淺談信息化技術在城市建設檔案管理中的應用

謝萌

摘 要：本文從信息化與城市建設檔案管理的關系談起，分析了信息化建設的必要性和可行性，重點闡述了信息化技術在城市建設檔案管理中的應用。

關鍵詞：信息化技術；城市建設；檔案管理

1 信息化與城市建設檔案管理

（一）城市建設檔案管理

城市建設檔案管理的基本內容是指城建檔案館和城建檔案室的各項業(yè)務建設，包括對列入歸檔范圍的城建檔案的形成與積累進行業(yè)務指導；對城建檔案進行接收、征集、補測補繪、修改補充；做好城建檔案的整理、鑒定、保管、保護、統(tǒng)計等基礎工作；開發(fā)城建檔案信息資源，編制各種檢索工具，大力開展編研工作，積極推進城建檔案的利用和咨詢服務工作等。

（二）城市建設檔案管理信息化

城建檔案管理信息化是指城建檔案管理部門利用現代信息技術，通過信息資源的深入開發(fā)和廣泛利用，不斷提高城建檔案接收指導管理決策的效率和水平，進而提高城建檔案機構經濟效益和社會效益的過程。具體到每一個城建檔案館或城建檔案室，檔案信息化就是要實現檔案管理各環(huán)節(jié)的自動化，管理方式的網絡化，決策的智能化和檔案信息利用的電子化。

2 信息化建設的必要性

現階段，需要將檔案原件具有的各種信息綜合分析出來，使死檔案變成活信息，更好地為社會服務。城市建設檔案館應充分利用信息化手段建設檔案信息資源，建立城市建設檔案資料信息庫、目錄庫，匯編城市建設檔案綜合信息，為社會提供城市建設基礎數據、城市建設信息咨詢和技術服務等。

（一）管理信息化是社會發(fā)展大勢所趨

高新技術特別是信息技術的廣泛應用，使人類生產活動和社會生活開始進入信息化和智能自動化時代。信息技術是生產力，重視信息，并善于利用先進的管理工具，有效地運用信息，實現科學管理是大勢所趨。

（二）信息系統(tǒng)是城建檔案管理的重要組成部分

信息技術已在檔案管理活動中展露出無限生機，檔案的分類、編碼、檢索、利用、查詢等工作也隨之發(fā)生了重大的變化，很多傳統(tǒng)的方式已被信息系統(tǒng)所代替。城建檔案管理信息系統(tǒng)建設周期長、數據量大、工作繁雜都是前所未有的，并且有一個很突出的特點就是城建檔案管理處于動態(tài)過程中，如何隨時了解、掌握各種承建工程的動態(tài)，把握城建工程進展和獲取所需的城建檔案是用戶最為關心的問題，所以信息系統(tǒng)的建設是關鍵性的工作。

信息系統(tǒng)是通過規(guī)范化和標準化的工作，提高檔案管理效率、控制風險、有效利用資源和掌握檔案管理與運轉全局，實現愿做規(guī)范化、管理現代化和決策科學化的重要工具，可以實現由經驗化管理到科學管理、流程管理、數字化管理和知識管理的轉變，能夠體現以信息知識為本的現代管理理念。在檔案管理所涉及的范圍內實現信息的高度集中管理是解決機構、資源、業(yè)務的集中與分散，實現資源優(yōu)化配置和實施有效管理的主要途徑，信息化建設是實現這一途徑的主要手段，從而使城建檔案管理走上科學化，現代化，信息化規(guī)范化的道路，保證檔案管理的效率、質量、安全和檔案利用效益。

3 城建檔案館信息化現狀與可行性

我國城建檔案館經過三十多年的發(fā)展已成為信息資源的聚集地，信息技術的進步和網絡經濟的興起為我國城建檔案館利用后發(fā)優(yōu)勢，實現跨越式發(fā)展提供了機遇。但在近期化建設過程中存在開發(fā)力度不足，信息交流與共享程度低等問題。信息服務水平和質量有待進一步提高，信息化總體應用水平較低，還處于初步發(fā)展階段。具體表現在：一是自身技術和信息化基礎設施落后；二是檔案館仍未走出封閉狀態(tài)；三是檔案介質仍囿于傳統(tǒng)形式；四是資源共享觀念淡?。晃迨菣n案資源的深度開發(fā)遠不能滿足社會需要；六是檔案館信息化水平極不平衡?？傮w來說對信息化認識模糊、理解膚淺不到位，城建檔案管理迫切需要加強信息化建設。

