辦公自動化系統在醫院信息化中的應用與思考

王鑫

摘要：辦公自動化是一種有別于傳統辦公模式的新型辦公方式，它能夠將現代化辦公和計算機網絡功能高效地結合起來，是信息化社會的產物。如今，辦公自動化系統的內涵不再只專注于提高個人的工作效率，而是通過提高各科室間的協同工作能力，進而提高醫院整體的工作效率。本文闡述了辦公自動化系統的特點、功能和推廣的必要性，論證了其相對于傳統辦公模式所具有的優勢，雖然在應用過程中仍存在一些問題，但通過進一步的改進和提升，辦公自動化系統必將在醫院信息化建設中發揮更強大的作用，使醫院的綜合實力得以顯著提升。

關鍵詞：辦公自動化；OA系統；協同工作；信息共享

中圖分類號：TP317.1 文獻標識碼：A 文章編號：1006-1959（2017）13-0037-02

一直以來，醫療衛生體制都在不斷的改革與深化，醫療衛生事業已向市場化和規范化逐步邁進，人們對于現代化、自動化的辦公手段越發依賴，獲取和處理信息的渠道也更加先進。數字化的軟件工具和強大的網絡系統，使辦公自動化系統的內涵不再只專注于提高個人的工作效率，而是通過提高各科室間的協同工作能力，進而提高醫院整體的工作效率。運用醫院多元化的信息網絡實現辦公電子化，有效地分析匯總醫院多年積累下來的龐大數據資源，并通過數據挖掘更好地支持決策過程，在醫療衛生行業中取得優勢，已是勢在必行[1]。

1辦公自動化系統

辦公自動化（Office Automation，OA）是隨著計算機發展而提出的新概念，是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式，是當前新技術革命中一個非常活躍和具有很強生命力的技術應用領域，是信息化社會的產物[2]。OA系統的實施，既可以進行有效信息的快速、便捷傳遞，又可以使工作人員的協作不受時間和空間的限制，很大程度上改善了辦公條件，從而達到提高工作質量、提升辦公效率的目的。

2醫院推行OA系統的必要性

隨著醫院醫療業務不斷擴大，組織結構不斷進行調整與完善，職能科室的工作內容逐步細化，人工操作易受多種主、客觀因素的影響，出現疏忽或紕漏的情況，進而造成信息傳遞延誤，甚至是錯誤。由于院內職工崗位流動性強，新入職職工對現崗工作需要一個較長的適應過程，傳統的辦公室模式往往會造成信息傳遞延誤，各類申請、單據、批復的處理過程和結果難以查詢，人工干預過多導致辦公流程繁瑣、工作易積壓、效率低下等缺點，這也是迫切需要醫院提升管理質量、提高工作效率的原因所在[3]。

OA系統和計算機自動化技術的快速發展密不可分，新型的通信技術和遍布角落的網絡技術為OA系統的構建提供了軟、硬件基礎[4]。OA系統為醫院管理架起了一個自動化平臺，通過運用統一的操作環境、高效智能的軟件工具和規范性強的遠程協助辦公模式，達到自動化處理信息和管理數據的目的。工作人員的身份信息錄入存儲到系統后，就可對其進行權限分配，權限越高可操作的界面越多、功能越全面，操作者只需通過便捷的軟件操控就能實現日常事務的管理，既達到了醫院管理的目的，又保證了醫院數據的安全。

3系統的主要功能

OA系統具有公文處理功能強大、群體可接受性高和擴展性較強等功能特點，一套基本的OA系統通常需設有協同工作、公文管理、文檔管理、公共信息等4個功能模塊。

3.1協同工作功能

協同工作主要體現在橫向協同和縱向協同兩個方面上[5]。橫向協同工作是指不同的科室和工作人員之間的協同工作，例如考核評估、統計申報等，都需要相關科室各司其職而又相互合作，這種綜合性的協同合作能夠為醫院管理提供優良的橫向環境；縱向協同工作是指上下級科室之間的協同工作，例如公文傳閱、報銷審批等，需要逐級處理、逐層審批，這種協同工作模式可以提高科室處理各項事務的能力，大大提升工作效率。

3.2公文管理功能

公文管理模塊包含收發文管理、公文流程管理、行政公文信息查詢和行政公文交換等功能，系統在公文收文開始階段就對整個流程進行實時監控和督辦，可以準確了解公文流轉的具體情況，免除在傳閱過程中的等待和聯系，方便文件的查詢和歸檔[6-7]。

3.3文檔管理功能

文檔管理模塊包含我的文檔、醫院文檔、公文檔案、項目文檔和綜合查詢等功能。OA系統中所有處理過的文檔都會自動保存到文檔管理中，不同權限的操作者可以根據實際情況對文檔進行相應管理。

3.4公共信息功能

公共信息模塊包含職工信息管理、醫院新聞宣傳、醫院科室業務討論情況等功能。醫院的每一位職工都可以利用平臺了解院內最新行政信息和業務信息，還可以進行互動交流，實現全院信息共享和快速檢索，同時也使醫院內部的信息交流渠道更加快捷、通暢。

