加強(qiáng)人力資源檔案管理的對(duì)策與措施

閆茂玉

摘 要：人力資源檔案管理作為現(xiàn)今人力資源管理中重要的工作部分，在實(shí)際進(jìn)行相關(guān)工作的過(guò)程中為了能夠提高人力資源檔案管理的效率和管理水平，能夠針對(duì)當(dāng)前人力資源檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題的原因進(jìn)行分析，并且能夠提出有效的分析對(duì)策，這對(duì)于進(jìn)一步提高人力資源整體管理水平有著非常重要的作用。

關(guān)鍵詞：人力資源檔案管理；問(wèn)題分析；原因分析；對(duì)策分析

在現(xiàn)今人力資源管理水平和管理效率隨著時(shí)代和社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不斷提高的前提下，所有的經(jīng)濟(jì)、政治組織或單位能夠通過(guò)人力資源管理水平的提高從而切實(shí)的為自身整體的發(fā)展發(fā)揮重要的作用。那么，針對(duì)于現(xiàn)今人力資源檔案管理中存在的問(wèn)題 ，如其檔案管理效率有待提高、日常管理工作存在疏漏和檔案管理服務(wù)作用有待提高的問(wèn)題，能夠針對(duì)其存在的檔案規(guī)范性較低、管理方法落后和檔案管理人員素質(zhì)有待提高等造成人力資源檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題的原因進(jìn)行細(xì)致的分析，從而能夠在人力資源管理基礎(chǔ)水平和未來(lái)管理目標(biāo)的基礎(chǔ)上提出切實(shí)有效的改進(jìn)對(duì)策。

1 人力資源檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題分析

1.1 檔案管理效率有待提高

現(xiàn)今在人力資源檔案管理中檔案管理效率比較低下主要針對(duì)的是現(xiàn)今在檔案管理中人力、物力等花費(fèi)與檔案實(shí)際管理的數(shù)量和質(zhì)量的比率比較低下，為能夠達(dá)到合理的控制范圍。具體而言，人力資源檔案管理主要是對(duì)工作人事人員的檔案進(jìn)行整理分析、收集和保存，并且在必要的程度上下進(jìn)行調(diào)動(dòng)使用，此外，還需要相關(guān)的工作人員針對(duì)人力在就業(yè)過(guò)程中的職業(yè)調(diào)動(dòng)和薪酬等資料進(jìn)行了解，所以整體上而言，其工作是比較復(fù)雜的，且這些繁瑣的工作到現(xiàn)今為止缺少一個(gè)系統(tǒng)的程序使其簡(jiǎn)化，那么則形成了現(xiàn)今人力資源檔案管理效率普遍比較低的現(xiàn)象。

1.2 日常管理工作存在疏漏

現(xiàn)今對(duì)于人力資源檔案管理而言，其主要指的是能夠針對(duì)人力資源的檔案在必要的應(yīng)用情況下能夠及時(shí)的進(jìn)行調(diào)動(dòng)和使用。但是，現(xiàn)今不得不面對(duì)的一個(gè)情況則是在人力資源檔案管理現(xiàn)代化和信息化的建設(shè)過(guò)程中，同樣還存在著部分的紙質(zhì)版檔案，這樣部分檔案存在紙質(zhì)的形式，但是卻沒(méi)有出現(xiàn)電子檔案歸檔的保護(hù)方法，這樣總體上就造成了現(xiàn)今人力資源檔案在利用的過(guò)程中出現(xiàn)的搜取位置失敗和檔案調(diào)動(dòng)的失敗，從而導(dǎo)致現(xiàn)今日常管理工作存在嚴(yán)重的疏漏現(xiàn)象。

