聲像檔案管理存在的問題及改進對策

王月蓮

摘 要：聲像檔案是檔案信息的重要記錄載體，具有便于攜帶、內容豐富、形象生動、表現形式多樣化等諸多特點，是檔案資源的重要組成。在當前的信息時代，聲像檔案類型越來越豐富，所發揮的作用也越來越大，利用率日漸提高。為有效加強聲像檔案的管理和利用，本文探討了聲像檔案管理中存在的問題，并提出了相應的改進對策。希望本文的研究能為相關檔案管理人員提供有益參考和借鑒，共同助力檔案管理事業的發展。

關鍵詞：聲像檔案；管理問題；改進對策

社會經濟的發展，人們越發習慣于通過各類聲像設備來記錄社會事件及科教文衛等各領域的活動，由此形成了極具保存和利用價值的聲像檔案。這類檔案以影音、視頻、音頻、微縮膠片等資料為主，是對傳統紙質檔案的有效補充，能夠客觀真實地反映歷史事件，具有很高的社會價值和歷史價值。因此，加強聲像檔案管理意義重大。

1 聲像檔案概述

聲像檔案是個人、組織和國家在社會活動過程中，將具備利用和保管價值的影片、視頻、音頻、照片等資源進行科學歸檔管理所形成的新型檔案，是以不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明而形成的歷史記錄。聲像檔案與紙質檔案具有很大的不同，現對其特點分析如下：

第一，直觀的形象性。聲像檔案中的音頻、視頻、照片等，皆是對現場情況的客觀拍攝或錄制，因而其材料信息具有可視性，能直觀形象地呈現于人前。

第二，收集、保管之特殊性。聲像檔案多由磁性材料或感光材料制作而成，與紙質檔案相比，聲像檔案對環境的要求更高，不僅要求環境保持合理的溫度和濕度，還對光照、磁場等有一定要求，因而對其的收集及保管需特殊對待。

第三，是其他載體檔案資源的有效補充。聲像檔案是傳統紙質檔案的有效補充，二者相輔相成、互為佐證。如以會議檔案為例，會議所形成的決議、會議記錄等，均為紙質檔案，而參會人員的照片、會議情況錄制等則可以聲像檔案的形式保存下來，如此，結合紙質檔案和聲像檔案則能使研究人員從不同方面了解到會議的整個過程和全貌，使研究結果更為真實、可信。

2 聲像檔案管理存在的問題

（一）保管條件差，難以長久保存

聲像檔案的制作材料具有一定特殊性，需要檔案管理人員制定與之相匹配的保管策略實施科學化管理。從當前國內大部分單位檔案管理工作的踐行情況來看，因未能對檔案管理工作給予足夠重視，許多部門的聲像檔案在保管過程中都未能與其他檔案區別對待，僅簡單地將聲像檔案同其他類型檔案混同管理，故而在實踐中極易導致聲像檔案因保管不當而發生損毀，諸如光盤表面出現劃痕而導致無法正常播放等問題。

（二）歸檔不規范，資料流失嚴重

聲像檔案的歸檔工作必須遵循嚴格的歸檔原則，不僅要保存部分復制類或再加工類檔案，更要保存原始檔案。然而在實踐中，很多單位的檔案管理部門對此未能引起重視，在對聲像檔案進行歸檔處理時過于隨意，如在收到各部門提交的照片檔案時將其隨意丟放，未能按照歸檔要求進行分類保管，且對于原始底片不能做到有效歸檔，致使很多有價值的照片因沒能及時歸檔或底片丟失而失去保存與利用價值。錄音、錄像帶的歸檔管理則更令人擔憂，很多原始錄音與錄像都丟失了。此外，一些單位的各個部門與工作人員手中通常會存有部分聲像檔案，出于各種原因，如檔案的文獻價值較高等，這些聲像檔案往往難以及時交給檔案管理部門歸檔保存。

