高校檔案管理工作效能及研究對策

張舒杰

【摘 要】高校對檔案管理的要求越來越高，在要求準(zhǔn)確無誤的同時，還要求保證效率和效能。高校檔案管理正在發(fā)生著轉(zhuǎn)變。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；效能

中圖分類號：G64 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1007-0125（2017）11-0225-01

一、高校檔案管理效能的意義

（一）有助于建立高效能的管理機(jī)制。對于高校檔案管理來說，最重要的要求就是能夠提高檔案的利用效率，將高校檔案的各項(xiàng)功能作用都發(fā)揮出來，利用好檔案信息資源的社會功能，采取一些激勵檔案管理工作創(chuàng)新完善的績效機(jī)制，從而推進(jìn)高校檔案信息管理的進(jìn)一步完善。就當(dāng)前來說，我國已經(jīng)建立這種績效機(jī)制的高校有很多，大家都認(rèn)為這種績效機(jī)制可以有效進(jìn)行檔案管理，將檔案的效能和效益結(jié)合起來，取得雙重進(jìn)步。

（二）有助于促進(jìn)多層次的檔案利用。高校檔案信息資源可以促進(jìn)學(xué)校重要文獻(xiàn)的記錄傳承，可以將學(xué)校珍貴的資料保留并運(yùn)用到未來的工作中，可以反復(fù)創(chuàng)造價值。高效率管理的重點(diǎn)就是要充分利用信息資源，使高校檔案管理的作用效能都能夠充分發(fā)揮出來，使高校建設(shè)發(fā)展更加快速。

（三）有助于培養(yǎng)高素質(zhì)復(fù)合型人才。如今是信息時代，高校檔案管理充分利用信息技術(shù)也是理所應(yīng)當(dāng)，并且對操作檔案管理系統(tǒng)的人員也提出了更嚴(yán)格的要求。作為高校檔案管理的操作人員，不僅要能夠嫻熟掌握檔案管理基本操作流程，更要在信息技術(shù)方面有一定程度的了解，在計(jì)算機(jī)發(fā)生故障的時候能夠快速予以解決。操作人員不僅要有很豐富的知識儲備，還要有敏捷的洞察力，可以準(zhǔn)確辨別出問題的所在。高校檔案管理系統(tǒng)需要這種高素質(zhì)的復(fù)合型人才。

二、高校檔案管理效能低的原因

（一）檔案體系建設(shè)不健全。高校檔案管理工作是對檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)化整理、分類、歸檔和儲存，檔案的整理方式也十分滯后。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展和廣泛普及，這種技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到生活的方方面面，高校更是不例外，已經(jīng)在各方面都運(yùn)用了計(jì)算機(jī)技術(shù)，唯獨(dú)檔案管理方面沒有充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，很多高校關(guān)于檔案管理仍然采用傳統(tǒng)的工作方式，甚至是手工整理，這種原始方式使得工作效率落后，并且會出現(xiàn)很多操作性的失誤，有待解決。

（二）檔案管理服務(wù)模式單一。由于高校檔案管理面對的受眾群體多是學(xué)生教師，因此它的發(fā)展面就比較小，但是檔案管理系統(tǒng)發(fā)展前景卻很大。如果能夠充分運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)，以后就可以為社會各階層服務(wù)，使檔案管理的模式多樣化。

（三）檔案管理建設(shè)滯后。當(dāng)今世界已經(jīng)進(jìn)入信息時代，計(jì)算機(jī)成為人們生活中必不可少的一部分，并且運(yùn)用到生活的各個方面，可是檔案管理的信息技術(shù)運(yùn)用卻相對落后，還在運(yùn)用最原始的手工操作方法管理檔案，這使得檔案管理的效率十分低，影響檔案管理發(fā)展。

（四）缺乏績效考核評價機(jī)制。高校檔案管理應(yīng)該將管理成效放在第一位，檔案管理工作有很廣闊的發(fā)展空間，并且對生活的幫助也很大，我們應(yīng)該建立績效考核評價機(jī)制，使其效率大大提高。

（五）缺少專業(yè)檔案管理人才。人才是創(chuàng)新發(fā)展的動力之源，任何事物的發(fā)展都不能缺少人才的幫助。因?yàn)橛?jì)算機(jī)的普及，對人才的要求提高，需要一些知識儲備大、高素質(zhì)的、善于運(yùn)用計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才，能夠及時糾正錯誤，避免操作失誤。

三、提高高校檔案管理效能的對策

（一）健全檔案體系建設(shè)。檔案信息系統(tǒng)的建立健全還有待完善，檔案信息系統(tǒng)的一些服務(wù)功能還沒有完全展現(xiàn)出來，如我國高校的學(xué)生檔案，只有學(xué)生性別、名字、年齡等基礎(chǔ)的信息，沒有學(xué)生在學(xué)業(yè)上的記錄。因此檔案管理系統(tǒng)還是有欠缺的地方，并不全面。因此應(yīng)該突破這些局限，使檔案管理更加完善和健全。

（二）面向社會開放服務(wù)。高校檔案信息資源應(yīng)該面向社會開放服務(wù)，因?yàn)樯鐣l(fā)展需要資源管理，并且院校與院校之間也需要這種檔案資源管理的對接，因此完善社會服務(wù)功能有助于提高檔案管理系統(tǒng)的利用效率。

（三）建立現(xiàn)代數(shù)字館藏。建立現(xiàn)代檔案管理方式有助于檔案管理信息資源發(fā)展。原始館藏檔案方式不論是在儲存量、尋找資料的效率，還是占地面積，都無法與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)下的檔案管理相比擬。要建立現(xiàn)代數(shù)字館藏，提高檔案管理效率。

（四）引進(jìn)績效管理機(jī)制。有研究顯示，績效管理機(jī)制能夠快速提高檔案管理的效率，使檔案管理能夠更有效率地被使用。如果高校檔案管理想要實(shí)現(xiàn)出眾的管理，就應(yīng)該嘗試引進(jìn)BSC績效管理體系，當(dāng)檔案管理與效益績效有關(guān)聯(lián)時，檔案管理自然會提高效率。

（五）引進(jìn)專業(yè)檔案管理人才。復(fù)合型人才是現(xiàn)今檔案管理需要的管理型人才，因?yàn)樵谟?jì)算機(jī)技術(shù)的普及之下，檔案管理也利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)提高效率，需要有豐富的知識儲備、能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才來進(jìn)行管理。

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