4 OA系統在醫院信息化中的主要作用

4.1提升辦公安全等級

OA系統的開發設計既要考慮信息資源的充分共享，又要注意信息的保護和隔離，因此系統分別針對不同的應用、不同的網絡通信環境和不同的存儲設備采取不同的措施，以確保軟件系統安全、操作系統安全和網絡安全，為醫院的信息化管理提供全面的安全保密防護。此外，OA系統均采用可平滑擴展的系統硬件體系結構、開放式的系統軟件平臺、模塊化的應用軟件結構，既可靈活擴充，又可與其它系統進行無縫集成[7]。

4.2提高醫院工作效率

OA系統可以很便捷的實現工作人員之間的頭腦風暴、分工協作和資源整合，通過協同辦公、信息傳遞、活動組織、意見征集、溝通協調等來幫助職能和業務科室增強成員使命感，加深溝通監管力度，提升醫院整體活力與生命力，提高工作效率。同時，OA系統的工作流程支持用戶自定義操作，科室可根據自身工作特點創建各種模板和流程，從而使很多處于隨機和發散狀態的工作實現有序化和可追溯化，讓辦公管理更加敏捷、有效。

4.3提高醫院管理控制水平

OA系統將醫院原本分散的各類信息全部集中到一個統一的平臺上進行管理，從而有效實現醫院資源的一體化。如今，已有不少醫院通過實施OA系統建立醫院同級科室之間、上下級科室甚至是醫院之間的信息渠道，使職工充分利用網絡互通平臺便利、快捷地共享信息，高效地協同工作，實現迅速、全方位的信息采集和信息處理，使醫院的辦公流程變得規范、有序，工作管理和控制水平大大提高。

4.4增強協同辦公能力

OA系統把醫院的各個科室緊密的聯系在一起，強化了職工之間、科室之間的信息交流與協同工作，使得醫院內部的辦公、業務流程都能在內部局域網或互聯網上進行，相互間可以密切地交流協作。辦公自動化讓工作變得輕松而有趣，更人性化，也更容易激發人的智慧，提升工作積極性。

4.5提升醫院整體凝聚力

OA系統以協同操作、協調運行為技術基礎，避免人為因素，實現了管理的規范、無私、科學。同時，系統提供平等互動的學術交流平臺，增強了職工的溝通能力，形成健康、積極的文化氛圍，提高醫院的整體凝聚力，有利于對外宣傳，提升醫院整體形象。

5存在的主要問題及改進意見

OA系統雖然擁有許多傳統辦公方式無法比擬的優勢，但在實際應用過程中仍存在著一些問題。

5.1職工參與度不夠

OA系統的工作理念是在網絡的大背景下對信息進行自動化處理和傳遞，職工依賴于傳統的辦公模式或對新型辦公模式缺乏積極性會直接阻礙OA系統的推廣。針對這一問題，醫院需專為OA系統的使用設立規章制度，切實規范工作流程，盡可能切斷不必要的紙質信息流轉形式，調動各科室參與使用OA系統的積極性，加快系統的推進速度。

5.2對系統的使用停留在較低層面

醫院推行OA系統初期，既要確保系統順利實施，又要考慮職工需要對新型辦公模式有一個平穩的過度，因此，通常選擇的都是一些較為常用的、容易推廣的功能和設計相對簡單的工作流程，這些功能或流程雖然簡單、可接受度高，但其實現的只是OA系統的一部分基本功能而已。隨著系統在醫院推行，職工的接受度越發提高，在系統運行良好的前提下，需要對系統進行升級，可以結合醫院實際增加一些較為復雜的模塊，使更高級的功能得以發揮，切實提高醫院行政管理效率。

6討論

醫院使用OA系統可以將工作人員從傳統的繁瑣、無序的工作環境中解脫出來，剩余更多的時間處理更有價值的事情。全面提高醫院的辦事效率，保證對信息進行有效處理和控制；保證醫院具有更完善的管理制度，不斷提高醫院的執行力；保證醫院在激烈的競爭中占有一席之地，綜合實力全面提升。更重要的是OA系統給醫院帶來了全新的辦公理念，使醫院的辦公方式發生了重大改變，顯著提高了工作效率。

參考文獻：

[1]王紅慶.OA系統在辦公室管理中的應用[J].現代工業經濟和信息化，2013（20）：68-70.

[2]葉永斌，曹坤，邱永進.OA系統在醫院管理中的應用與思考[J].中醫藥管理雜志，2010，5（18）：467.

[3]程志偉.淺談OA辦公自動化系統在醫院信息化管理中的應用[J].電子測試，2014（11x）：58-60.

[4]陳軍輝.淺議醫院辦公自動化[J].信息技術，2013（6）：40.

[5]姜志峰.淺談OA系統在醫院管理中的作用[J].當代醫藥論叢，2014，12（9）：143.

[6]張浩.芻議OA系統在醫院行政管理中的作用[J].科教導刊，2015（11）：146.

[7]許濤.綜合辦公管理（OA）系統在醫院信息化中的應用[J].信息通信，2015（1）：140.

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