數字信息化背景下高校檔案管理的創新措施分析

摘 要：在計算機技術和高新技術的推動下，數字化信息在很多領域廣為應用，并且很多行業，如醫療、建筑、教育、金融等都建立的成熟度的數字信息化工作和處理平臺，一方面提高了服務效率并提高了競爭力，一方面服務了客戶，讓我們有了更方便、快捷的服務體驗。高校的檔案管理近年來其數字信息化技術越來越高，數字信息化對高校檔案的保存、查找、使用都有非常重要的意義，將傳統檔案管理模式向新型數字化管理模式方向發展，提高了檔案管理水平，并逐漸在管理中創新數字信息化管理方法和手段，讓高校的檔案管理水平更加進步，從而服務廣大高校學生。

關鍵詞：數字信息化；高校；檔案；管理；創新

當前的高校檔案管理是非常重要的一個工作，檔案涉及到學生的背景、學業情況、在校情況、思想道德情況、學歷和畢業情況等，具有綜合性、系統性和實用性，是服務于學生的一項基礎工作。但是，不容忽視的是高校的檔案多以紙質為主，且數量龐大、數據多、種類多，檔案管理和工作人員的工作任務非常繁重，很多高校逐漸引入數字化信息技術和平臺，建立檔案管理的數字化系統，并結合先進的智能設備，讓檔案管理變得更加便捷和高效。在應用數字信息化檔案管理方式中，不斷創新和發展是當前高校檔案管理的一大研究重點，如何利用數字化信息技術創新出更加快捷、效率高、效果好的檔案管理系統和方法，成為很多高校關注的方面，也將成為促進高校檔案管理發展和進步的關鍵。

1 數字信息化背景下高校檔案管理創新的意義

1.1 有利于提高工作效率

過去的檔案管理都是手工進行，或者在計算機技術的普及下很多檔案管理單位都開始結合計算機技術進行檔案管理和保存，但是還是局限于手工方式操作和輸入，并且技術局限在計算機的辦公、保存、查找等功能上，對計算機相關技術的開發和創新比較缺乏，這樣的管理和工作方式是比較落后的，工作效率較低。數字信息化背景下，通過當下的網絡、通信、數據庫技術幫助檔案工作人員進行檔案數據的錄入、處理、分析、保存，不僅能夠讓檔案變得更加清晰、準確、保存時間長、查找方便，而且還大大提高了工作效率。

1.2 是高校檔案管理發展的必然選擇

檔案工作設備的更新換代比較快，并且很多設備越來越智能化和機械化，與計算機技術相匹配進行工作，大大節省了人工和時間。尤其是在互聯網和通信技術的發展下，數字化技術逐漸發展起來，并且被廣泛應用，在高校檔案管理中可以通過數字化技術提高檢索和查閱效率，這是適應時代進步和變化的必然趨勢，是符合當前高校學生發展需求的必然選擇，讓高校的檔案管理工作水平和能力都得到了非常大的提高和進步。

1.3 有利于資源共享，更好的服務使用者

過去的學生檔案一般都保存在高校的檔案管內，畢業后由學生自行帶至工作單位或者是人力資源管理部門等，查找和使用都需要本人親自進行，十分不便。數字化信息背景下，高校逐漸將網絡通信技術應用到檔案服務中，建立學生檔案體系，并進行資源共享。資源共享讓檔案的使用者和查找者不用在親自奔波，可以借用計算機或者手機進行查閱和搜集，極大的方便了使用者，提高了高校檔案服務能力和水平，但是要注意信息的安全性和保密性，避免泄露個人隱私，這也是未來高校檔案管理發展應該注重的方面。

2 數字信息化背景下高校檔案管理創新的幾點建議

2.1 發揮新技術、新設備的優勢

數字信息化背景下，高校檔案管理本身就在發生著新的改變和進步，尤其是在新技術和新設備的應用上，要將智能化和信息化的技術和設備的優勢充分發揮出來。這就需要檔案工作人員必須靈活掌握和熟悉信息化技術的應用要點，并對管理和工作時間、效率、投入等進行綜合考量和分析，讓新技術和新設備充分發揮出自身的優勢，并在工作中探究新的使用方法和模式。很多高校的檔案館盲目引入新技術和新設備，卻無人會用，無人懂技術，導致新技術無法施展，新設備無法操作，浪費資源也得不到進步，加強對新技術和新設備的使用與管理，才能促進檔案管理工作的進步和創新。

2.2 創新管理手段

傳統的高校檔案管理和工作模式有其落后性和低效性，但是很多檔案管理體系還是比較明確和嚴密的，在數字化信息時代下，要及時對傳統管理方法進行革新和發展，使其適應新的時代需要。在引入高新技術和方法時，逐漸建立現代科技管理模式，并以傳統管理手段為輔助。例如，很多高校都建立了數字化檔案館，并由專業的科技人員配以檔案專業人員進行共同管理和服務，將海量的檔案數據和信息進行存儲和平臺管理，讓檔案不再受到時間和空間的限制，更好的服務使用者，使資源得到充分利用，促進了檔案管理水平的進步。

2.3 引進數字化技術

當前的檔案多半還是紙質檔案的方式呈現，分類整理和保存需要花費很長的時間，引進高新技術，尤其是數字化技術，方便檔案的分類整理和保存。高校可以建立電子檔案庫，并且可以由學生來完成基礎的信息錄入，又專業檔案工作人員來審核和整理，并通過數字化技術將檔案進行編碼和保存，便于后期檢索和查找。

以往，如果學生或者用人單位等需要調取檔案時，一般是通過在計算機上或是紙質記載上查找名字等信息再去檔案庫房內查找紙質資料，并獲取相關信息或者資料，比較費時費力，也增加了工作難度。如果可以給學生留存檔案信息條碼或者二維碼等，等到需要時就可以直接到檔案管理處進行掃描并快速獲取信息和資料，從而實現紙質檔案向數字檔案的過渡，便于保存和查找。

2.4 提高從業人員綜合素質

數字信息化是當前的發展趨勢，高校檔案從業人員要與時俱進，努力提高自身的技術能力和管理水平。不僅要提高從業人員的創新意識和競爭意識，還要提升他們的服務能力，對從業人員的綜合素質進行提高和培訓。在強化從業人員的基礎技能上，還要讓相關崗位的人員學習和了解，并掌握與熟悉網絡技術、信息技術、多媒體技術等新技術和新方法，尤其是在引進新設備新技術的時候，要開展培訓和學習，避免資源浪費。高校要建立一套考核機制，對檔案管理人員和工作人員的新技術新設備掌握情況進行考核和監督檢查，從而確保新技術得到充分發揮，并鼓勵創新、支持創新。

3 結語

基于計算機技術和網絡通信技術，以及數字化技術的發展和進步，高校檔案管理的數字化和信息化水平不斷提高，逐漸引入新技術和新設備，讓傳統的檔案管理模式得到創新和發展。當前的高校學生或畢業生對檔案的需求更加高，檔案管理工作的服務能力和服務水平也要適應時代進步和學生的需要，讓檔案檢索、查找、調取、使用更加便捷和高效。高校檔案管理要在數字信息化背景下保持創新和發展意識，不斷提升檔案管理服務能力。

參考文獻

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作者簡介

田夢，三峽電力職業學院，碩士研究生。