（三）檔案格式不統一，資源難共享

聲像檔案不同于紙質檔案的原因在于其由聲音、視頻、圖片所構成，需要制作成一定的格式才能進行查閱、保存和共享。然而，當前部分單位的聲像資料在產生時沒有專業的攝錄人員到場，相關人員沒有經過培訓，不會考慮圖像像素的大小、存儲的格式、正光側光逆光等問題，導致拍攝出的影像質量不高，沒有形成統一的格式，直接影響了聲像檔案的質量，降低了聲像檔案的數字化工作效率。更為關鍵的是，由于聲像檔案格式不統一，導致各單位各部門的聲像檔案資源不能夠共享，影響了聲像檔案的高效利用。

3 聲像檔案管理的改進對策

（一）改善保管環境，實施科學化管理

聲像檔案對于保管環境具有一定要求。《聲像檔案管理辦法》明確規定，照片檔案的保管環境溫度為14-24℃，相對濕度應保持在37.5%-67.5%之間，錄音、錄像帶庫溫應保持18-24℃，相對濕度應保持在40%-60%之間。對于照片底片、錄音錄像帶等不得進行平放，同時應基于防磁化的考慮，將之保存于專用的防磁柜內。考慮到大部分單位受辦公條件的限制，且無法確保相關設施添置到位，需要檔案管理部門利用現有條件對聲像檔案進行合理保管：（1）將聲像檔案進行獨立保管；（2）利用溫濕度表，對檔案室內的溫度與濕度進行嚴格控制，同時應當避免光源直射和磁場影響，從而延長檔案使用周期。此外，聲像檔案要定期倒帶、復制和轉存處理，錄音錄像帶等磁性載體檔案倒帶間隔為4年，每十年復制一次，光盤等數字存儲載體保存的聲像檔案一般4年轉存一次，原盤同時保留時間不少于4年。各單位檔案管理部門還應當注意對聲像檔案進行數字化存儲備份，以免因檔案損毀而造成無法挽回的后果。

（二）規范歸檔流程，提高管理實效

面對部分單位檔案管理工作存在的諸多亂象，最為行之有效的方法便是制定嚴格的制度，實施規范化管理。具體而言，可從如下方面著手：（1）采取分年度整理，把一組具有共同主題、內容關系密切的若干份聲像資料排列在一起，對每份聲像資料編號，按介子類型、問題、案卷號組成案卷集中編放。（2）按案卷編寫文字說明，填寫卷內目錄，并利用一系列手段完善檔案編制模式。如在重大活動中，一般會形成文字、照片、錄像、錄音、領導題詞等檔案，在立卷編號時，如果按介子類型分別立卷編號，會將這些檔案之間的聯系割裂開來，不便于展現整個活動的全貌。為了彌補這一分類方法的不足，可對聲像檔案以及與其對應的紙質檔案制作參見號或指引卡，編制對應目錄，便于查詢和利用。此外，各單位檔案管理部門應當確保制定的各項制度在實際工作中得到真正落實，如此才能使聲像檔案得到最大化利用，有效提高檔案管理工作實效。

（三）統一檔案格式，提升檔案利用率

檔案管理工作的目的在于為利用者提供足夠的素材。因此，檔案管理部門應當充分利用現代信息技術實現聲像檔案的線上分享與利用，提升檔案的利用效率，避免其在檔案室中“沉睡”。為此，各單位檔案管理部門應當創設檔案資源信息庫，將聲像檔案資源的內容錄入數據庫之中。同時，檔案管理部門還應當對不同類型、不同內容的聲像檔案進行分類管理，并建構不同的數據庫，以便于聲像檔案的開發利用。為了使數據庫的利用價值更高，在建設過程中，檔案部門應根據單位實際情況制定嚴格的數據庫管理制度，確保數據庫能夠穩定運行，以便在此基礎上使聲像檔案數據庫的創設目的得以真正實現。

4 結語

聲像檔案是對具體事件的客觀記錄，是對紙質檔案的有效補充，能為研究者提供更全面的研究素材。因此，各檔案部門應重視聲像檔案的管理工作，實施科學化管理，以確保聲像檔案的有效利用，提高檔案管理工作實效。

參考文獻

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