多標準管理體系的整合研究及應用

李濤 熊修偉 沈華

摘 要：本文運用系統方法，針對企業實施運行ISO9001、ISO14001、OHSAS18001標準管理體系的現狀，運用體系整合理論方法對三大管理體系標準要素進行整合應用，通過對體系手冊與程序文件的統一整合，構建整合型的管理體系，便于三大體系的統一實施和運行管理，解決了企業體系運行成本和效率問題。

關鍵詞：管理標準；體系要素；整合

隨著全球經濟、貿易、金融、生產一體化的發展，有力地促進了國際貿易和國際經濟技術合作。企業如何提高自身能力，打通國際貿易技術障礙，參與國際市場競爭，一個共同的認知是建立國際標準化的管理體系。

ISO9001、ISO14001體系認證制度已得到國際互認，世界貿易組織（WTO）所制定的貿易技術壁壘協定（TBT）是所有WTO成員達成一致的協定之一。OHSAS18001體系雖然不是ISO的標準，但已在國際上得到廣泛認可和應用。現在國際三大管理體系的實施應用范圍很廣，從制造業到服務業，從國有企業到私有企業，還包括社會團體和政府機構等。特別是對于外向型制造業，直接參與國際市場競爭，產品制造嚴格按照國際標準，而且生產過程復雜，對環境影響大，安全生產問題突出，所以對質量、環境、安全管理有更高的要求，目前，幾乎所有的制造企業都在積極實施三大管理體系。

1 多標準管理體系實施中存在的問題

企業標準化管理體系的認證，有效地促進了企業的管理工作向科學化、規范化和系統化發展。但是，由于企業生產過程復雜，專業分工較細，質量、安全、環境管理工作基本上是由不同專業部門來承擔。為此，企業三個管理體系就會由不同專業部門來分別組織實施，這勢必會形成三個相對獨立的管理網絡和文件系統，導致體系運行過程中出現很多重疊和矛盾之處，組織的各個部門和崗位無法理解組織總的宗旨和方向，管理標準在組織各方面無法得到快速有效的識別和實施，各標準之間的接口連接不清晰。不利于工作標準的完全統一。

在體系運行過程中，由于三個管理體系各自獨立地運行和維護，體系培訓、審核、管理評審、體系認證等反復進行，造成資源浪費，在實施過程中造成了許多管理工作的重復。

1.1 體系文件的協調一致性不夠，導致體系文件復雜

由于企業的管理體系分別建立，管理體系本身的結合程度不夠，企業分別建立了三個文件系統，很多可以共享的文件沒有共享，如文件資料控制程序，記錄控制程序，糾正預防措施程序、內部審核程序、管理評審程序等，所以造成體系文件復雜，現場文件數量多，而且文件管理職能存在著重疊和矛盾之處，管理難度大。

例如：培訓計劃制定和實施、文件修改、發放和評審、記錄管理、現場和作業管理、日常監督檢查、不符合糾正、內部審核、管理評審等，需要很多部門花費許多精力用于協調。

1.2 體系程序文件與企業規章制度缺乏協調，結構層次不清晰

企業現有的管理標準主要有兩部分構成：質量、環境、職業健康安全管理體系文件和企業發布的各種規章制度。其中管理體系文件包括：質量、環境、職業健康安全手冊，程序文件。規章制度包括物資、財務、人事等各方面的內容。

所謂程序文件，即“為某項活動或過程所規定的途徑”的文件，企業的規章制度一般是“規定”、“辦法”或“實施細則”，從層次上說，應該是程序文件的支撐。但企業的程序文件和規章制度層次界定模糊，造成程序文件和管理辦法內容雷同。

如：“經營策略發布”是企業在策略層面上的一項十分有效的管理方法，圍繞企業的經營策略進行策劃和展開，但在質量/環境/職業健康安全管理體系文件中也分別有類似的程序文件，如《質量方針、目標制定程序》、《環境目標指標、管理方案管理程序》、《職業健康安全目標指標、管理方案管理程序》，其目的是各部門圍繞企業質量、環境、職業健康安全目標進行分解，制定措施。

顯然，現有的管理標準與體系文件缺乏協調性，即企業每年要進行“經營策略發布”，又要按體系文件的格式，展開質量、環境、職業健康安全目標，企業需對“經營策略發布”執行和質量、環境、職業健康安全體系目標落實情況要分別檢查，造成資源的浪費和付出高額的管理成本。

