新形勢下事業單位檔案管理的特點與創新途徑

摘 要：在信息技術高速發展的形勢下，事業單位不斷進行多方位的改革和重新定位，檔案管理工作需要適應來自多方面的改變，因此，事業單位需要進行科學的轉型和創新，檔案管理工作也將增加很大的工作難度，本文分析研究了新形勢下事業單位的檔案管理特點，找到事業單位檔案管理工作今后的創新方面。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；創新策略

在市場經濟快速發展的新時期，事業單位面臨著來自多個方面的壓力和挑戰，其中也包括事業單位在檔案管理的改進方面，需要跟隨時代的發展要求，不斷進行創新和改進。檔案管理工作是事業單位中非常重要的組成部分之一，對新時期事業單位的發展有很大的影響作用。

1 數字化信息化的事業單位檔案管理特點

1.可以適當提高工作效率，使得檔案部門能夠最大程度降低使用的成本。使用計算機可以得到所有檔案信息，每個單位的檔案系統中能夠找到各種所需的檔案資料，減少了檔案查詢的流程同時節約了大量時間，從而工作效率得到最大程度的提高。數字化的檔案管理具有一定的及時性和準確性，使得日常工作更加方便。比如一些相關人事的檔案，當單位中有較大的人事改變時，進行人事統計工作時就要整理不同時期的人事資料，最近的人事變化是很難得到實時的信息。檔案數字化很好的解決了這些問題，實行數字化管理對各種情況都能及時的記錄，對今后的各種需要查詢的內容提供了方便，節約了時間同時提高了效率。由于數字化檔案管理本身的特點降低了很大部分的維護開支費用。長期使用的紙質檔案非常容易受到損壞和丟失，將檔案的信息全部數字化后可以長久的進行保存，并且具有足夠的安全效果。

2.政務公開化使得政府樹立良好的形象。事業單位使用數字化的檔案能夠及時的公布相關信息，使得國家相關部門能夠更加便捷的對檔案進行統計研究，同時使得老百姓對各種檔案文件可以查看，形成一種公開透明的政務管理工作，群眾更加信任事業單位，也符合新時期實行陽光政務的發展要求，達到科學合理的使用各種網絡信息的目的。

2 事業單位檔案管理工作的現狀

1.事業單位沒有充分認識到檔案管理工作的重要性。檔案管理工作就是對大量資料和文件的歸納、整理和存儲。因此大多數事業單位認為這對企業的發展有積極的影響作用，出現不認真對待各項工作的現象，逐漸形成一種散漫的工作態度非常不利于事業單位檔案管理工作向著更好的方向發展。這些簡單的檔案管理任務可能并不會給企業帶來什么盈利的機會，但是其對事業單位內在的影響是非常巨大的，甚至會使事業單位受到各種好的社會服務評價，使得事業單位在今后能夠健康持續的發展下去。所以必須不斷提高人們對檔案管理工作重要性的認識。

2.檔案管理的程序不夠健全。因為存在嚴重的輕視檔案管理工作的現象，使得很多事業單位中檔案管理的程序有很多的不足有待解決，并且有些事業單位中檔案管理工作是一片混亂的現象，從而使得檔案管理工作一直處于一種低級的管理水平，檔案管理工作長時間得不到正常的改革和發展，處于落后的狀態，一些檔案不能進行及時的更新，嚴重的影響了檔案管理工作今后的發展，也使得事業單位的發展速度緩慢。

3.處于檔案管理崗位的人員沒有正確的態度對待自身的工作。出現這種現象的重要原因還是事業單位對檔案管理工作的不重視現象造成的，檔案管理人員無法感受到自身工作的重要性。長期下來檔案管理人員的態度越來越不端正，有些工作人員甚至應付自身的各項工作任務，對檔案管理工作的工作質量造成了很大的消極影響作用，人員在工作中經常出現差錯，嚴重降低了工作的質量和效率水平，事業單位根本無法更好的發展各項檔案管理工作，同時也阻礙了事業單位的創新和改革發展。

3 新形勢下事業單位檔案管理工作的創新

1.充分認識到檔案管理工作的重要作用。要想大程度對事業單位檔案管理工作進行提高，對工作人員理念的教育是非常重要的，認識到檔案管理工作的重要作用是發展的基礎。首先應該從領導階層入手，教育他們認識到檔案管理的影響作用，然后對基層的管理人員進行相關知識的宣傳和灌輸，最終使得整個事業單位的人員都形成一種對檔案管理工作的重視和認真的態度，使得檔案管理工作能夠更好的發展。

2.使得檔案管理的各項程序得到改進。要想更好的提高事業單位的檔案管理能力，開始要對檔案管理人員進行教育，使之形成正確的工作態度，認真耐心的做好本職的各項工作任務，然后對充分認識到檔案管理工作中存在的眾多不足和問題，對檔案管理程序不斷的完善和改進。就當前的檔案管理發展情況來看，事業單位的檔案管理工作是一種非常落后的狀態存在，造成這種現象的原因很大程度取決于檔案管理工作的各項程序中存在的問題。為了適應未來時代發展的需要，必須要對事業單位的檔案管理體制進行科學的創新和改進，一方面對事業單位的檔案管理程序進行改進。一個科學、規范的事業單位檔案管理程序，才能體現出檔案管理工作的價值和意義，從而使得事業單位能夠更好的發展進步。

3.對檔案管理人員的綜合素質和整體水平進行提高。事業單位中的檔案管理工作并不是對一些資料的簡單整理過程，要有專業的管理人員的全面指導和管理。新形勢下可以看出，大多數檔案管理人員并不具備一定的檔案管理經驗和知識。所以，最重要的是培養工作人員形成熟練的專業技術水平。通過多種方式對事業單位檔案管理人員進行必要的培訓和教育工作，形成更加扎實的專業能力。更好的完成事業單位的各項檔案管理工作，為事業單位今后的更好發展打下堅實的基礎。

4.跟隨時代的發展和進步，完善對信息化檔案管理機制的使用水平。信息化的檔案管理機制具有節省時間、資源的作用，使得各種檔案信息能夠公開化和透明化，部分檔案信息社會群眾可以隨時通過網絡進行查看，信息的傳遞過程更加快速、高效，同時也為今后管理層更好的管理事業單位提供有效的保障。

4 總結

新形勢下社會各方面都在不斷的發展和進步，事業單位的檔案管理工作受到越來越多的關注，需要進行及時的改進和創新，改變傳統檔案管理工作中的大量不足，使得檔案管理能夠充分發揮其在促進事業單位發展中的重要作用。一方面，改變事業單位內工作人員的態度和理念，能夠認真做好自己的本職工作，認識到自身工作的重要性。另一方面，加強對工作人員專業技術水平的培養和教育，事業單位的工作人員能夠完美的完成應有的檔案管理任務。最終形成適應時代潮流發展的創新型的檔案管理模式。

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作者簡介

高占東（1973-），男，內蒙古赤峰人，大學本科。