1.3 檔案管理的服務(wù)作用有待提高

人力資源檔案管理在保存和管理的過(guò)程中其檔案的服務(wù)性是非常高的。其主要的服務(wù)作用是能夠?yàn)槿藛T及單位、組織和社會(huì)等在符合相關(guān)規(guī)范的前提下，進(jìn)行隨時(shí)的調(diào)動(dòng)和隨時(shí)的利用，這也是其服務(wù)作用的重要體現(xiàn)。但是就這一方面而言，現(xiàn)今檔案管理的服務(wù)作用比較低下，主要體現(xiàn)在檔案管理的不規(guī)范和管理前后的不協(xié)調(diào)和銜接性比較差，從而造成現(xiàn)今出于某些用途在調(diào)動(dòng)人力資源檔案的過(guò)程中因程序繁瑣需要花費(fèi)大量的時(shí)間，且嚴(yán)重的存在現(xiàn)今甚至有些人員對(duì)自身的檔案管理單位情況基本不知道或不清楚，這樣總體上就導(dǎo)致了檔案管理服務(wù)的作用比較低下。

2 人力資源檔案管理產(chǎn)生的原因分析

2.1 檔案管理工作規(guī)范性比較低

現(xiàn)今在人力資源檔案管理中出現(xiàn)上述三個(gè)問(wèn)題的主要原因之一則是現(xiàn)今檔案管理工作的規(guī)范性比較低下。具體表現(xiàn)在現(xiàn)今基于人力資源檔案管理重要性分析的基礎(chǔ)上，相關(guān)的單位或組織有必要針對(duì)人力資源檔案管理設(shè)定科學(xué)的管理程序和管理規(guī)范，并且能夠建設(shè)一整套能夠促使紙質(zhì)版檔案管理與電子化信息檔案管理相銜接的檔案管理規(guī)范，這對(duì)于檔案管理工作的規(guī)范性進(jìn)行則起著非常重要的作用。但是，基于檔案管理工作規(guī)范性比較低下，給檔案管理人員無(wú)法客觀上和主觀上形成一種有效的限制和規(guī)制，人員工作缺乏系統(tǒng)性，工作效率低下，那么在現(xiàn)今人力資源檔案管理中出現(xiàn)檔案管理效率低下的現(xiàn)象也就不足為奇。

2.2 管理方法落后

現(xiàn)今雖然大多數(shù)單位在大肆的推進(jìn)人力資源檔案管理的現(xiàn)代化管理方法的運(yùn)用，并且積極的宣傳和學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理理念，但是這些形式上的推進(jìn)卻沒(méi)有取得有效的建設(shè)效果，而且現(xiàn)今普遍存在著很多單位或組織基于自身短暫的經(jīng)濟(jì)利益等考慮，缺少對(duì)人力資源檔案管理的強(qiáng)有力的經(jīng)濟(jì)投入，導(dǎo)致現(xiàn)代化管理方法的運(yùn)用缺少有效支撐和落實(shí)條件。那么，對(duì)于現(xiàn)今認(rèn)識(shí)檔案變動(dòng)性比較大、人力資源管理工作日益復(fù)雜和數(shù)量規(guī)模日益擴(kuò)大的前提下，管理方法的落后則非常不利于實(shí)際這一情況的改善，那么則造成了現(xiàn)今在人力資源檔案管理中出現(xiàn)日常管理工作出現(xiàn)疏漏的現(xiàn)象。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)有待提高

面對(duì)現(xiàn)今人力資源檔案管理中普遍出現(xiàn)的人力資源檔案管理的服務(wù)性比較低的現(xiàn)象，面對(duì)這一問(wèn)題的出現(xiàn)最為重要的原因則是現(xiàn)今檔案管理人員素質(zhì)比較低下，具體而言，人力資源檔案管理工作對(duì)人員不僅有技術(shù)管理和知識(shí)管理素質(zhì)，而且要求工作人員能夠擁有足夠的耐心和細(xì)心，以及具有足夠強(qiáng)的管理服務(wù)責(zé)任心。但是，就這一方面而言，現(xiàn)今檔案管理中普遍出現(xiàn)檔案管理人員素質(zhì)有待提高，管理人員的崗位適應(yīng)性比較差，且人員的崗位調(diào)動(dòng)性也比較大，人員無(wú)論是從主觀思想素質(zhì)還是從客觀技術(shù)素質(zhì)等的掌握上都有帶提高。

