當前檔案管理的工作現狀與對策

金鑫

【摘要】隨著我國社會經濟的發展，各種檔案資料的重要性越來越突出，加強檔案管理工作已經勢在必行。各單位要想實現更大的發展，需要不斷優化檔案管理工作流程，確保各項檔案信息的完整性。對此，檔案管理部門及人員要切實提起重視，不斷創新檔案管理工作的方法，提升管理工作效率，確保檔案資料的價值得到充分體現。本文將簡述檔案管理工作的現狀，并提出相應的對策。

【關鍵詞】檔案管理；現狀；對策

當前，社會各個領域都在快速發展，每天都會產生大量的檔案資料，這為檔案管理工作帶來了巨大的考驗。應充分認識到檔案管理工作的重要性，不斷創新檔案管理方法，提升管理成效，才能最大限度發揮出檔案的價值，便于制定科學、正確的決策，實現穩定與長遠發展。此外，還要通過做好檔案管理工作，將相關的規范與標準明確下來，才能加快檔案資料的利用與開發。并在檔案管理工作中注意引進先進的技術手段，不斷簡化工作流程，讓各種檔案資料得到高效管理。

一、檔案管理工作的現狀

（一）缺乏完善的制度。當前，很多檔案人員工作不夠認真，思想懈怠，對檔案的收集、整理、歸檔和利用等業務不夠了解，尤其是在制度不健全的情況下，操作不夠規范。這樣將造成檔案資料出現遺漏、丟失等問題，為檔案的利用帶來了不利影響。對于檔案管理部門而言，相關職責未明確下來，造成檔案管理工作容易出現錯位、越位和缺位的情況。因為缺乏足夠的人員，導致檔案的分類、歸檔及管理不規范，從而影響了檔案資料的準確性和完整性。

（二）硬件設施陳舊。為提升檔案管理工作水平，需要建立專門的檔案室，讓檔案資料得到妥善保存，為今后的利用提供方便。但是當前很多單位為了省事，隨意堆放檔案，從而經常造成資料丟失并出現損壞。很多單位沒有專門的檔案室，為檔案管理工作的順利開展帶來了不利影響，檔案保管與查閱也很難進行。甚至有很多單位還沒有配置計算機等設備，也沒有做好防火、防盜、防潮等措施，給檔案資料造成了巨大的安全隱患。

（三）檔案查閱方式落后。對于檔案管理工作而言，很多地方還做的不夠規范，如未能及時立卷與歸檔，也沒有按照規定進行銷毀，造成很多過了保管期限的檔案仍然占據庫房空間，這讓單位付出更多成本。而在檔案查閱中，很多都通過手工完成，導致一些珍貴的文件、案卷在反復調閱的過程中，將難以避免出現損壞。此外，很多單位對檔案管理信息化建設缺乏正確的認識，認為僅僅需要將紙質信息輸入到計算機內即可，仍然以人工方式開展檔案的歸類、查詢等工作。

（四）人員素質有待提升。當前，檔案管理人員素質還需要進一步提升。對于檔案管理工作而言，很多單位思想上不夠重視，未安排專職的檔案管理人員，現有人員基本上是兼職的，很難將全部時間與精力投入檔案管理工作中。此外，很多檔案管理人員未通過相應的培訓工作，不能完全勝任檔案管理工作，如文件的收集、整理、歸檔、利用等，這樣對檔案管理工作帶來了一定影響。很多檔案人員業務能力不高，給檔案信息的查詢與利用帶來不便，容易出現檔案信息遺漏的問題。

二、檔案管理工作的對策

（一）完善檔案管理制度。檔案管理工作涉及事項眾多，工作任務重，專業性較強，需要按照《檔案法》中的相關規定，與實際情況結合起來，盡快制定科學、合理的檔案管理制度，并嚴格監督落實，確保檔案管理工作能夠有章可循。需要建立的制度包括歸檔、保管、借閱等內容，將具體的要求明確下來，這樣檔案管理人員的操作才更加規范，不僅能夠保證檔案資料的完整性與安全性，同時也提升了工作效率，為今后資料的查閱與使用提供方便，將檔案的作用最大限度地發揮出來。還要做好檔案管理檢查工作，對資料收集及時、制度落實到位的部門或個人，應給予一定獎勵，而對疏忽大意，不履行自身職責的部門或個人，應給予嚴厲的批評，并要求其盡快整改，避免對檔案管理工作造成影響。對檔案管理人員而言，也要提起重視，正確認識做好檔案管理工作的意義，而單位要規范檔案管理體制，并把這項工作納入議事日程，并制定相關規定，加大對相關工作人員的監管力度，督促他們履職盡責，能夠不斷規范自己的行為。

