事業單位檔案數字化管理研究

林雄輝

摘 要：事業單位作為我國國家機構中的重要組成部分，檔案管理是管理工作的重點內容，當前我國信息化技術得到快速發展，事業單位檔案管理向數字化方向發展是必然趨勢。數字化檔案管理的出現，有效提高檔案管理的效率，在發展新時期，促進事業單位實現長遠發展，更好的為廣大人民提供服務。

關鍵詞：事業單位；檔案；數字化管理

檔案數字化管理主要將紙質經過掃描和錄入的方式生成電子形式進行存檔，數字化管理形式的出現將檔案儲存到計算機從數據庫中，提高數據的檢索和利用，具有操作簡單、高效以及安全的優勢。事業單位是我國重要的服務機構，包含各方面的重要資料，所以搭建數字化管理平臺，實現無紙化管理，有利于提高工作效率，體現管理工作的進步和創新。

1 事業單位檔案數字化管理的現狀

1.1 傳統檔案管理模式仍然存在

部分事業單位在進行檔案管理工作中，仍然采取傳統管理模式，檔案管理工作中依然主要以紙質檔案為主，這種管理模式的存在的嚴重影響查閱的效率，給工作人員增加無效工作量。并且傳統檔案管理模式，對查閱工作的限制非常大，并沒有充分發揮檔案的根本價值，不利于資源的開發和利用。

1.2 檔案數字化管理中軟硬件投入不足

軟件和硬件是實現檔案數字化管理的重要因素，二者相互結合才能更好的實現檔案數字化管理。當前我國大多數事業單位中，仍然存在設備不完善的狀況，究其原因主要因為領導干部對數字化管理人數認識不足，沒有引起足夠重視，對硬件設施和軟件設備投入不足，并且對于過時和老化的設備沒有及時進行更換和優化，導致數字化管理系統存在滯后性，影響事業單位檔案數字化管理的進步。除此之外軟件中的存在的問題也是非常嚴重的，比如說儲存檔案資料的數據庫建設并不完善，數據庫中包含數據庫目錄以及部門全文數據庫，完善的數據庫是對檔案信息錄入和查詢的保障，但是在實際工作中，事業單位中的數據庫建立并不完善，很容易出現資料丟失問題，對國家的人民造成嚴重影響。

1.3 缺乏專業數字化管理人才

檔案數字化管理是建立在計算機網絡技術基礎之上的，具有極強的操作性，只有具備熟練計算機操作能力和強大心理素質的專業型人才才能做好這份工作。專業的操作人才在出現各種系統問題時能夠及時作出判斷，并迅速采取有效措施解決問題。對于事業單位而言，所有的檔案資料都關系著單位的發展和建設，甚至會影響國家和人民的財產生命安全，所以必須做好檔案信息的整理、分類和儲存。檔案管理人員只有具備專業的操作知識才能保證管理工作的順利和完善，從而發揮檔案數字化管理的重要作用。在部分事業單位中，很多檔案管理人員是其他部門分配人員，缺乏檔案管理的專業知識，對工作認識不足，計算機操作水平有限，缺乏責任意識，直接影響檔案數字化管理效果。

1.4 檔案數字化管理中存在安全問題

我國事業單位中的檔案管理軟件質量差異比較大，有些軟件安全性不高，很容易出現黑客入侵的情況，造成信息的丟失和泄露。事業單位中檔案管理軟件缺乏獨創性，沒有根據實際情況自主設計軟件，而在市場中購買的軟件缺乏安全性不利于檔案的管理。檔案數字化管理必須制定統一的標準，但是當前事業單位中管理質量不高，檔案目錄和細則之間存在不兼容問題，導致檔案管理軟件缺乏全面性，阻礙檔案數字化工作的開展。

