淺談我國目前檔案工作的原理及思考

陳穎

摘 要：檔案鑒定決定檔案的生死存亡，它是檔案工作得以健康發(fā)展的前提和保證。本文主要對檔案鑒定工作的性質(zhì)及特點(diǎn)進(jìn)行了分析。在學(xué)科知識體系中，原理所闡述的是深層基本理論，因而它是學(xué)科理論的核心。檔案鑒定工作原理簡單介紹，如下文所示。

關(guān)鍵詞：檔案鑒定；功能；作用

1 檔案鑒定工作的動因

檔案鑒定工作的動因即這項(xiàng)工作產(chǎn)生、存在的原因和發(fā)展的動力。眾所周知，人類由于社會活動的需要，不斷制作和產(chǎn)生各種內(nèi)容和載體的文件，這些文件不可能也沒有必要都保存，但文件也不能在使用后都丟棄，其中今后繼續(xù)有用的文件需要作為檔案保存，這就必須對文件進(jìn)行鑒別、選擇和做不同的處置，這種對文件的選擇和處置是人類社會中很普遍的主體行為，當(dāng)人們建立起文件與檔案的管理系統(tǒng)時，這種主體行為就演化成一種管理職能，這就是檔案鑒定工作。所以這項(xiàng)工作源于人們對文件選擇和處置的需要，是建立檔案的需要。由于人類社會總是會不斷產(chǎn)生文件，而文件使用后必須作不同處置，就必然會有鑒定的需求，所以這項(xiàng)工作不僅具有普遍性，還有其必然性。各個國家，各種機(jī)構(gòu)、個人對文件處置的標(biāo)準(zhǔn)和方式是各式各樣的，但本質(zhì)上都是人對文件這樣一種事物的鑒別、選擇和控制管理的活動，這種實(shí)踐活動過去一直存在，今后還會存在下去，因?yàn)橛兴嬖诘睦碛珊蛣恿Αｈb定工作將依附于人類社會的文件使用與管理而存在。

2 檔案鑒定工作的任務(wù)和職責(zé)

前面檔案鑒定工作的“動因”是回答“為什么要做？”，接下來的檔案鑒定工作“職責(zé)”是回答“做什么？”。在國際檔案理事會1984年出版的《檔案術(shù)語詞典》中明確指出鑒定是：“根據(jù)文件的檔案價(jià)值來決定如何對其進(jìn)行最后處置的檔案工作基本職能，也稱為評價(jià)、審查、選擇、選留。”這里非常清楚地指明了鑒定工作的任務(wù)和職責(zé)。簡要說來就是鑒辨和處置兩大任務(wù)。鑒辨是處置的前提，處置是鑒辨的結(jié)果，兩者相輔相成。鑒辨就是要對文件來源、內(nèi)容、形式、用途等進(jìn)行全面分析、比較，依據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)對文件的保存價(jià)值進(jìn)行測評，審查，作出結(jié)論。處置就是在鑒辨的基礎(chǔ)上根據(jù)今后利用需要和檔案選留標(biāo)準(zhǔn)對文件的去向作決策，第一個決定是取還是舍？如果文件被確定為“舍”就意味著不會成為檔案，可以銷毀或做其他非檔案件的處理，這里的“處理”包括銷毀，轉(zhuǎn)做他用等多種處置形式。第二個決定是對檔案文件生命期長短的劃定。對于劃為定期保存（短期、長期或標(biāo)定保管年限的都屬定期保存）在保管到期時還要再次鑒定作出舍棄或延長保管期的決定。當(dāng)然，廣義簽定還包括文件質(zhì)量及使用范圍等方面的鑒辯、分析、審查和行動決策。

3 檔案鑒定工作的功能

檔案鑒定工作的功能是指這項(xiàng)工作對它的工作對象有什么樣的作用？會產(chǎn)生什么樣的工作效果。鑒定是文件系統(tǒng)中的一項(xiàng)管理工作，無論從文件的個體或從文件群體來說，簽定都有著特殊作用。文件從生命的起點(diǎn)到終點(diǎn)有若干節(jié)點(diǎn)，這是文件流程的變化點(diǎn)，這些節(jié)點(diǎn)也就是鑒定審查和處置的“關(guān)口”，文件由于價(jià)值狀態(tài)的變化而產(chǎn)生運(yùn)動都必須經(jīng)過這些鑒定審計(jì)的部門，確切地說，文件本身并不會運(yùn)動，正是鑒定的審查選擇功能才使具有檔案價(jià)值的文件能夠轉(zhuǎn)入檔案期的歷程，猶如—只無形的巨手推進(jìn)文件的運(yùn)動，當(dāng)然，當(dāng)文件失去效用，同樣也會被鑒定這只巨手終止生命歷程。所以鑒定對于文件的生命運(yùn)動和生命期起決定作用。

