淺議事業單位會計電算化與內部控制

【摘 要】 會計電算化是現代社會化大生產和新技術革命的必然產物，是會計發展史上的一次重大變革，在建立了電算化會計系統后，會計核算和會計管理的環境發生了很大的變化，會計核算的準確性和可靠性得到了極大的提高，但也給內部控制帶來了新的問題和挑戰。

【關鍵詞】 會計電算化 內部控制 現狀 措施

一、會計電算化與內部控制

會計電算化是以電子計算機為主的現代電子信息技術在會計工作的具體應用，是電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬、查賬以及代替人工完成對會計信息的分析、預測、決策的過程。

電算化會計系統是一個人機交互系統，會計電算化的最大特點之一就是無紙化操作和存儲介質的變化。實施會計電算化后，系統將可以對數據進行集中管理，同時存儲的數據也可以不留痕跡的修改和刪除，無形之中增加企業的數據風險。因此，在電算化系統下如何使磁性介質上的數據安全可靠，防止數據被非法修改是一個非常重要的問題。

財政部頒布的《內部會計控制規范——基本規范（試行）》中指出：“電子信息技術控制要求運用電子信息技術手段建立內部會計控制系統，減少和消除人為操縱因素，確保內部會計控制的有效實施”，這一規范為單位電算化會計信息系統內部控制工作提出指導和建議。

內部控制的目標是合理保證企業經營管理合法合規、資金安全、財務報告及相關信息真實完整，提高經營效率和效果，促進企業實現發展戰略。目前我國會計電算化的內部控制還很薄弱， 存在許多問題， 加強會計電算化的內部控制， 提高會計信息的質量和有效性已成為當務之急。

二、我國會計電算化內部控制的現狀

（一）數據保密性、安全性差，被非法篡改的風險高

會計應用軟件的使用普遍重功能、輕安全；計算機硬件設備配備不全，質量不高，從而影響到會計軟件的正常運用；磁性介質本身易受環境影響，會計數據存在意外丟失或損壞；網絡環境的開放性和動態性特點使大量會計信息在通過網絡通信線路傳輸時有可能被非法攔截，竊取甚至篡改；網絡會計信息系統有可能遭受“病毒”入侵或“黑客”攻擊等。2017年5月席卷全球的蠕蟲勒索事件更為會計電算化安全敲響了警鐘。這些問題隨時可能威脅到單位財產的安全性，對單位內部控制提出了嚴峻的挑戰。

由于會計電算化的數據信息主要保存在計算機的磁盤或者外在軟盤、光盤中。一旦這些磁性介質受高溫、受潮、受磨損等而出現損壞， 則其保存的數據將無法讀取。如果沒有做好相應的備份， 將會嚴重影響到單位的會計工作。而且該磁性介質是以磁信號存儲會計信息的， 若數據被人為惡意修改而沒被及時發現， 那么其所提供的會計信息就失去了意義。 如何確保會計電算化條件下的財務數據的安全可靠，已經成為事業單位財務管理工作必須思考和解決的重要課題之一。

（二）部分單位對會計電算化工作的認識具有局限性。

有的單位認為會計電算化只是單純地將手工記賬轉變為計算機記賬，有的財務負責人對電算化知識和管理比較陌生，習慣于對傳統手工會計的管理，從而對會計電算化存在不信任和抵觸的情緒。不少單位的領導對實施會計電算化的重要性缺乏足夠認識，認為會計電算化僅僅是“以機代賬”，只不過是會計核算工具的改變，看不到會計電算化對會計職能、管理流程和管理方法的深刻影響；有的單位認為會計電算化工作只是一種潮流和趨勢，沒有認識到會計電算化的重要性，即便是采用會計電算化，也沒達到應有的效果。這些錯誤的認知造成在會計電算化管理和實施中出現了許多問題，嚴重影響了會計電算化在實際工作中的應用。

（三）管理和監督的有效性差，組織管理控制不嚴。

計算機代替手工記賬的單位必須建立完善的電算化管理制度，有些單位雖然建立了內部管理制度，但并沒有切實執行。例如，按職權分離原則，系統開發人員不應直接接觸或者正式操作電算化會計系統，憑證的輸入和復核人員必須由不同的人員執行，但有些單位系統開發人員則可以隨時接觸會計核算系統，甚至直接操作；也有一些單位雖然設置有不同的財務分工，卻往往是一個操作員身兼數職，可以以不同的身份進入系統進行不同的操作，這樣，財務分工的控制就名存實亡。另外，未經授權的計算機專業人員可以利用計算機技術和網絡技術輕易地瀏覽各種數據文件，造成會計機密數據泄漏。電算化功能的高度集中導致了職責的集中，使得某些人員既可以從事數據的輸入，又可以負責數據的輸出和報送，從而加大了出現錯誤和舞弊的風險。

