醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及對策

摘 要：隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，人們對自己的身體健康方面越來越重視，所以，在近些年，醫(yī)院也在隨著經(jīng)濟的發(fā)展而發(fā)展。在醫(yī)院的管理中，醫(yī)院檔案的管理是能夠保證工作有條有理的進行的重要前提。隨著智能化的普及，醫(yī)療方面改革不斷深入，傳統(tǒng)管理方式早已不符合現(xiàn)在人們生活的節(jié)奏。所以，檔案現(xiàn)代化是新時期檔案管理的新趨勢。本文針對醫(yī)院檔案管理的問題進一步的研究。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；管理；現(xiàn)狀；問題；對策

1 醫(yī)院檔案管理的重要性

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，醫(yī)療體制也在不斷的完善，在醫(yī)療管理中，最重要的就數(shù)醫(yī)院的檔案管理，醫(yī)院檔案是最有力的記錄，醫(yī)院檔案具有原始性和真實性。 醫(yī)院檔案不僅僅只包括患者的病歷，涉及到患者的隱私，并且在必要是可作為法律上面的有效證據(jù)，醫(yī)院檔案還包含了大量的資料、數(shù)據(jù)以及研究成果，還可以通過檔案，了解醫(yī)院的醫(yī)學(xué)成果和其中不足支持。它可以使醫(yī)院提高其管理水平，更在一定的程度上可以推動醫(yī)學(xué)方面的發(fā)展。不僅如此，對于每個工作人員而言，他還可以在一定程度上起到一個監(jiān)管、借鑒和指導(dǎo)的作用。衡量醫(yī)院的指標(biāo)其中就有醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量。所以，加強醫(yī)院檔案的管理是極為重要的，是勢在必行的。

2 醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

根據(jù)調(diào)查，一般情況下，醫(yī)院對檔案的管理一般分為兩部分：一個是醫(yī)院檔案室，檔案室里存放的是一些科技類、財務(wù)類、文書類等檔案文件，占地面積比較小，一般大概是二十平方米到五十平方米之內(nèi)，檔案室里并沒有專門配有檔案員而只是兼職人員，所收集的資料并不齊全，硬件設(shè)施也并不完善，管理體制也并不健全。另一個是病案室，一般放病歷的病案室存放的資料比較多，所以，病案室相對于檔案室要大一些一般最少要有六十平方米，大的可能會達到一百多平方米。病案室存放著各個科室的醫(yī)療病歷，病案室會專門配有幾個管理人員，保證檔案不會丟失或混亂。隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，好多醫(yī)院都會著重于盈利方面，而忽視了管理問題。盡管醫(yī)院管理的不斷加強和完善，但在這個過程中還會存在一些容易忽視的問題。

3 醫(yī)院檔案管理過程中出現(xiàn)的問題

3.1 現(xiàn)代化技術(shù)落后

在通訊便利的科技發(fā)達的現(xiàn)代信息化社會，人們已經(jīng)普遍的利用計算機來進行對醫(yī)院檔案的管理，逐漸實現(xiàn)了信息化的模式，但是還有一些醫(yī)院還在實行原始的傳統(tǒng)的檔案管理體系，并沒有將檔案進行電子化管理，不能實現(xiàn)資源的共享，這樣會給醫(yī)院的管理造成低效率、檔案散亂的現(xiàn)象，還會給管理帶來不良的影響。

3.2 管理制度不完善

很多醫(yī)院的管理制度都不夠完善，在編制管理制度時，編制人員在很多細節(jié)上并沒有考慮到國家的相關(guān)政策和制度標(biāo)準，很多的醫(yī)院檔案管理都很分散甚至是特別混亂，在檔案的分類時要根據(jù)不同的科室、不同的部門、不同的時間分別進行分類，現(xiàn)在大部分都會存放在自己的科室內(nèi)，并沒有存放到檔案室，這就造成了檔案混亂、分散的現(xiàn)象。甚至有的時候會出現(xiàn)丟失或者是破損的現(xiàn)象。制度的不完善就會導(dǎo)致工作人員的工作任務(wù)不明確，容易出現(xiàn)懈怠、事不關(guān)己的狀態(tài)。這些問題將對醫(yī)院造成嚴重的不良影響，

3.3 工作人員綜合素質(zhì)不高

很多醫(yī)院的檔案管理人員都是非專業(yè)的，雖然都有一定的工作經(jīng)驗，但因為大部分都是兼職人員，所以不能吧全部精力都放在檔案的管理工作上面，容易出現(xiàn)疏漏。并且，醫(yī)院方面對于醫(yī)療技術(shù)人員的醫(yī)療技術(shù)比較重視，經(jīng)常組織培訓(xùn)和進修，而對檔案管理人員并未給予重視，沒有進行相應(yīng)的組織培訓(xùn)。正好相反，檔案管理工作是一項專業(yè)性比較強的工作，需要工作人員專業(yè)的長期學(xué)習(xí)和對工作的總結(jié)。而且對于現(xiàn)代化的信息管理來說，他們對于現(xiàn)代化信息的管理并不了解，使電子化檔案管理無法落實，甚至出現(xiàn)對新管理方式有抵觸的現(xiàn)象。

