業(yè)單位對職工進行績效考核和職位升遷的重要依據(jù)。通過對人事檔案中一些信息的查閱可以對職工之前乃至最近一段時間的工作表現(xiàn)、績效完成情況等有一個準確的把握，同時也可以對其誠信度、責(zé)任感等一些與工作相關(guān)的信息進行大致的了解，從而判斷是否值得進一步培養(yǎng)與提拔。

（二）強化單位和職工的自我控制意識。人事檔案作為一項常規(guī)的工作，是將職工一定時間段內(nèi)與工作相關(guān)的信息進行搜集、整理和歸檔，供做相關(guān)決策時使用。通過將職工每個月的績效考評和年度任務(wù)考核情況歸入其個人檔案，能夠強化員工的自我管理意識，督促其在平時投入更多的時間和精力進行工作，在服務(wù)客戶時能夠以滿腔的熱情來搏得客戶的滿意和好評，而這些信息歸入人事檔案也為單位進行實際的人才選拔和任命提供了重要的依托，提升了人才使用的準確性。

二、人事檔案管理的問題分析

人事檔案作為事業(yè)單位人力資源管理過程中的重要資料和信息來源，在實際應(yīng)用過程中的效果并不理想，檔案對人力資源管理的促進作用并沒有充分發(fā)揮出來。當(dāng)前人事檔案管理過程中存在的問題主要有以下幾方面：

（一）人事檔案管理意識薄弱。從當(dāng)前事業(yè)單位的人事檔案管理工作來看，普遍存在的一個共性問題就是檔案意識不強，認為檔案對自己工作的開展沒有太大的作用，將檔案視為資料的匯總、整理，因此，在檔案信息的填寫過程中存在敷衍甚至信息錯誤的情況。一些人員為了能夠獲得好的評價，在檔案信息的報備過程中存在弄虛作假的情況，導(dǎo)致信息失真，影響相關(guān)的決策。而檔案管理人員對檔案管理工作重視度不高，檔案丟失、重要信息泄露、資料歸檔錯位等情況時有發(fā)生。這些充分說明當(dāng)前的人事檔案管理工作存在思想意識上的疏忽。

（二）人事檔案管理方式落后。我國對于人事檔案的管理經(jīng)歷了長期的紙質(zhì)媒介時期，雖然近幾年信息技術(shù)的發(fā)展使得一些單位采用電子化、數(shù)字化的方式來進行檔案信息的管理，但是由于受到傳統(tǒng)習(xí)慣的束縛以及一些單位出于管理成本的考慮，仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，導(dǎo)致檔案信息的調(diào)閱、整理以及保存等存在諸多的不便，影響了檔案價值的發(fā)揮。

（三）人事檔案利用程度低。人事檔案作為一種資源，需要在實際的應(yīng)用中體現(xiàn)出其存在的價值。從當(dāng)前的實際情況來看，事業(yè)單位雖然能將職工的常規(guī)檔案進行正常的歸檔整理，但是對這些信息背后所蘊藏的深層次的價值沒有投入足夠的時間和精力來研究。人事檔案在輔助人力資源管理工作過程中并沒有發(fā)揮其提供人員晉升信息、掌握人員考核績效的功能。一些單位雖然擁有海量的人事檔案，但是真正來調(diào)閱的人少之又少，導(dǎo)致檔案成了一種長期的擺設(shè)甚至累贅。

三、發(fā)揮人事檔案價值的路徑

（一）強化人事檔案管理意識。意識是行為的先導(dǎo)。要充分發(fā)揮人事檔案輔助決策的價值，就要從檔案管理的思想層面下手。首先，事業(yè)單位要對職工尤其是檔案管理人員進行專業(yè)的人事檔案管理知識培訓(xùn)，將檔案信息和管理的重要性深化到其內(nèi)心深處。其次，要對人事檔案管理工作進行定期檢查，對職工檔案信息的真實性進行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時核實糾正，防止不良影響的擴散。

（二）豐富人事檔案管理方式。當(dāng)前信息技術(shù)在人事檔案管理中的功能日趨完善，并且促使互聯(lián)網(wǎng)安全性提升，通過信息化手段實現(xiàn)人事檔案的管理成為一種可能和發(fā)展趨勢。因此，事業(yè)單位要對檔案管理方式進行創(chuàng)新，通過對檔案安全性、機密性的等級劃分來靈活使用紙質(zhì)與電子檔案管理方式。對于那些安全性要求比較高的檔案，則主要采用紙質(zhì)管理方式，而對于那些安全性要求一般，并且常規(guī)性使用的檔案信息，則宜采用電子化的管理方式，提升檔案管理的效率和應(yīng)用效果。

（三）挖掘人事檔案價值。人事檔案作為事業(yè)單位發(fā)展過程中的工作成果和產(chǎn)物，從某種程度上可以看出單位和職工工作的效率和價值。事業(yè)單位尤其是人力資源管理部門要定期對職工和單位的人事檔案內(nèi)容進行審閱和分析，把握單位在服務(wù)公眾過程中所出現(xiàn)的一些問題或者職工在工作中的一些方法創(chuàng)新，為單位常規(guī)工作的開展提供優(yōu)化方案。同時，在人事安排方面，要將人事檔案中的關(guān)鍵信息納入綜合評價體系之中，充分發(fā)揮檔案在人力資源管理中的信息支撐作用。

四、結(jié)語

人事檔案作為一種重要的資源對事業(yè)單位常規(guī)工作的開展以及人力資源管理工作的優(yōu)化有著十分重要的功能。在事業(yè)單位不斷深化改革的背景下，人事檔案的管理工作也應(yīng)進行技術(shù)化、信息化的改革，借助先進的技術(shù)來提升人事檔案在人力資源管理過程中的功能。

【參考文獻】

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