如何避免多體系運行帶來的問題，科學構建標準化的管理體系，積極采取有效的措施，減少無謂的工作，將是決定一個組織管理體系有效運作、持續改進和不斷提升績效的關鍵所在。

2 多標準管理體系的整合研究

一個組織管理體系的各個部分，其目標、特點、共性都有內在的聯系和互補性，以科學的方式相互綜合，可以形成一個整體，從而建立統一的管理體系，這將有利于策劃、資源配置、確定互補的目標并評價組織的整體有效性。三個管理體系標準都遵循PDCA循環和持續改進的原則，都是通過過程管理達到目標。標準為體系的整合預留了接口，使體系整合在不改變標準的前提下變得容易。

2.1 體系共有要素的對比分析

三個體系標準所規定的要素都與其他管理體系的要素進行了協調，或加以整合。通過對三大管理體系的對比研究，可總結出三個管理體系的共有要素。

ISO9001標準與ISO1400/OHSAS18001標準共有要素對應關系如下：

“4.1總要求”對應“4.1總要求”；“4.2文件要求”對應“4.4.4文件”、“4.4.5文件控制”和“4.5.4記錄控制”；“5.1管理承諾”對應“4.2環境/職業健康安全方針”和“4.4.1資源、作用、職責和權限”；“5.3質量方針”對應“4.2環境/職業健康安全方針”；“5.4策劃”對應“4.3策劃”；“5.5職責、權限與溝通”對應“4.4.1資源、作用、職責和權限”和“4.4.3溝通、參與和協商”；“5.6管理評審”對應“4.6管理評審”；“6.1資源提供”對應“4.4.1資源、作用、職責和權限”；“6.2人力資源”對應“4.4.2能力、培訓和意識”；“6.3基礎設施”對應“4.4.1資源、作用、職責和權限”；“7.6監視和測量裝置的控制”對應“4.5.1監視和測量”；“8.2監視和測量”對應“4.5.1監視和測量”和“4.5.5內部審核”；“8.4數據分析”對應“4.5.1監視和測量”；“8.5改進”對應“4.5.3不符合、糾正措施和預防措施”。

2.2 體系要素整合的原則

要素整合不能簡單羅列三個標準的各條要素，須經過消化、理解、整合。須堅持以下三個原則：

1）就簡不就煩，盡量做到簡練高效，對共有要素和公有要求，抓住內涵，盡量合并，不需要分開闡述；

2）做到全面不缺項，在某一個標準要素要求多余另外的標準的情況下，要做到不缺項，保證體系的充分性；

3）從嚴原則，三個標準相對應條款要求尺度不一致的情況下，從嚴即可。

上述三個管理體系的共有要素對應關系是質量、環境、職業健康安全管理體系實施整合的基礎。基于此，可以將三個體系要素依據上述對應關系和整合原則進行整合，以ISO9001標準為基礎，充分考慮環境和職業健康安全管理體系個性化要素，建立統一的整合型管理體系標準要素。

整合型管理體系標準要素，共分5個章節：

（1）整合型管理體系：a.總要求；b.文件要求；

（2）管理職責：a.管理承諾；b.以顧客為關注焦點；c.質量、環境和職業健康安全方針；d.策劃；e.職責、權限與溝通；f.管理評審；

（3）資源管理：a.資源提供；b.人力資源；c.基礎設施；d.工作環境；

（4）產品實現：a.產品實現的策劃；b.與顧客有關的過程；c.設計和開發；d.采購；e.生產和服務提供；f.監視和測量裝置的控制；

（5）監視、測量、分析和改進：a.監視和測量；b.不合格品控制；c.HSE不符合控制；d.數據分析；e.改進

ISO9001明確提出了對質量手冊的要求，而ISO14001和OHSAS18001沒有提出手冊要求。因此，應以質量體系手冊為基礎模式，滿足整合型管理體系標準要素，兼顧三個體系個性要求，編寫整合型管理體系手冊。

