淺談新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革

摘 要：隨著科技和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題逐漸暴露出來。為此，要不斷強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理，為事業(yè)單位高效、有序、和諧的工作運(yùn)行提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：新形勢；事業(yè)單位；檔案管理

事業(yè)單位的工作復(fù)雜多樣，且具有特殊性，許多在工作中形成的材料都需要收集、整理后歸檔。從當(dāng)前情況看，事業(yè)單位檔案管理尚未實(shí)現(xiàn)完全透明化運(yùn)行，部分工作仍具有隱蔽性，需要對日常的檔案管理進(jìn)行檢查和監(jiān)督。因此，事業(yè)單位檔案管理部門要認(rèn)識到檔案管理的重要性，事業(yè)單位檔案管理不僅要順應(yīng)時代發(fā)展的要求，本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，建立相應(yīng)健全的檔案管理制度，以確保事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量。

1 新形勢下事業(yè)單位檔案管理中的問題

1.1 管理制度不完善不健全

一些事業(yè)單位制定了較為完善的日常工作管理制度，但往往不重視制定統(tǒng)一嚴(yán)格的檔案管理制度和相關(guān)規(guī)范。部分業(yè)務(wù)科室工作人員沒有樹立良好的檔案保存意識，隨意丟棄日常工作中形成的有價值的文件資料，甚至在抽屜內(nèi)長期擱置，導(dǎo)致丟失或損壞這些有保存利用價值的文件資料，使其不但不能作為檔案保存，更無法及時有效地提供高效利用。

1.2 檔案管理流程不規(guī)范

為了確保行政事業(yè)單位檔案工作有序展開，應(yīng)當(dāng)確保管理工作的嚴(yán)密性、規(guī)范性，然而在一些行政事業(yè)單位當(dāng)中，對于檔案管理工作的重視程度不夠，因此會造成工作過程中的疏漏，由于檔案管理工作具備著較為繁雜的工作過程，因此一些細(xì)微的疏漏往往會造成工作過程當(dāng)中的較大損失。由于領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的重視程度不夠，往往會導(dǎo)致檔案管理人員在工作的過程當(dāng)中產(chǎn)生散漫、隨意的工作行為，從而造成了檔案管理流程的不規(guī)范問題。

1.3 檔案管理信息化程度不足

雖然信息化技術(shù)取得了較快的發(fā)展，而且在各行各業(yè)也開始廣泛的應(yīng)用，但在當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作，信息化程序度并不高，還存在著手工管理及紙質(zhì)檔案管理的方式，這不僅對檔案管理工作的效率帶來較大的影響，而且紙質(zhì)檔案很容易發(fā)生損毀的情況，而且在查閱過程中也具有較大的難度，對檔案的開發(fā)利用帶來不利影響。

1.4 檔案管理人員素質(zhì)薄弱

事業(yè)單位擁有一批專業(yè)的檔案管理人員是保證檔案管理工作質(zhì)量的重要保障。然而當(dāng)前事業(yè)單位檔案意識淡薄，認(rèn)為檔案管理是一項普通的材料整理工作，通常把檔案管理工作交給一些普通文職人員負(fù)責(zé)。而且在事業(yè)單位改革過程中崗位的變動較大，許多有經(jīng)驗(yàn)的員工被調(diào)走，上任的人員大多是新手，沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，工作中的管理意識和管理能力都不強(qiáng)。實(shí)際上檔案管理工作專業(yè)性很強(qiáng)，需要有專業(yè)知識和專業(yè)修養(yǎng)的檔案管理者來完成，檔案管理者的綜合素質(zhì)也將直接關(guān)系到檔案管理的質(zhì)量。例如有些事業(yè)單位對檔案管理工作缺乏重視，讓普通文職人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，造成檔案管理者抱著“做一天和尚撞一天鐘”態(tài)度，工作積極性差，工作效率低下，檔案管理極其混亂

2 新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革措施

2.1 完善檔案管理制度

為了確保行政事業(yè)單位的檔案管理工作的有效展開，首先應(yīng)當(dāng)完善管理制度，完善的制度是確保一項工作得以順利完成的前提保障。而在檔案管理工作當(dāng)中完善檔案管理制度，需要以當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)作為前提予以研究，在此基礎(chǔ)上對檔案管理制度進(jìn)行逐條完善。其次，為了完善檔案管理制度，需要對管理工作人員的工作內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格約束，確保工作行為面前人人平等的工作制度，并且需要結(jié)合完善的獎懲制度，對于管理工作當(dāng)中有高度責(zé)任心，并且確保各項管理工作得到有序安排，協(xié)調(diào)推進(jìn)的工作人員，應(yīng)當(dāng)做到精神和物質(zhì)上的雙重獎勵；然而對于工作散漫、責(zé)任心不強(qiáng)，管理工作當(dāng)中不具備明確的工作態(tài)度的工作人員應(yīng)當(dāng)對其進(jìn)行適當(dāng)?shù)膽吞帲瑧吞幍哪康氖菫榱耸蛊湔J(rèn)識到自身存在的不足，從而進(jìn)行有效改正。

2.2 強(qiáng)化檔案管理服務(wù)