城建檔案管理信息化建設不僅是必要的，而且是可行的。信息技術，計算機科學電子技術以及空間信息技術在迅猛發(fā)展，信息化技術和網絡技術為城建檔案管理建設提供了良好的技術支持，可以使城建檔案管理在更高層次上，專業(yè)化，系統(tǒng)化的組合和應用業(yè)務的和正在發(fā)展的信息和技術。同時，隨著信息技術和網絡技術的發(fā)展，信息化已經滲透到城建檔案館里的，檔案管理行業(yè)的各個部門，有些部門和單位已經建設了一些信息系統(tǒng)，積累了一定的經驗和信息化基礎，培養(yǎng)了一批熟悉計算機信息系統(tǒng)的工作人員和技術骨干，提高了業(yè)務水平，積累了人才與經驗。技術發(fā)展與應用基礎里包含以下幾方面內容：數據倉庫技術、GIS技術、Web技術、操作系統(tǒng)、安全與網絡安全技術、硬件網絡基礎。

4 信息化技術的應用

隨著信息技術的迅猛發(fā)展，整個社會信息流通的基礎結構發(fā)生了根本變化，數字城市不可逆轉地走進了人們的生活。作為城市建設檔案的重要保管基地，它是數字城市的基礎數據源，提供真實可靠的依據性檔案信息。大量的城市數字化文件資料將由城建檔案館接收，保管和提供利用，這就要求具備數字化檔案的管理能力、信息處理能力、信息傳輸能力，從而提供數字化信息服務能力。

信息化技術的應用主要包括在信息化基礎設施建設，數字信息資源建設，信息資源整合與開發(fā)利用，檔案信息化標準規(guī)范建設，信息化人力資源建設，城建檔案信息安全保障體系建設六方面內容，具體體現在以下幾個方面：

（一）完善軟硬件基礎設施

應根據實際需要配備計算機軟，硬件和網絡設備，選擇先進成熟適用的技術，避免片面追求最新最高級的技術。進一步提高城建檔案管理軟件的技術水平，應努力與之源數據庫系統(tǒng)相互融合，構成一個有機整體，形成從數據錄入的數據整理，再到數據加工輸出全過程的應用。建議城建檔案管理系統(tǒng)建設與上級政府主管部門辦公自動化系統(tǒng)和電子政務系統(tǒng)建設相結合。完成館藏檔案目錄數據庫建設，努力實現全國檔案信息在互聯網上查詢檢索。

（二）解決制約信息化技術發(fā)展的瓶頸

信息技術專業(yè)人員與從業(yè)人員信息技術知識和能力的缺乏是目前制約城市建設檔案管理的瓶頸。可以采取補充計算機、信息化等學歷背景的技術人員，或者積極開展信息技術培訓等方法，提高業(yè)務人員掌握和運用現代化技術的技能。面對當前一些檔案館無力開發(fā)或低水平重復開發(fā)檔案管理應用軟件的現象，應大力組織推薦技術成熟水平較高的管理軟件在全國推廣，避免重復開發(fā)造成的資金和時間浪費。

（三）加速數字化進程

各城建檔案館應按實際情況開展城建檔案館館藏檔案數字化，選擇是對全部館藏、重點某類、珍貴檔案還是高使用頻率檔案轉變成數字信息資源，使這項工作積極務實地推進。對于電子檔案的接收與管理，一方面，應積極開展接收保管利用的技術方法，研究制定相關管理辦法；另一方面，應加大對電子城建檔案的接收力度，從源頭上解決檔案數字化問題，并充分利用電子城建檔案優(yōu)勢，變檔案為信息，做好利用服務。

（四）整合資源，優(yōu)化服務

檔案信息資源建設作為一項長期工作，應改善傳統(tǒng)信息形式和利用方式，加強編研工作，整合城建檔案信息資源。建立目錄數據庫、城建特色專業(yè)數據庫，應用信息技術改造和提升傳統(tǒng)信息開發(fā)與服務利用方式，提高城建檔案信息的開發(fā)深度和利用率。還應組織重點領域的信息資源開發(fā)與上網，提供多方位信息產品和網絡服務，向社會提供網上查詢利用服務和原文信息服務。

參考文獻

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