學校辦公室文檔管理存在的問題及對策探析

劉懷珍

【摘 要】隨著經濟社會的飛速發展，文檔管理的模式、系統、方法等都發生了變化，文檔管理的效率較以前有了明顯的提高，文檔從保存到管理使用有了科學的系統。在新的歷史條件下如何更進一步地提高學校辦公室文檔管理的水平和能力，成為辦公室文檔管理人員必須思考的現實課題。

【關鍵詞】文檔管理 管理模式 管理方法

中圖分類號：G4 文獻標識碼：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2017.13.192

當前絕大部分學校為了追求教務管理的實效性，大都設置了教務科、學生科、后勤部、伙食科、資助管理科等具體的部門科室。這些科室每學期都需要積累大量的文檔，對于這些文檔的處理有些科室選擇了盲目、隨意處理的方式，將大量的文檔堆積在一起，沒有分類，也沒有做科學的處理就存放了起來。久而久之，這些文檔就隨著歲月的流逝而流失掉了。因此，本文就學校辦公室文檔管理工作的現狀及存在的問題提升文檔管理工作的路徑展開討論。

一、學校辦公室文檔管理工作的現狀及存在的問題

（一）管理的條塊化分割較為明顯，為文檔的收集和整理工作帶了潛在的壓力

對于學生而言最為核心的文檔是學籍，目前每個學校都有專門的人員管理學生的學籍，但是受過專業化培訓的人員卻很少，對于學生有關學籍管理的文檔的保全、使用、整理等方面都存在很大的盲目性和隨意性。學校的行政管理的條塊化分割雖然有助于教務管理工作的高效運行，但是在文檔的管理方面卻存在很大的隔閡，需要不斷的加強部門之間的交流協作。

（二）缺乏硬件設施導致文檔管理工作徘徊不前

通常在中學階段，學校領導對文檔管理工作不重視，致使文檔管理工作既沒有制度性的安排，也沒有相應的硬件設施，幾個檔案柜、幾名業余的管理人員就構成了文檔管理工作的全部。對重要的文本資源的留存沒有清晰的制度設計，沒有專門的人員對重要的文檔負責。由于硬件設施的長期缺乏，導致文檔管理工作漏洞百出，遺失、破損、混淆等現象常常出現。如果遇到自然災害等不可抗力時，學校的文檔將會遇到重大挑戰。

（三）文檔管理手段落后，文檔信息利用率普遍低下

與過去相比文檔管理的手段已經大大提高了，各類計算機軟件的為學校文檔管理提供了便利，但是由于受主客觀方面因素的影響，中學文檔管理的手段依然很落后，譬如：信息的錄入、數據庫的建立、資料檢索、調閱文檔等方面都存在很多的問題。在信息錄入方面：絕大部分的學校在信息錄入方面很有限，只是將急需的一些信息錄入了電腦系統，對于學生的學籍、檔案、德育成長記錄、班級管理經驗、學校人事檔案等信息則沒有全面的登記收錄。在數據庫的建立方面，沒有采取用科學的數據管理系統，將有效信息錄入，只是對于一些具體的信息做了登記，數據的可信度低、數據散失比較厲害。資料檢索方面更是落后，對于文檔的信息一般不能通過微機調閱，必須通過人工查閱。

（四）文檔管理人員專業知識欠缺，管理能力低下

盡管地方教育部門會經常舉辦一些有關文檔專業知識方面的培訓，但是真正將文檔管理工作當事業干的教職工幾乎沒有。由于從事文檔管理工作必須具備過硬的文字功底，能夠熟練的掌握計算機，必須細心、用心、有耐心，而這樣的人在中學有很缺乏，既是有合適的人選，本人也不愿意從事文檔管理工作，因為從事文檔管理工作的人員一般不會進入領導的視野，在評先選優方面也不占優勢。因此文檔管理工作成為被人忽視、被人淡漠的工作。

二、提升文檔管理工作的路徑

（一）創新文檔管理工作思路

創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力。創新行為，首先要有創新意識，有強烈的創新欲望，也只有如此才能有創新動力。學校文檔管理工作要創新，就要改變既無動力，又無目標的狀況，努力文檔管理工作從“伸手派”變成先行官、創造者，形成文檔管理工作由事后搜集材料變為事前介入、事中參與的新的文檔管理工作理念。只有日日思變、天天求新，才能以超前的意識、超前的節奏、超前的服務贏得市場、贏得利用者的滿意，才能讓文檔管理工作在學校范圍引起重視。

（二）創新工作方式，優化文檔結構，提高文檔管理質量

作為文檔管理人員首先自身要強大起來。學習能使人由柔弱變大強大，在辦公條件受限的條件下文檔管理人員可以通過自學的方式提升自身的業務素養。首先計算機技術必須靈活掌握，要做到能夠靈活的掌握打字技術，能夠熟練靈活的掌握各種計算機軟excel、word、ppt等應用軟件，對于學校的各種辦公軟件必須先知先會。在文檔分類、文檔收集、文檔調閱、文檔檢索等方面要有新作為。利用工作時間和業余時間將學校各類信息收集起來建立數據庫，隨著學情、教情的變化要不斷的完善已經建立起來的數據庫。利用計算機文檔管理系統將收集起來的數據進行分類，使各類信息能夠通過系統檢索的方式完成調閱。根據時間順序將各類文檔有序的加以排列，使學生的各類文檔有章可循，教師、教務辦公等文檔能夠隨時調閱。

（三）完善文檔管理設施，加強文檔管理人員的業務培訓

在我國，各類大學都有自己的校史館、檔案館，但是中學由于受辦公條件的制約絕大部分的中學尤其是中西部落后地區的中學都沒有專門的校史館和檔案館。在新高考模式下，越來越注重學生個人素質的綜合考察，對學校文檔管理工作提出了新的要求和挑戰。因此，作為學校領導者應該站在高考的高度，對涉及學生綜合素養方面的文檔信息、教師發展的文檔信息、教務管理方面的文檔信息、行政管理系統方面的文檔信息進行重新的整合和規范。設立專門的文檔管理的科室，使學校各類文檔有章可循，有規可依，使學校的文檔管理工作向著現代化、智能化的方向邁進。

（四）加強預警，提高文檔管理工作抵御不可抗力的能力

文檔管理工作關乎單位的興衰存亡，關乎每位學生、教職工的切實利益，可以說文檔管理工作是一個單位的歷史的記錄者和見證者，文檔的保全工作不僅是日常校務工作的內在要求，也是保全學校歷史的客觀需要。對于水災、火災、地震、泥石流、臺風等自然災害要提前預警，必須設置科學的防御體制和機制，當自然災害發生后，學校文檔資料能夠最大程度的予以保全。鑒于此，教育行政部門應該出臺相應的政策措施，督促、加強學校文檔管理工作的強度和力度。在上級教育主管部門的大力支持下，使學校文檔管理工作在人、財、物等軟硬件的配備上有長足的保障。