2.3 體系程序文件的整合要求

程序文件是管理手冊的支持性文件，是為了實現組織有關的目標而對相關的過程進行規范的文件。由于程序文件雖然三個管理體系控制的對象不一樣，但它們某些共同的要素進行管理時，其方法和手段就可能一樣。例如，三個體系都對文件進行管理要求，而且文件的管理方法、手段和要求基本一樣。因此，完全可以用一個程序予以規定。

按照ISO9001、ISOO14001和OHSAS18001標準的要求，不論組織規模大小，性質如何，建立統一的管理體系程序文件數量都必須滿足表下表所列要素的要求。

到底哪些要素所涉及的對應的程序可以整合，通過前面的分析和對上表的研究，得出整合型管理體系本身所要求的程序文件的基本類別。

1）共性的控制程序，包括：法律法規與其他要求管理程序；人力資源控制程序；信息溝通控制程序；文件控制程序；監視和測量控制程序；不符合控制程序；糾正和預防措施控制程序；應急準備及響應控制程序；內審程序；管理評審控制程序。

2）個性化的控制程序，包括：危險源辨識、風險評價控制程序；事故處理控制程序；環境因素識別評價程序。

圍繞組織業務主流程，充分考慮程序文件可行性和可操作性，合并多余文件、增加環境和職業健康安全體系需要的文件。充分滿足各個標準的原則，程序文件盡可能精簡，最大限度地兼容環境和職業健康安全管理要求。

將三個標準中的13個條款控制程序文件進行完全整合，如文件控制、記錄控制、法律法規和其他要求、方針目標及管理方案、信息交流、管理評審、培訓、內審、監測和測量、數據分析等條款；對職業健康安全和環境管理體系的運行控制、應急準備和響應、危險化學品、事故事件報告等4個條款程序控制文件進行了“二合一”的整合；對其它條款產品實現的策劃、設計和開發、采購、生產和服務的提供、環境因素、風險控制等特殊的過程控制程序分別進行編寫。

3 體系整合運行需解決的幾個問題

經過體系手冊和程序文件的整合后，組織雖然已經基本上建立了整合型的管理體系，但整合型管理體系的實施和運行，還必需同時有相應的支持工具和資源，如：體系運行管理機構、適應整合型管理體系審核的內審員等。這實際上也是一個整合的過程。

3.1 組織機構及其職責的整合

組織建議整合型的管理體系，目的是為了更有效的開展體系管理工作，而體系運行的實現需要有相應職責和權限的組織機構來實現。整合型管理體系組織機構的確定，應盡量避免和減少職能交叉以及管理重復的問題。設置整合型管理體系運行的管理部門，其主要職責是負責整合型管理體系的建立、運行、協調和監督管理，不斷發現管理體系運行中的問題，持續改進。原則上要求組織安全環保和質量部門相關管理職能合并。此外整合型管理體系必須覆蓋組織的整個范圍和全體員工。組織應重新調整或增加 組織各部門的管理功能，賦予相應的職責和權限，每一個部門管理者乃至每一個員工，都必須有明確的管理整合方面的職責和權限。

3.2 整合型管理體系內審員

整合型管理體系實施過程中應重點培養一批整合型管理體系的內審員。整合型管理體系的實施對組織來說是一個嚴重的挑戰，組織是否有一批合格的整合型管理體系內審員是組織能否保持一個適宜的、有效的整合型管理體系的關鍵。由于整合型管理體系對內審員的要求除了具備審核方面的知識外，還必須同時具備質量、環境、職業健康安全方面的知識，這也是員工技能的復合問題。組織要引起高度重視，盡量安排熟悉業務、了解質量、環境、職業健康安全基本知識、有一定學歷、職稱和工作經驗、正直的人員加以培訓。

3.3 對員工的質量、環境、職業健康安全培訓

整合型管理體系是全員參與、全過程的管理體系，因此整合過程中必須加強對各級員工的培訓與宣傳，增強員工的意識和提高解決問題的能力，使全體員工的意識和能力從單一型向復合型過度，以適應整合型管理體系的要求。通過培訓和宣貫，使組織管理整合思想成為組織的一種企業文化，從而確保整合型管理體系的有效實施。

4 小結

整合型管理體系是組織標準化管理的趨勢，滿足了企業與各類社會組織體系認證的需要，構建同時滿足質量、環境和職業健康安全管理的綜合管理體系，其實施將對節約企業資源、提高管理效率，持續改進企業績效發揮重要作用。

參考文獻：

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