三、電算化會計信息系統內部控制加強和完善的措施

（一）強化風險意識，加強計算機軟、硬件與網絡系統安全的控制。

電算化系統有不同于手工會計系統的特點及其風險，必須建立更加嚴密的、系統的內部控制制度。軟件方面，應注意及時對軟件進行升級補漏或更改控制參數，將錯誤存在時間控制在最短。硬件方面，必須保證質量，關鍵性的硬件設備應采用雙系統備份。

在信息系統運行和維護方面采取以下措施：

1、建立信息系統變更管理流程，信息系統變更應當嚴格遵照管理流程進行操作。信息系統操作人員不得擅自進行系統軟件的刪除、修改等操作；不得擅自升級、改變系統軟件版本；不得擅自改變軟件系統環境配置。

2、建立用戶管理制度，加強對重要業務系統的訪問權限管理，定期審閱系統賬號，避免授權不當或存在非授權賬號，禁止不相容職務用戶賬號的交叉操作。

3、綜合利于防火墻、路由器等網絡設備，漏洞掃描、入侵檢測等軟件技術以及遠程訪問安全策略等手段，加強網絡安全，防范來自網絡的攻擊和非法入侵。對于通過網絡傳輸的涉密或關鍵數據，應采取加密措施，確保信息傳遞的保密性、準確性和完整性。

4、加強服務器等關鍵信息設備的管理，建立良好的物理環境，指定專人負責檢查，及時處理異常情況。未經授權，任何人不得接觸關鍵信息設備。

5、根據業務性質、重要性程度、涉密情況等確定信息系統的安全等級，建立不同等級信息的授權使用制度，采用相應的技術手段保證信息系統運行安全有序。

（二）加強會計數據輸入、處理、輸出控制。

電算化會計信息系統控制應對使用計算機的數據輸入人員加以控制，規定經濟業務在由計算機處理之前必須適當授權和審批，將系統中不相容的職責進行分離，以通過設立一種相互稽核、相互監督和相互制約的機制來保障會計信息的真實、可靠，減少發生錯誤和舞弊的可能性，從而防止操作人員違規操作；設置責任控制，通過登記日記文件，防止經濟業務被遺漏、添加、重復或不正當地更改，并對不正確的經濟業務進行刪除或更正；在會計數據正確輸入后，嚴格遵循輸入、復核、更改、匯總、分類、登賬、對賬、轉賬、結賬等流程進行，確保數據處理的可靠性和正確性；在數據輸出時，對于輸出的紙介質會計資料必須進行核對，檢查其完整性、正確性，如賬簿和報表頁號是否連續、有無缺漏或重疊現象等，檢查數據的發送對象、份數是否正確。

（三）、全面提高電算化人員綜合素質。

人員控制是電算化系統管理的根本，會計電算化人才的缺乏是制約我國會計信息化工作發展的關鍵環節。制度要靠人去完成，制度制定的再完善，如果相關執行人員能力不夠或者是素質較低，都會使得制度變為一紙空談。會計電算化系統需要人工操作，因此相關人員的能力和素質與系統的穩定性和功能的發揮是緊密聯系在一起的。如果操作人員的能力差、不遵守相關職業道德，這樣勢必會對電算化系統的有效性產生不良影響。因此單位要對從業人員進行系統安全教育培訓，幫助從業人員建立系統安全意識，及時更新財務人員的業務知識，提高操作能力和業務素質，會計人員不僅要具備財會知識和計算機知識，同時還要掌握一定的管理知識；業務主管應當熟悉整個會計電算化處理業務，以便對系統會計工作流程進行監控和指導，從而確保電算化系統的使用安全、有效。

任何對流程的控制歸根結底都是對人的控制，任何計算機系統都不是無懈可擊的，任何規章制度也無法做到天衣無縫，因此，完善有效的計算機系統及管理制度是電算化會計信息系統安全之本；提高會計電算化人員素質和能力，規范和完善電算化會計信息系統操作和管理章程，重視內部控制，增強數據安全意識，是當前強化電算化會計信息系統內部控制的關鍵問題。各單位應當根據自身的實際情況提出更合理的內部控制改進措施，制定切實可行的內部會計控制制度及方法，確保會計電算化的有效運行。更要不斷深入研究會計電算化下內部控制出現的問題，進而不斷調整、改善內部控制制度，才能為單位的經營決策提供更為準確、完整的信息，創造更高的經濟效益。

【參考文獻】

[1] 《企業內部控制基本規范》（2008年5月財政部、證監會、審計署、銀監會、保監會聯合發布）.

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[3] 張冰新.甘瑁琴.淺談會計電算化內部控制[J].中國鄉鎮企業會計.2008年第9期.

[4] 楊朝輝.對會計電算化發展的思索[J].經濟技術協作信息.2008年第26期.

作者簡介：姓名：吳章一；性別：女；出生年月：1974年10月；籍貫 ： 云南 昭通 ；職務職稱：會計師。