3 人力資源檔案管理中應(yīng)對(duì)問(wèn)題的對(duì)策分析

3.1 采用科學(xué)規(guī)范的檔案管理制度提高管理效率

面對(duì)現(xiàn)今人力資源檔案管理效率比較低下的問(wèn)題，在對(duì)其管理規(guī)范性比較差的原因分析的基礎(chǔ)上，在現(xiàn)實(shí)進(jìn)行人力資源檔案管理工作的過(guò)程中為了能夠提高人力資源檔案管理的效率，這就需要管理部門(mén)和管理單位能夠切實(shí)的促進(jìn)人力資源檔案管理的科學(xué)規(guī)范的檔案管理制度的建設(shè)和運(yùn)用，且科學(xué)規(guī)范的檔案管理制度的建設(shè)一方面應(yīng)包括人力資源檔案管理系統(tǒng)化、嚴(yán)謹(jǐn)化的管理程序；另一方面應(yīng)積極的完善現(xiàn)今關(guān)于人力資源檔案管理的相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，這樣總體上為人力資源檔案管理效率的提高發(fā)揮重要的制度建設(shè)作用。

3.2 強(qiáng)化信息化檔案管理方式

面對(duì)現(xiàn)今人力資源檔案管理日常工作存在疏漏的問(wèn)題，在基于其現(xiàn)代化管理方法運(yùn)用效率低下的原因分析的基礎(chǔ)上，在實(shí)際進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中則需要不斷的強(qiáng)化信息化檔案方式的運(yùn)用，積極的改變現(xiàn)今檔案管理中存在的紙質(zhì)管理和現(xiàn)代化管理兩種不同的方式，建立有效的銜接協(xié)調(diào)機(jī)制，促使整體上人力資源紙質(zhì)版檔案管理方式順利的向現(xiàn)代化信息檔案管理方式轉(zhuǎn)化。此外，強(qiáng)化信息化檔案管理方式，要能夠從計(jì)算機(jī)硬件的購(gòu)買(mǎi)和更新以及人員信息化管理素質(zhì)的提升上進(jìn)行此項(xiàng)工作。

3.3 提高檔案管理人員的工作能力

面對(duì)現(xiàn)今人力資源檔案管理存在的因人員素質(zhì)等原因造成的管理服務(wù)作用比較低下的現(xiàn)象，在實(shí)際進(jìn)行相關(guān)工作的過(guò)程中則需要重點(diǎn)的不斷提高檔案管理人員的工作能力，一方面能夠促使管理人員擁有現(xiàn)代化管理服務(wù)意識(shí)和管理理念，真正做到管理為重，服務(wù)為上的現(xiàn)代化檔案管理工作；另一方面不斷的強(qiáng)化基層檔案管理人員關(guān)于檔案具體的知識(shí)、位置、調(diào)動(dòng)方式和利用方式和規(guī)范的熟悉程度，以此整體上提高檔案管理人員服務(wù)的能力。

4 小結(jié)

綜上所述，人力資源檔案管理的對(duì)策是現(xiàn)今檔案管理工作中重要的組成部分，在面對(duì)其檔案管理存在問(wèn)題的基礎(chǔ)上，能夠在基于其原因分析的基礎(chǔ)上，從采用科學(xué)規(guī)范的檔案管理制度、強(qiáng)化信息化檔案管理方式以及提高檔案管理工作人員能力等方面協(xié)調(diào)配合從而總體上為人力資源檔案管理效率的提高發(fā)揮重要的作用，促進(jìn)現(xiàn)今人力管理工作整體效水平的提高。

參考文獻(xiàn)

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