2 事業單位檔案數字化管理的措施

2.1 積極轉變檔案管理形式

為了提高事業單位檔案管理的質量，應當積極轉變檔案管理理念和管理形式，管理者認識到檔案管理的重要性，及時將檔案資料進行整理并利用計算機將資料存儲于數據庫中。檔案管理是一項重要的工作，在日常管理中定期對檔案進行整理，并嚴格控制檔案的審查流程和時間，加強對檔案資源的開發和利用。

2.2 加強對軟件設施和硬件設施的投入

事業單位檔案數字化管理模式的形成，必須依靠強有力技術做支撐，這要求國家應當加強對事業單位軟件開發的支持力度，正確認識數字化管理模式和作用，加強資金、人力等方面的投入，開發適合本單位的檔案管理軟件，提高檔案管理的可靠性。除此之外還需要注意安全防護的設計，通過設置防火墻等技術防止黑客入侵，保障信息資料的安全。

2.3 對文書工作實現數字化管理

在檔案管理工作中文書工作是基礎，文書工作的質量直接決定著檔案管理工作的開展，所以在日常檔案管理工作中，應當將傳統檔案管理方式進行升級和優化，轉變傳統模式中時間長、工作量大的限制因素。通過計算機將文件進行備注和登記，同時將文件上傳至數據庫，利用單位局域網進行傳閱，同時限定查看時間。一旦被傳閱的文件沒有及時返回到數據庫中，系統會自動進行提示，通過系統可以觀看已經處理完文件的整理情況，大大降低工作量從而提升工作效率。除此之外文書工作實現數字化管理可以實現在線傳輸，通過網絡實現對文件的審核、批改以及管理等內容，節省大量工作時間。

2.4 運用系統工程建設實現檔案信息共享

事業單位中檔案管理實現數字化建設涉及到各個方面內容，包括總體設計、設備選擇、軟件開發以及檔案資料的整理錄入等工作。事業單位在長期發展中積累大量檔案資料，這些檔案資料必須實現清晰的分類和保管，而這一目標的實現必須以完善的軟件系統為依托，科學的系統不僅實現對檔案資料的管理和保存，而且還能實現信息共享。在開發系統過程中，進行方案設計時可以利用雙服務器和磁盤陳列的形式對文件和資料進行儲存，并設計高速掃描儀對資料進行掃描，形成備份。資源共享的實現必須具備較高的信息共享能力，因此將數字化檔案管理模式進行細化，按照檔案特點進行分類，提高信息的共享能力。

2.5 建立高素質的專業檔案管理隊伍

數字化管理模式是通國軟件完成的，但最終還是受人控制，因此數字化檔案管理中對管理人員的要求是比較高的。事業單位作為重要機構，檔案資料是十分重要的，所以必須有專業人才進行操作和管理，同時管理人員不僅具備專業的操作技術，還需具有責任意識和自我學習能力，能夠正確認識檔案數字化管理。對于單位中現有的檔案管理人員來說，應當加強專業和計算機操作能力面的培訓，提高工作人員的專業素質和道德修養。除此之外事業單位應當注重對優秀人才的引進，招聘既能夠熟練操作計算機又懂檔案管理知識以及法律法規復合型人才，優化事業單位中的人才結構，促進事業單位中檔案數字化管理的推進。

2.6 制定完善的檔案管理制度，加強監督

事業單位本身具有特殊性，所以對于在事業單位檔案管理工作必須加強重視，我國法律法規重對檔案管理工作有一定的規范，所以必須在遵守我國的法律法規的基礎上開展檔案管理工作，加強檔案管理數字化建設。同時事業單位可以根據工作特點制定適合的檔案管理工作制度，加強對工作人員的約束和管理。另外制定科學的監督機制，保障檔案資料的安全性，同時促使檔案管理數字化建設順利開展。

3 結束語

事業單位檔案數字化建設不僅提高工作效率和經濟效益，而且實現檔案信息的有效利用，對于事業單位來說具有重要意義。在工作中積極轉變管理模式和管理效率，引進新進技術，培養復合型人才，實現檔案數字化管理，全面促進事業單位發展。

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