檔案信息化建設與檔案管理的若干思考

王佳

摘要：隨著信息技術的不斷發展，人們對其實際應用的范圍也在逐漸擴大。將信息技術有效的應用于檔案管理工作中，不僅可以提高相應的工作效率，而且能夠通過一定的技術將檔案工作中的難點進行有效解決，在很大程度上促進檔案工作的長效，穩定發展。因此，本文將從檔案信息化建設的發展現管理狀及存在問題進行入手分析，進而給出具體的改善措施，以供參考。

關鍵詞：檔案；信息化建設；檔案管理；存在問題

中圖分類號：G271 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2017）015-00-01

前言

檔案對國家的發展和建設具有重要意義。隨著科學技術的逐漸發展，檔案管理工作的實施面臨著革新。要想跟進時代的進步，促進檔案信息化建設的管理發展，就應該大力發展電子檔案。但是從檔案工作的發展現狀來看，相關的管理工作還存在一定的問題，需要工作人員根據問題的存在，展開具體的改善，進而提高管理水平，促進行業發展。

一、存在問題

1.數據異構性

發展信息化檔案建設，將傳統的紙質檔案轉化成電子版，能夠促進檔案的管理安全性，提高工做效率。但是在企業對這項工作進行具體開展的過程中，由于各個企業都采用這種模式，導致檔案資料庫中的檔案眾多，難以進行有效的分類，使工作開展面臨著一定難題。而且，對檔案的內部結構進行整體，其過程較為復雜，為工作的具體展開帶來了難題。不同檔案之間存在一定差異，無法將他們進行有效的分類，是現在發展檔案信息化所面臨的重點難題。需要進一步加強。

2.具有分散性

在對檔案信息發展現狀作具體分析的過程中，高度的分散性是阻礙它發展的另一個難題。工作人員在對檔案工作進行管理的過程中，不同地區所使用的管理方法和對應的管理水平存在一定的差異性，使得國家無法見他們進行規劃統一，制定統一標準對它實施管理。這為檔案的建設工作帶來了一定的發展難題。而促進檔案信息化發展的首要前提就是加強檔案管理工作，促進管理的規范化進行。

二、改善措施

1.提高相關工作人員的綜合素質

發展檔案數字化建設的管理工作，首先應該加強工作人員的綜合素質，加強對他們的管理，對操作人員提出一定的能力技術要求。要求相應的工作人員不僅要有過強的計算機應用技術，而且具備相應的思想精神。面對著快速發展的經濟社會，工作者要明確自己的工作性質，迎接時代的挑戰，將自己的思路進行強化，培養勇于探索的精神，從而使自己的綜合素質得以不斷的提高，為相關檔案工作貢獻一份力量，這也是工作的必要需求。也就是說，相關的檔案管理部門，要想順應時代的發展，促進自身的進步，就要對相關的工作人員提出更高的要求，競爭意識和生存危機的雙面夾擊，就會在很大成度上促進員工不得不做好自身發展，對技術技能進行強化，自身素質進行培養。從而使得工作質量被得以有效提高的同時，極大地促進了促進人員綜合素質的全面提升。

2.提高工作質量

促進檔案信息化建設的管理，需要將檔案的管理質量進行提高。堅持一定的管理原則，對檔案進行歸類和整體，促進檔案的分化。在具體的工作過程中，相應的管理人員要遵照檔案管理工作進展的相應原則，促進檔案管理水平的不斷提高。根據具體的管理方法和管理水平，將所有信息化的檔案進行統一管理，促進水平的一體化標準。要能夠將軟件發展和硬件發展進行并重提高，能夠在進行信息資源整合的同時，將調整智能工作進行捋順，與此同時，在發展農村應用管理的同時，帶動企業和事業單位的共同進步，并注意將管理工作和安全意識想結合。在這樣的發展過程中，要對相關的工作人員素質提出要求，對服務水平和技術技能定出標準，促進工作人員能力的增加。

3.加強電子文件歸檔管理

要想促進檔案工作的信息化發展，需要將思想進行開放，促進電子文件的歸檔管理，將檔案信息化管理水平進行提高。在進行信息化發展的過程當中，應該加強對各地區的管理工作，促進他們將工作重點放在管理方面上，嚴格遵循相關工作的工作原則，針對不同類型的檔案信息載體，要進行一定的轉化和處理。并且要嚴格限制工作時間。然后要加強對自身檔案的信息化流程的質量管理，對文件積累進行監管，加強對文件鑒定的權限，促進電子檔案的真實性和完整性。這對檔案工作管理制度的開展具有重要影響，它不僅關乎著檔案的質量，而且影響著檔案信息化的后期發展。

三、結語

促進檔案工作信息化建設和管理，需要對發展現狀中存在的不足進行分析，將它們具有針對性的解決，促進工作人員的工作技能和整體素質，提高工作本身的工作質量，加強電子文件的歸檔管理。促進檔案工作的信息化發展，提高工作質量，使檔案信息化管理工作水平得到不斷的提升，為國家的經濟建設做出貢獻。

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作者簡介：王 佳（1986-），女，漢族，黑龍江依蘭縣人，本科，助理館員，主要從事檔案管理研究。