（二）增加投入，購置設備。要充分考慮到實際情況，建立標準化的檔案室，并配置掃描儀、計算機、復印件、防磁柜等設備。在當前信息時代下，以往人工操作的模式已經逐步被淘汰，要加大對先進技術、設備的應用，加快檔案管理軟件的開發，確保檔案的立卷、編目、檢索、統計以及借閱等可以正常開展。要轉變以往手工操作的方式，使用計算機進行管理，可以有效提升信息儲存量，提升檢索的速度，讓檔案管理人員從繁重的工作中解脫出來，實現了工作效率的提升，讓檔案得到更加充分的利用。要建立專門的檔案室，用于保存管理檔案，并安排專業人員負責管理，嚴格規定進入權限，做好防盜、防火、防潮、防蟲等措施。除外，如果條件允許、資金充足，還要建立局域網，以此共享檔案信息資源，為查閱提供方便。并設置專門負責檔案管理的機構，安排專人管理，將專用箱柜等基礎設施配置完善。明確保管期限。對于已經超過保管期限的檔案，應按照規定進行銷毀，

（三）主動提供檔案服務。第一，對檔案實行精細化管理，讓檔案資料的收集、整理、歸檔等工作更加規范、高效。第二，充分發揮先進設備的作用，如利用計算機、光盤等，讓檔案管理工作再上新臺階。第三，要有正確的檔案服務意識，改變以往被動的狀態；要主動了解檔案利用者的需求，（下轉第162頁）（上接第135頁）以便提供相應的服務。第四，要在檔案資料的收集、整理、保管等工作的基礎上，認真開展分析工作，全面掌握各方對檔案的需求情況，確保能夠將有價值的檔案資料準確、快速地提供給查閱者，滿足他們的需求。第五，檔案管理人員要根據相關流程與規范，將檔案資料及時收集起來，防止出現混亂、丟失、損壞的問題，盡快整理成卷，為之后的查詢與利用創造條件。

（四）加強檔案信息化管理。在社會發展與變革的過程中，檔案管理工作出現了翻天覆地的變化，這需要抓住歷史機遇，逐步提升檔案管理信息化水平。檔案管理人員要充分發揮計算機的優勢，真正做好檔案的整理、編目、保管、鑒定以及檢索等工作，從而更加科學合理地配置檔案信息資源。此外，還要將各種先進設備用好，發揮出其作用，這樣一來，不僅能夠有效提升檔案管理工作的效率，還確保了檔案資料的完整性，無論是之后的檢索、查閱還是利用，都可以高效進行。還要將自動化辦公系統利用起來，在檔案管理工作中，能夠實現自動檢索，確保利用者可以準確、快速查找到所需信息，讓檔案信息有更高的利用率。要注重運用正規的信息管理平臺，讓檔案信息更加完善，從而有效共享信息資源，提升檔案管理工作的信息化水平。

（五）提升檔案管理人員素質。檔案管理人員要及時轉變觀念，加強學習，跟上時代發展步伐，掌握更多先進的知識與技術，如檔案管理知識、計算機網絡技術等，確保檔案管理工作能夠順利進行。同時要不斷拓寬知識面，懂得檔案的標引、檢索、編研等業務，并能夠自覺落實各項檔案管理制度。此外，也要重視對檔案管理人員的培訓工作，加強檔案相關法律法規的宣傳，切實增強檔案管理的責任感，能夠主動完成各項檔案管理任務，避免檔案資料出現損壞、丟失等問題。要精通業務，做好檔案服務工作。

三、結語

總之，現階段形勢為檔案管理工作帶來了巨大的考驗，需要盡快提升信息化水平，規范工作流程，才能滿足當前檔案管理工作的需要。對此，需要提高對檔案管理工作的重視，通過健全各項規章制度，增加資金投入，加快人才隊伍建設，為檔案管理工作的順利開展提供堅實保障，確保檔案資料的應用價值得到體現。

【參考文獻】

[1]胡曉璞.淺談醫院檔案管理工作的現狀及對策[J].經營管理者，2016（23）：321.

[2]范志仁.基層檔案管理工作現狀與對策[J].辦公室業務，2014（21）：77-78.

[3]秦傳庫.淺議辦公室檔案管理工作的改進策略[J].經貿實踐，2016（07）：154.

[4]連紅宇.探究新形勢下檔案管理工作的規范化策略[J].辦公室業務，2015（07）：59.