醫院檔案信息化的任務及問題探討

杜秀霞++黎桐香

【摘要】隨著醫院檔案規模的擴大，醫院檔案包括的信息內容大大增加，傳統的檔案管理方式不能滿足當今社會對醫院檔案信息化的需求。因此，建立更高層次的醫院檔案信息網，使醫院檔案信息化的管理更加便捷、快速、準確；提供更為全面的各種醫院檔案信息，不斷為提高服務質量做準備，是當代社會醫院檔案信息化的重要任務。本文分析了醫院檔案信息化管理建設的必要性和任務，也探討了目前存在的問題及解決方案，最終目的是更好地開展醫院檔案信息化的工作。

【關鍵詞】檔案；信息化；管理；策略

各種類型的檔案建設和管理信息化是社會發展的重要步驟，這不僅利于我們認識過去，還可以使我們明晰未來的動向。醫院檔案信息化的重要性不言而喻，要想有效提升檔案信息化的水平，醫院必須對其進行網絡化和數字化管理，實現信息檔案工作的一體化發展，并實現相關信息的高度共享。雖然目前醫院檔案信息化建設的工作取得了成效，但也存在著一些不容忽視的問題。

一、醫院檔案信息化管理建設的意義

醫院對檔案的信息化管理建設是有重要意義而且必要的。第一，醫院檔案的信息化管理有利于更好地保存原始檔案資料，同時也能使管理人員快速對醫院檔案進行檢索。第二，檔案的信息化管理建設能夠有效改善檔案文件歸檔的方式，保證了檔案整理的質量，提高了檔案整理的效率。第三，采用信息技術整合檔案信息，能夠保證檔案信息資源的共享。最后，與以往紙質檔案易受到環境中濕度、蚊蟲等的影響的脆弱性相比，信息化管理檔案能靈活便捷地工作，提高經濟效益。

二、醫院檔案信息化管理的任務

醫院檔案信息化管理是指將原來的音頻、圖文等傳統紙質形式的檔案用電子信息技術進行數據化的記錄、掃描和壓縮，將其轉化為數字信息形式并進行歸檔和存儲，從而形成電子檔案的管理方式。醫院檔案信息化管理分為檔案目錄數字化和檔案全文數字化兩方面內容。國際上大多采用數字化檔案管理模式，它也是發展的潮流。但由于我國醫院檔案管理存在著技術不過關、資金不到位和合作對象模糊等問題，數字化檔案管理模式運用待進一步發展。數字化檔案網絡系統也可以說成是電子檔案網站，它是一種網絡站點，可以用主頁的方式為用戶提供醫院檔案等相關資料，方便用戶查閱。在醫院檔案信息化建設當中，網站建設是其數字化和信息化的關鍵步驟，它是連接醫院檔案管理部門與大眾社會的重要媒介。在建設檔案網站時需要設置服務、溝通和交流等多方面的功能。在網站內容設置上也需要注意檔案機構、信息資源以及檔案信息服務等部分。

三、醫院檔案信息化管理存在的問題

醫院檔案信息化管理工作是復雜的，承載的任務也是繁重的，因此在建設時，許多方面都暴露了缺陷。首先，醫院相關人員對檔案信息化管理建設的認識程度不足。受傳統檔案管理模式的影響，很多醫院領導的觀念難以轉變，對醫院檔案信息化管理工作的任務、要求和作用不明確，使得許多醫院現在仍然依賴于傳統的檔案管理方法，普遍呈現出重搜集輕歸納、重記錄輕整理、重使用輕編研的特點，醫院檔案信息化管理不受重視，基礎設施的投資不夠，缺少專業的人才，檔案的使用效率不高，直接影響到醫院自身的效益和檔案信息化的長遠發展。其次，檔案信息化培訓程度不夠，人員的專業化程度不高且綜合素質遠達不到要求。醫院檔案信息化數字化的建設，不僅要求管理者要有足夠的思想和認識，而對于工作人員的專業能力和職業素質有極高的要求。由于傳統檔案管理思想的影響根深蒂固，使人們對醫院檔案信息化的工作不夠重視，目前很多醫院檔案管理人員缺乏檔案管理的專業知識，檔案管理的信息技能低下，極度缺乏既熟悉檔案管理工作又精通信息技術的專業人才。最后，急需建立完善的醫院檔案管理信息化制度。由于傳統習慣的束縛，醫院檔案管理工作一直處于多頭管理的相對混亂的狀態，缺乏協調統一的管理機構，沒有標準化的完善的管理制度。事實上，醫院各部門、各科室和行政機關的病理切片檔案、病歷檔案、財會檔案、人事檔案等分別由不同的機構管理，導致醫院檔案管理上出現了要求不同、水平不均的狀況，難以建立真正科學合理的標準和規范有序的管理制度。

四、解決醫院檔案信息化管理問題的策略

醫院檔案信息作為醫院發展的真實材料記錄和記錄憑證，不僅是醫院日常工作和規劃決策的根據，還是醫院未來發展的保證和財富，它不僅與人們的健康狀況息息相關，而且關系到醫院的名譽和效益，關系到醫療事業的興衰，關系到國家的發展。因此，醫院有關領導要高度重視檔案信息化管理工作，要在醫院的未來規劃藍圖中表現出來，使其與醫院其他方面建設和整體建設協調發展、共同進步。還要引導參與人員樹立醫院檔案資源快速共享、安全有效利用的發展理念，推進檔案資源的數字化和信息化目標的實現，利用和發揮檔案資源的服務和保障功能，盡早實現檔案信息資源的有效共享、無障流動和快速服務目的。最后，要提高對檔案信息化數字化的認識，樹立正確的思想和科學合理的理念，切實提高檔案信息化管理工作在醫院工作中的地位，形成良好的檔案信息化管理的工作環境和氛圍。