3.4 對檔案的管理不夠重視

由于經(jīng)濟的發(fā)展醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)越來越重視醫(yī)院的盈利性，從而對醫(yī)院檔案的管理不夠重視，把醫(yī)療檔案看做簡單的病歷保存和收集，認為這是無足輕重的，有的工作人員只做做表面功夫，應(yīng)付差事，醫(yī)院管理者的不重視會使工作人員沒有工作的積極性，造成檔案的利用率較低，有的甚至沒有配備專業(yè)的檔案管理人員，導(dǎo)致醫(yī)療檔案和一項相關(guān)資料受損甚至丟失。

4 加強醫(yī)院檔案管理的措施

4.1 加大現(xiàn)代化設(shè)備的資金投入和建設(shè)

有的醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)比較不健全，一部分原因是投入資金不到位，醫(yī)院無心在這一方面加大投入，顯然，這種想法是不正確的。醫(yī)院必須要在醫(yī)院檔案管理項目中加大資金投入，要在硬件和軟件方面均滿足現(xiàn)代化、信息化的建設(shè)。從而使工作效率提高，并提高醫(yī)院檔案管理人員的工作積極性，并且減輕工作人員的工作負擔(dān)，從而將可能造成損失的風(fēng)險降到最低。

4.2 建立健全管理機制

醫(yī)院應(yīng)該建立健全醫(yī)院檔案管理的管理機制，建立健全管理機制是能夠有效進行檔案管理工作的基礎(chǔ)，若是管理機制不完善則會導(dǎo)致檔案的存放和收集十分混亂，甚至造成資料缺失的狀況，影響醫(yī)院醫(yī)學(xué)方面和盈利方面的發(fā)展，甚至?xí)绊戓t(yī)院法律方面的發(fā)展。所以，醫(yī)院應(yīng)該實行“金字塔”形式的管理機構(gòu)，使責(zé)任分布到每一級上面，下層階級的工作人員在工作中應(yīng)該嚴格把控、秉持嚴謹、仔細的工作態(tài)度，上級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對工作人員的工作成果進行檢測，使其達到制度要求。提高工作效率，使管理規(guī)范化起來。

4.3 提高檔案管理工作人員的的綜合素質(zhì)

在科技發(fā)達的現(xiàn)代化社會，各個領(lǐng)域?qū)χR的掌握要求也是越來越高，在檔案中存在的信息量也就越大，多以，對檔案管理工作人員的要求也在逐漸提升，工作人員不緊要具備對基礎(chǔ)和理論的充分掌握還需要工作人員掌握管理技巧。檔工作人員要有敬業(yè)的精神、嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度、還要具有較高的思想道德品質(zhì)和職業(yè)操守。在工作中必須要全身關(guān)注，醫(yī)院也要加強對工作人員的培訓(xùn)，并給優(yōu)秀工作人員進修的機會，以提高醫(yī)院的整體工作效率。

4.4 提高對檔案管理的認識

醫(yī)院檔案管理的發(fā)展離不開醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)階層的重視，這是能否做好檔案管理的重要因素。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)不能僅僅提高思想上的認識，并結(jié)合各個醫(yī)院的特點去完善檔案管理機制，還要落實的工作當(dāng)中去，在完善體制時，也不能閉門造車，要多去參加各個醫(yī)院組織的學(xué)習(xí)討論，取其精華棄去糟粕，把好的、適合醫(yī)院的工作理念加到管理機制上面。工作人員也要善于發(fā)現(xiàn)工作中的各種問題，并及時向上級反映，這樣才能有效的完善管理機制。領(lǐng)導(dǎo)階層要把檔案管理工作落實到實處，以提高醫(yī)院的整體效益。

4.5 提高檔案質(zhì)量

檔案的種類有很多種，檔案的質(zhì)量問題是值得去研究、探討的關(guān)鍵性問題，提高質(zhì)量問題是勢在必行的，檔案主要分為人事檔案、病歷檔案和綜合檔案，歸檔的正確率要有所提高。也要注意檔案是否完整、是否規(guī)范，并將檔案管理工作的“三納入”“四同步”管理添加到規(guī)章制度里面。以確保檔案的完整性和規(guī)范性。

5 結(jié)束語

醫(yī)院檔案管理工作在醫(yī)院的發(fā)展中起著重要的作用，為了加強醫(yī)院對檔案管理的重視以及優(yōu)化建設(shè)，主要要從兩個方面下手，那就是上級領(lǐng)導(dǎo)的意識和是否落實到工作中去。在任何行業(yè)的發(fā)展中，都要緊跟時代的步伐，時代怎樣發(fā)展企業(yè)就朝著什么方向去發(fā)展，在電子設(shè)備科技發(fā)達的二十一世紀，工作人員也要隨著社會科技的進步而進步，要加強自身對現(xiàn)代化電子設(shè)備的學(xué)習(xí)與研究，要通過檔案信息化來實現(xiàn)對檔案管理的有效提升，保證了檔案資料的完整性個規(guī)范性，可供醫(yī)療人員隨時進行查閱和研究。檔案管理的優(yōu)化有利于提高工作人員的工作效率，推動醫(yī)院的醫(yī)學(xué)方面的發(fā)展

參考文獻

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[2]王澤蓓.淺談新形勢下醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟，2014（17）

作者簡介

張小眉（1968-），女，內(nèi)蒙古包頭市，內(nèi)蒙古自治區(qū)人民醫(yī)院。