機關文書檔案管理中存在的問題及解決策略探討

王金華

【摘要】隨著社會的不斷進步和科技的不斷發展，我國各個領域均得到了不同程度的發展，此時人們也越來越意識到檔案管理的重要性，尤其對于機關單位而言，更應加強對該方面的重視和建設。如今，文書檔案管理是機關單位中的重要管理形式之一，然而在其實際應用中卻暴露出許多待完善之處。本文簡要介紹了機關文書檔案管理中存在的主要問題，并提出了行之有效的優化機關文書檔案管理質量的相關策略，以期能夠為提升我國機關單位整體工作質量提供有價值的參考。

【關鍵詞】機關文書檔案管理；問題；策略

前言

機關單位是國家為行使職能而設立的機構，其發展狀況如何對于我國整個社會發展會產生一定的影響，機關單位在開展檔案管理工作時已經習慣了原有文書檔案管理的模式，雖然此種管理模式在我國已經存在多年，也發揮了很好的作用，但其已經無法滿足當代社會的發展要求和發展趨勢，尤其很多機關單位對于文書檔案管理方面的重視程度不夠，導致很多重要材料的保存不夠完整，對于日后的工作而言可謂十分不利。雖然針對該方面我國機關單位已經做出了調整，但依然有可進一步提升之處。

一、機關文書檔案管理中存在的主要問題

機關單位往往事務較為繁忙，其很難將檔案管理工作重視起來，由此也導致其很少會考慮將信息化管理應用到檔案管理中。另外，通過調查發現，機關單位中負責檔案管理的人員往往不是專業人員，其不僅缺乏文書檔案管理意識，也缺乏管理、利用文書檔案的能力，導致很多文書檔案在存放的過程中或是被損壞，或是因粗心而丟失。同時，機關單位中的檔案管理人員流動性過大，導致很多文書檔案管理中的工作交接質量不高，漸漸地就導致了文書檔案管理整體質量有所下滑的情況出現。

二、優化機關文書檔案管理質量的相關策略

1轉變管理意識

若要提升檔案管理質量，首先需要轉變管理意識。機關單位領導應意識到現代化、信息化管理的重要性和必要性，并且積極將其引入其中，此種做法并不是完全否定文書檔案管理模式，其主要是為了能夠提升工作效率。因此，機關單位今后應加強對相關管理人員思想工作的重視，使其能夠具備新型管理觀念，并且為檔案管理工作配備一定的設備和技術人員，使文書檔案能夠與信息檔案共同存在，并形成互補的狀態。此種轉變對于機關單位而言可謂十分有利，若其檔案管理無法跟隨時代發展的腳步，很容易被時代淘汰。

2提升重視程度

文書檔案管理質量長期得不到提升的一大原因在于，無論是機關領導還是機關工作人員均沒有對文書檔案管理提起重視。今后整個機關單位應加強對此方面的宣傳，以期能夠引起全單位的重視，使其了解到檔案管理并不僅僅是檔案管理員的工作，任何人員在提交文書檔案資料時均應對該資料有一定的了解和審核，避免增加文書檔案管理者的工作量，同時檔案管理者也要積極做好登記工作，對于沒有及時上交材料的部門或人員要進行登記，并適當提醒其盡早將材料上交，以便于統一管理。

3提升文書檔案利用率

機關單位存在的最大意義在于為人民服務，因此在進行文書檔案管理時也應將此觀念融入進去。文書檔案管理具有一定的滯后性，若在管理中做不到科學合理和迅速，則會對檔案利用率的提高造成阻礙，因此今后在該方面應注重對文書材料的分門別類，將所有材料分類后根據索引將其擺放在不同的位置，并且在添加相關資料時要根據已經確定的方位來擺放資料，避免出現張冠李戴的情況，否則勢必會對材料的調用產生影響。另外，重要的資料應將其錄入到信息檔案中，一來是為了能夠長久、安全的保存，二是為了能夠在調用資料時更加方便快捷。

4注重文書檔案的儲存和保護

文書檔案管理中應加強對其的儲存和保護措施，文書檔案具有的較為明顯的弊端在于，當其處于過于潮濕的環境中時會逐漸發霉，而當其被雨水浸泡后更是瞬間失去應用價值，因此為其選擇適當的儲存位置也十分重要。在機關單位中應為文書檔案材料建立專門的儲存庫，并且要做到通風干燥，同時在相對隱蔽的角落中放置樟腦丸，這也是保護文書檔案的重要方式之一。機關單位文書檔案管理工作看似簡單，但其中擁有很多需要注意的地方，無論是文書資料的收集整理，或是資料的使用和儲存，各個環節均對相關人員的工作能力和工作素養有了更高的要求，尤其是當代社會中更應加強此方面建設，因此在今后的文書檔案管理工作中，相關人員也應具備一定的自我提升意識，在工作中盡量避免因人為失誤造成資料的不完整等。

總結

綜上所述，研究關于機關文書檔案管理中存在的問題及解決策略方面的內容具有十分重要的意義，其不僅關系到文書檔案管理的優化，也與整個機關單位的發展息息相關。如今在檔案管理方面雖然已經有了多種形式，然而文書檔案管理作為機關單位主要的檔案管理方式之一仍是不可缺少，鑒于此，更應在檔案管理時做到細心、負責、認真，避免發生各種意外導致文書檔案被損壞。如今雖然各方面的研究和應用有了不小的起色，但仍然需要加強此方面的研究。