文件群體中的各種文件有不同的用途和效用時間，文件在完成各自的使命之后其中一部分需要淘汰，一部分需要選留作檔案，鑒定的功能是在文件的形成使用期進(jìn)行監(jiān)控和預(yù)選（初始簽定），在規(guī)定的歸檔“界點(diǎn)”對文件進(jìn)行甄別審查，通過篩選同時完成對檔案的選留和非檔案文件的淘汰，這樣，就對文件系統(tǒng)產(chǎn)生了控制分流的管理作用。鑒定工作并不是孤立地進(jìn)行的，在歸檔前后，鑒定工作與收集工作同步進(jìn)行，在檔案進(jìn)行整理中仍然需要鑒別文件價(jià)值和真實(shí)性、原始性、完整性，在編研和保管以及開放利用過程中滲入了鑒定工作。文件與檔案管理是一個動態(tài)的系統(tǒng)工程。鑒定貫穿其中，它的功能可以作這樣的表述：鑒定工作是文件生命運(yùn)動流程的控制閥，是區(qū)分檔案與非檔案的篩網(wǎng)。通過鑒定工作的特殊功能，把文件中的精華部分聚集成檔案，又不斷清除無用的和失效的文件，從而實(shí)現(xiàn)文件系統(tǒng)的效益管理，同時不斷為人類積累檔案資源。在電子文件時代，鑒定工作面臨內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定的雙重任務(wù)，其功能也呈現(xiàn)新的特點(diǎn)。

4 檔案鑒定工作的要素及其作用

檔案鑒定工作三要素：鑒定的對象、實(shí)施者和鑒定標(biāo)準(zhǔn)。

1.檔案鑒定工作的對象（客體）是文件，由于鑒定是在文件生命期的不同階段進(jìn)行的，所以這里的文件包括第一階段的形成使用期文件和第二階段備用期的檔案文件。鑒定工作的直接目的就是要對各種內(nèi)容和載體的文件（檔案）有用性和質(zhì)量等進(jìn)行識別、判斷并對其流向作出決策性處置。

2.鑒定工作實(shí)施者，也即鑒定工作的主體。鑒定是人們對文件（檔案）判斷處置的主體行為，所以簽定工作的實(shí)施者對鑒定結(jié)果起決策作用，而鑒定又對檔案的選留起決定作用，由此可知，從事檔案鑒定工作的人對于文件生命與運(yùn)動是舉足輕重的。檔案學(xué)過去講了很多規(guī)定、規(guī)律，在實(shí)踐中，文件與檔案的“生命”其實(shí)很脆弱，有權(quán)處置文件與檔案的人可以作“生死判”，例如計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的重要電子文件可能會因?yàn)椴僮魅藛T認(rèn)為“無用”，一按鍵就可使它們消失。文件在其生命期過程中要經(jīng)受文件形成者、文件管理人員、檔案室、檔案館工作人員的審查、挑選。一般說來，文件的形成者也是文件最早最直接的利用者，他們往往會根據(jù)自身需要對文件使用之后作出“丟棄”或“保存”的選擇。文件管理者會根據(jù)本單位是否需要對文件作去留選擇，他們的初始鑒定決定了文件最初的命運(yùn)。檔案室和檔案館工作人員先后對文件作歸檔鑒定和進(jìn)館鑒定則是從專業(yè)立場兼顧現(xiàn)實(shí)和歷史需要，考慮單位利用和國家積累檔案要求，對文件價(jià)值作審查并決定存毀。以上看來，不同階段的鑒定工作實(shí)施者先后對文件命運(yùn)作出安排。鑒定的質(zhì)量和效果一是取決于鑒定人員的鑒別水平及選留目的，這些“目的”中的利益驅(qū)動力有“個人利益.單位利益和國家利益”三個層次，為使鑒定行為能統(tǒng)一，需要相應(yīng)的制度約束，要有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)及崗位責(zé)任，形成科學(xué)的簽定工作機(jī)制。

3.鑒定標(biāo)準(zhǔn)。這是人們在簽定工作中的統(tǒng)一標(biāo)尺，不同種類的文件應(yīng)當(dāng)有不同的鑒定標(biāo)準(zhǔn)，需要劃定歸檔范圍，擬定文件保管期限表，這樣就可以使鑒定工作有規(guī)可循。標(biāo)準(zhǔn)是進(jìn)行文件與檔案鑒定的中介，也是構(gòu)成檔案鑒定職能活動的一個要素。

以上是關(guān)于檔案鑒定工作原理的闡述和論證。簡言之，檔案鑒定工作原理就是對檔案鑒定工作成因、性質(zhì)、功能、要素的理論解釋，檔案鑒定概念的定義指明：檔案鑒定是人們按照一定目的和標(biāo)準(zhǔn)對文件進(jìn)行鑒別和處置的檔案工作基本職能，其中已經(jīng)蘊(yùn)涵了檔案鑒定工作的要素和原理。

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