隨著時代的進(jìn)步，社會各界與檔案管理工作接觸密切，對檔案工作的重視程度愈來愈高。應(yīng)該加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)、落實(shí)管理責(zé)任，明確領(lǐng)導(dǎo)分管本單位的檔案管理工作，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)和督促。結(jié)合本單位檔案管理工作實(shí)際，建立有效的考核機(jī)制，完善管理體系，推進(jìn)檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。

2.3 加大檔案信息化建設(shè)力度

在信息化的時代大背景下，能否快速查找到有價值的信息，決定了事業(yè)發(fā)展的廣度與深度，提高信息的檢索效率與使用效率，可以極大的提高事業(yè)單位的管理水平和工作質(zhì)量。一是，加大資金投入力度，館藏檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)，首先，在硬件設(shè)備上，檔案部門要積極引進(jìn)計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)等必不可少的應(yīng)用設(shè)備，將現(xiàn)代化管理手段和現(xiàn)代化計算機(jī)技術(shù)滲透到檔案管理工作中。工作人員需要借助先進(jìn)的硬件設(shè)備對現(xiàn)存的館藏檔案資源進(jìn)行數(shù)據(jù)整理、補(bǔ)充、掃描以及轉(zhuǎn)換。以上這些工作僅僅是事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的部分工作，如果沒有大量資金的投入，事業(yè)單位是很難開展檔案信息化建設(shè)這項工作的。只有在保證經(jīng)費(fèi)的前提下，才能確保此項工作健康、穩(wěn)定、持續(xù)的發(fā)展。二是，建立檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)。首先，統(tǒng)一信息化檔案錄入的國家標(biāo)準(zhǔn)，建立符合國家法律法規(guī)的事業(yè)單位檔案信息錄入原則，方法、格式、文字、標(biāo)識等，進(jìn)一步為事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)信息的高效檢索做好必要的準(zhǔn)備。其次，對檔案管理信息化必須的硬件設(shè)備、軟件開發(fā)、電子文檔格式、數(shù)據(jù)庫建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)提出明確規(guī)范，實(shí)現(xiàn)基層事業(yè)單位檔案信息化的統(tǒng)一作業(yè)，進(jìn)一步依托行業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享，從而全面提高檔案信息化管理水平。三是，開發(fā)出安全性較高的事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)一步做到局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)的有效連接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的存儲、整理、使用一體化，不斷滿足檔案管理信息化的實(shí)際需求。第五，圍繞檔案信息的網(wǎng)絡(luò)共享，加強(qiáng)檔案信息化的安全保障工作，建立必要的安全保障系統(tǒng)，保證事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)資料的安全可靠。

2.4 加強(qiáng)檔案人員隊伍建設(shè)

新時期檔案管理要求檔案管理人員同時具備嫻熟的專業(yè)知識以及計算機(jī)操作和管理軟件的應(yīng)用技能。一是，要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，具體的培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理理論、檔案管理技巧、檔案修復(fù)技巧和檔案管理制度的培訓(xùn)。所以檔案管理人員要積極參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)和講座會議，不斷提高自身的綜合技能，不斷提高檔案管理技能和水平。檔案管理者一方面要繼續(xù)鞏固檔案管理基礎(chǔ)理論和知識，同時要加強(qiáng)對檔案管理技術(shù)的學(xué)習(xí)，掌握檔案管理領(lǐng)域的信息技術(shù)手段，學(xué)會將電子信息技術(shù)和信息檢索工具運(yùn)用到檔案管理中。此外，檔案管理者還要注重相互之間經(jīng)驗(yàn)交流，通過交流實(shí)現(xiàn)取長補(bǔ)短。二是，應(yīng)培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)和水平，使之恪守職業(yè)道德，積極主動地參與檔案管理研究，通過學(xué)習(xí)掌握前瞻性專業(yè)和管理知識，逐步更新其知識結(jié)構(gòu)體系，樹立現(xiàn)代化、信息化的檔案管理理念，并及時運(yùn)用到管理實(shí)踐之中。三是，有必要加強(qiáng)對檔案管理人員的薪資福利管理，盡可能地提高工資待遇和福利待遇水平，為他們提供良好的晉升空間和發(fā)展空間，并做好離職人員的工作交接管理。強(qiáng)化檔案管理從業(yè)人員的服務(wù)意識及敬業(yè)奉獻(xiàn)精神，加強(qiáng)檔案基本專業(yè)技能的培養(yǎng)以及相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，從根本上提高業(yè)務(wù)水平。

3 結(jié)束語

在信息化時代的大背景之下，加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量，需要行政事業(yè)單位做到上下一心，對每一個工作的環(huán)節(jié)做到仔細(xì)考量，有效彌補(bǔ)管理工作當(dāng)中存在的不足，確保管理工作得到有效展開。并且需要管理部門具備“現(xiàn)實(shí)性”，也就是應(yīng)當(dāng)對本單位的實(shí)際情況展開深入研究，在此基礎(chǔ)之上開拓工作思維，探索符合自身單位的管理發(fā)展之路。

參考文獻(xiàn)

[1]萬欣.事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題與解決措施[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報.2016（24）

[2]叢亞光.事業(yè)單位檔案管理問題探討[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè).2017（01）

作者簡介

李偉（1979-），男，漢族，山東省諸城市人，助理館員，主要從事檔案管理和檔案信息化建設(shè)工作。