人力資源管理中人事檔案管理出現(xiàn)的問題研究

摘 要：在現(xiàn)階段企業(yè)的各項管理活動中，人力資源作為企業(yè)管理中的首要資源，成為企業(yè)改革發(fā)展的主要焦點。企業(yè)的檔案管理處于特殊的發(fā)展地位。對企業(yè)的檔案資料進行科學化的管理利用具有重要的意義，完善企業(yè)檔案的規(guī)范化管理是促進企業(yè)更好更快發(fā)展的關鍵之處。本文對當前企業(yè)人力資源管理中檔案管理中出現(xiàn)的問題進行探析，旨在推動企業(yè)檔案管理工作效率的有效提升。

關鍵詞：企業(yè)人力資源；檔案管理；解決措施

現(xiàn)行的企業(yè)檔案都真實記錄著企業(yè)各項工作以及重要的信息記錄，是企業(yè)運行發(fā)展的重要憑證。人力資源管理中的檔案記錄著企業(yè)人員結構組成以及發(fā)展狀況，良好的管理對于企業(yè)的人員調配以及機構組成安排具有重要的作用。企業(yè)相關的檔案管理人員要根據(jù)當前管理過程中存在的各類問題加以改革創(chuàng)新，從而促進我國企業(yè)檔案管理事業(yè)的全面發(fā)展。

1 人力資源管理中檔案管理的重要性分析

在企業(yè)人力資源配置管理的過程中，需要結合當前企業(yè)所有工作的人員的檔案信息進行初步的設置，企業(yè)人力資源檔案信息就成為了當前企業(yè)人員流動配置的參考依據(jù)。企業(yè)相關管理部門對企業(yè)人員的基本信息進行合理分析后得出當前所有員工自身存在的各項問題以及優(yōu)勢所在，檔案信息可以充分對員工各方面的真實情況進行全面的了解。企業(yè)在進行員工招聘的時候會參考個人檔案信息，從而選取出更為適合的優(yōu)秀員工，提高了企業(yè)招聘的科學化管理。對人員的晉升和綜合考評也可以依據(jù)檔案的信息為基本標準，考核的對象不僅需要各方面理論知識較強，其綜合能力也可以通過檔案的記錄得以體現(xiàn)。

2 現(xiàn)行人力資源檔案管理中存在的各項具體問題

2.1 檔案管理意識不強，信息缺乏真實性

就目前企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀來看，許多管理部門的領導對管理工作還處于忽視的階段，只注重企業(yè)運營發(fā)展的過程，很少注重管理相關的具體活動。管理工作中受到過去傳統(tǒng)的思想觀念影響，沒有從根本上認識到檔案管理的重要性，檔案中所保存的諸多有效信息不能被合理妥善的保管與利用[1]。

2.2 檔案管理的范圍不明確

就目前企業(yè)相關部門針對人力資源檔案管理還沒有制定出一個完整有效的管理辦法，檔案管理的內容也隨著社會的快速發(fā)展發(fā)生了相應的改變。當前企業(yè)檔案管理沒有先進的經驗可以參考，只能在時間的過程中加深各項管理工作的理解。長期的發(fā)展下去，會導致大量有效的信息資料被忽視丟棄，這樣檔案管理就失去了該有的實效性，影響了人力資源檔案的完整性[2]。

2.3 檔案資源沒有被合理開發(fā)利用

當前大多數(shù)企業(yè)對檔案的利用僅僅只作為查閱信息使用，沒能從本質上發(fā)揮出人力資源檔案的實際運用價值，對檔案所包含的內容沒有進行深層次的挖掘。有的企業(yè)機構對檔案沒能進行完整全面的分類，不能從更深入了解個人的真實信息，優(yōu)化企業(yè)人員結構，導致檔案信息缺乏真實性。

3 解決人力資源人事檔案管理中存在問題的具體辦法

3.1 加強相關人員的檔案管理意識

企業(yè)相關管理部門對于檔案管理的重視程度是進行管理工作的重要前提，企業(yè)的各個部門要將檔案管理的重要性進行全面的宣傳并執(zhí)行。通過各類研究討論會和參觀學習的方式為企業(yè)員工講解人力資源檔案的重要作用，更全面地提高醫(yī)務人員的重視程度。

3.2 建立檔案管理制度，完善規(guī)范化管理

企業(yè)要加強檔案管理制度的建設，從根本上實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。首先對企業(yè)現(xiàn)有的資料進行相應的整理分類，對檔案管理中所執(zhí)行的各個步驟加強管理，讓每項措施活動都能有規(guī)定的制度指導。最后將所有的檔案作為一個整體進行管理，對每個有效的資源進行分類，擴大檔案管理的綜合全面性[3]。

3.3 充分發(fā)揮出檔案自身的社會價值

對當前企業(yè)檔案資源進行有效管理的目的就是為了相關的工作提供重要的參考信息，所以檔案管理人員要運用各類方法對檔案資源進行有效合理的開發(fā)。在企業(yè)各個部門之間搭建信息交流的平臺，更好地實現(xiàn)信息之間的交互使用，進一步擴大檔案自身所包括的各類價值。

3.4 加強檔案的現(xiàn)代化管理，規(guī)范檔案錄入標準

在當前企業(yè)檔案管理過程中，要想全面實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理，就要付諸一定量的資金投入。隨著社會的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案所包括的內容逐漸增多，憑借過去傳統(tǒng)的技術和管理方法很難進行有效的管理，所以必須引進更多先進的技術設備，促進管理方式的科學化。以現(xiàn)代計算機技術取代過去手工管理，實現(xiàn)智能化的管理。運用計算機對各類檔案進行分類編號，從而便于之后檔案資料的快速查找，不僅提高了管理的效率也增強了管理的科學化和有序性的提升，符合當今社會發(fā)展的趨勢。

3.5 加強檔案管理人員隊伍建設

當前企業(yè)檔案管理人員都沒有經過嚴格的選取，而是由企業(yè)其他相關部門人員進行調動的。檔案管理人員在一定程度上缺乏專業(yè)的管理知識，都沒有經過系統(tǒng)的培訓學習就上崗工作，使得專業(yè)管理技術不具備應有的科學性。所以企業(yè)要加強檔案管理人員的招聘活動，選取更多優(yōu)秀的管理人才。經過嚴格的刪選培訓才能上崗，從根本上提升企業(yè)檔案管理人力資源的力量，從而進一步推動各項管理工作的有效開展。

4 結語

總而言之，當前企業(yè)人力資源檔案管理中的各項問題較為突出，管理體制與管理方法都較為落后，檔案管理工作缺乏專業(yè)性的人才。所以想要從根本上改變這一現(xiàn)狀，實現(xiàn)企業(yè)各項工作的長遠發(fā)展，企業(yè)相關部門就要對檔案管理工作高度重視，對檔案管理工作進行全面的創(chuàng)新。改變過去傳統(tǒng)的管理理念，實現(xiàn)管理工作朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展，從而實現(xiàn)檔案管理工作更好更快地發(fā)展。

參考文獻

[1]王蕾.人力資源管理中人事檔案管理出現(xiàn)的問題研究[J].吉林廣播電視大學學報，2015（3）：9-10.

[2]應紅央.新時期企業(yè)人事檔案管理的創(chuàng)新問題研究[J].人力資源管理，2015（10）：220-221.

[3]程序.淺析人力資源管理中人事檔案管理的作用[J].大科技，2015（6）：9-9，10.

作者簡介

溫馨（1987-），漢，重慶，重慶市巴南區(qū)中醫(yī)院，本科，助理館員，檔案管理工作。